Дата подготовки материала: 15:35:27 ().

Нумерация записей в трудовой книжке (ТК) и в её вкладыше выполняется последовательно, без пропусков и дублирования. Каждая строка раздела «Сведения о работе» получает собственный порядковый номер, который указывается в графе 1. Основные правила:

• Нумерация начинается с единицы (1) – либо с «01», если организация предпочитает двухзначный формат.
• При переходе от основной ТК к вкладышу нумерация продолжается, а не начинается заново.
• Если вкладыш заполняется после того, как в основной книге закончились свободные строки, первая запись во вкладыше получает номер, следующий за последним номером основной ТК.
• Номера записей должны быть арабскими цифрами, без букв или дополнительных символов.

Нумерация листов и страниц книги учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек (КУДТК) также требует четкой нумерации. Согласно нормативным указаниям (см. фрагмент из форума 2017‑10‑16):

Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также должна быть удостоверена печатью организации.

Таким образом, при оформлении КУДТК необходимо:

1. Указать полное наименование журнала («Книга учета движения трудовых книжек»).
2. Указать количество прошитых листов (например, 120 листов).
3. Указать количество пронумерованных листов (обычно совпадает с количеством прошитых).
4. Записать это количество как цифрами, так и прописью (например, «120 (сто двадцать)» ).
5. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя.
6. Дата оформления журнала;
7. Печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Нумерация записей в трудовой книжке при приёме на работу

Когда работник поступает к новому работодателю, важно правильно продолжить нумерацию:

• Если у сотрудника уже есть трудовая книжка с записями о предыдущей работе, первая запись о приёме к новому работодателю получает номер, следующий за последним номером в предыдущей ТК.
• Например, если последняя запись в предыдущей ТК имела номер 4, то запись о приёме к новому работодателю будет под номером 5.
• Это правило подтверждается источником от 2020‑10‑28: «нумерация записей во вкладыше на предыдущем месте работы начинается с первого номера» – то есть при переходе к новому работодателю нумерация не обнуляется.

Нумерация во вкладыше трудовой книжки

Вкладыш используется, когда основная ТК заполнена. Основные положения:

• Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию соответствующего раздела основной ТК (см. источники 2023‑07‑11, 2018‑07‑10, 2026 год).
• Если в основной ТК последняя запись имела номер 12, то первая запись во вкладыше получает номер 13.
• При оформлении вкладыша необходимо также сделать заверительную запись в книге учета движения трудовых книжек, указав количество прошитых и пронумерованных листов вкладыша.
• Не допускается начинать нумерацию во вкладыше заново с единицы – это приводит к ошибкам и может быть признано нарушением ведения трудовых книжек.

Формат номера: с ведущим нулём или без?

Вопрос о том, следует ли использовать ведущий ноль (01, 02, 03…) или обычную нумерацию (1, 2, 3…), обсуждался в источнике от 2024‑10‑16:

Эксперты Роструда уточнили, как осуществляется нумерация записей в трудовой книжке: с нулем или без него (то есть 1,2,3 и т.д. или 01,02,03 и т.д.).

Оба варианта допустимы, но важно соблюдать единообразие внутри одной организации:

• Если выбрано формат с ведущим нулём, все номера должны быть двухзначными (01‑99). При достижении номера 100 формат меняется на трёхзначный (100, 101 …) либо organisation может решить перейти к трёхзначному формату с самого начала.
• Если выбран формат без ведущего нуля, номера пишутся обычными числами.
• Смешанное использование (например, 01, 02, 5, 06) считается ошибкой и требует исправления.

Исправление ошибок в нумерации

Ошибки в нумерации могут возникнуть из‑за пропуска номера, дублирования или неправильного продолжения во вкладыше. Как их исправить:

1. Ошибочную строку следует признать недействительной (она не датирована и не пронумерована).
2. Сделать запись об исправлении в разделе «Сведения о работе» с пометкой «Исправлено» и указанием правильного номера.
3. При необходимости оформить дополнительный лист (вкладыш) и продолжить нумерацию с правильного следующего номера.
4. Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица (кадровик, руководитель) и датой.
5. В книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая запись о проведении исправления.

Пример заверительной записи в книге учета движения трудовых книжек

Ниже представлен типовой образец заверительной записи, соответствующий требованиям, указанным в источнике от 2017‑10‑16:

Книга учета движения трудовых книжек
Наименование организации: ООО «Пример»
Количество прошитых листов: 150 (сто пятьдесят)
Количество пронумерованных листов: 150 (сто пятьдесят)
Должность: Главный бухгалтер
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: Иванова И.И.
М.П. (печать организации)

Практический пример нумерации при переходе на новое место работы

Допустим, у сотрудника трудовая книжка содержит следующие записи:

• Запись 1 – приём на работу в ООО «Альфа» .
• Запись 2 – перевод на другую должность в ООО «Альфа» .
• Запись 3 – увольнение по собственному желанию из ООО «Альфа» .
• Запись 4 – приём на работу в ЗАО «Бета» .

После увольнения из ЗАО «Бета» сотрудник поступает в новую организацию. Последний номер в его ТК – 4. Поэтому первая запись о приёме к новому работодателю получает номер 5:

1. Запись 5 – приём на работу в НОВОЕ ОРГАНИЗАЦИЯ ООО «Гамма» .
2. Запись 6 – … (дальнейшие записи продолжают нумерацию).

Если основная ТК заполнена и требуется вкладыш, первая запись во вкладыше получит номер, следующий за последним номером основной ТК (например, если последняя запись в ТК – 12, то во вкладыше первая запись – 13).

Рекомендации по ведению документации

• Единый формат номера (с ведущим нулём или без) выбирайте при вводе первой трудовой книжки и строго придерживайтесь его.
• При каждой записи проверяйте наличие даты и номера – отсутствие любого из этих элементов делает запись недействительной.
• Ведите журнал учета движения трудовых книжек в электронном виде с возможностью автоматической генерации номера листа и контроля дублирования.
• Периодически (не реже одного раза в год) проводите внутреннюю аудиторскую проверку правильности нумерации и оформления заверительных записей.
• При обнаружении ошибки немедленно оформляйте исправление согласно пункту «Исправление ошибок в нумерации».

Правильная нумерация трудовых книжек и вкладышей – это не просто формальность, а гарантия законности и достоверности трудовой истории работника. Соблюдение последовательности, единообразия формата номера и своевременное исправление ошибок позволяют избежать споров при проверках государственных органов и защищают права как работника, так и работодателя. Следуя приведённым выше рекомендациям и используя образцы заверительных записей, вы обеспечите корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.