Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в Российской Федерации. От правильности и аккуратности заполнения зависит юридическая значимость записей, возможность подтверждения стажа и защита прав работника; В 2026 году действуют обновлённые правила ведения и заполнения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнять фрагменты трудовой книжки в различных ситуациях: при приёме на работу, увольнении, переводе, смене фамилии и переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Перед тем как приступить к заполнению, важно помнить несколько ключевых принципов:

• Только ручка с чёрной или синей пастой — записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым почерком, без помарок.
• Запрещено использовать корректоры, ластики, зачёркивания — при ошибке запись признаётся недействительной, а исправление вносится в установленном порядке.
• Все записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя — в графе 4 указывается дата и номер приказа.
• Не допускается оставлять пустые строки — если запись последняя, то свободные строки прочеркиваются;
• Сведения о работе заполняются в хронологическом порядке — начиная с первой записи о приёме на работу.

Фрагмент заполнения титульного листа

Титульный лист — это первая страница трудовой книжки, которая содержит основные данные о работнике. Заполняется при выдаче первого бланка.

Важно: Дата заполнения указывается без сокращений, например: 10 января 2020 г.

Фрагмент записи о приёме на работу

При заполнении записи о приёме на работу указываются:

• Наименование должности или профессии;
• Структурное подразделение (если есть);
• Основание — приказ (распоряжение) о приёме на работу.

Пример записи:

Принят на должность инженера-конструктора в отдел главного конструктора.

Если работник принимается по совместительству, это также указывается:

Принят на работу по совместительству в должности инженера-конструктора.

Фрагмент записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе». Указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Возможные формулировки:

• Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно: Не допускается использование формулировок «уволен по инициативе работодателя» без указания конкретной причины.

Фрагмент записи о переводе на другую работу

Перевод может быть временным или постоянным. Запись вносится на основании приказа о переводе.

При временном переводе:

Временно переведён на должность ведущего инженера сроком на 3 месяца.

При признании временного перевода постоянным:

Признан постоянным перевод на должность ведущего инженера.

В графе 4 указывается приказ о признании перевода постоянным.

Фрагмент записи о смене фамилии

При смене фамилии (например, в связи с замужеством) в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Важно: В графе 3 указывается новая фамилия и, в скобках, прежняя. В графе 4 — основание (заявление и документ, подтверждающий смену фамилии).

Фрагмент записи о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Работник может выбрать, в каком формате вести трудовую деятельность: бумажном или электронном.

При переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке делается следующая запись:

Образец заявления:


Я, Иванов Иван Иванович, прошу предоставить мне информацию о моей трудовой деятельности в электронном виде, начиная с .
_______________________Иванов И.И.

Важно: Работодатель обязан направить отчёт в Пенсионный фонд РФ о переходе работника на ЭТК.

Фрагмент записи о прохождении военной службы

Если работник проходил военную службу, это также отражается в трудовой книжке.

После возвращения из армии:

Уволен с военной службы, восстановлен на прежней работе.

В графе 4 указывается приказ о восстановлении.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если допущена ошибка, она исправляется следующим образом:

1. На следующей свободной строке после ошибочной записи вносятся правильные сведения.
2. Указывается: «Запись №__ недействительна».
3. В графе 4 указывается: «Исправленному верить», дата и подпись ответственного лица, печать организации.

Важно: Не допускается зачёркивание, подтирание или использование корректора. Исправление должно быть заверено подписью и печатью.

Хранение и учёт трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Вести учёт трудовых книжек в специальном журнале;
• Хранить трудовые книжки в металлических шкафах в отделе кадров;
• Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
• Не допускать передачу трудовой книжки третьим лицам.

Срок хранения: до передачи работнику при увольнении или до востребования.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, учёта и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно: Ответственность несут как кадровики, так и руководители организаций.

Полезные ресурсы и образцы

Для удобства мы приводим ссылки на официальные образцы и памятки:

• Роструд — официальный сайт
• Пенсионный фонд РФ
• Минтруд России
• КонсультантПлюс — образцы документов

На сайте kadrovik.ru можно найти подробные образцы заполнения трудовых книжек на все случаи жизни.

Правильное заполнение трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работника. В 2026 году действуют обновлённые правила, которые требуют особой внимательности при внесении записей. Следуйте нашим рекомендациям, используйте образцы, проверяйте приказы и не допускайте ошибок, это поможет избежать проблем при оформлении пенсии, трудоустройстве и подтверждении стажа.

Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчётности. От её правильного заполнения зависит будущее каждого работника.