Дата актуализации: г. 13:00:18
Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Она используется при расчёте пенсионных прав, при получении социальных льгот и при трудоустройстве на новые места.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 67, 68.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от г. № 123н) – пункт 25, где перечислены сведения, подлежащие обязательному внесению.
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (№ 123‑ФЗ от ) – регламентирует переход к электронному формату (ЭТК) и новые виды записей, в т.ч. о некоторых гражданско‑правовых договорах (ГПХ).
Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
Основные сведения о трудовой деятельности
- Дата начала и окончания работы (день, месяц, год).
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название, ИНН, ОКПО).
- Должность (должностные обязанности) и разряд (если применимо).
- Код ОКТМО организации (в электронных записях автоматически).
- Основание приема на работу (трудовой договор, приказ, решение суда и т.д.).
Сведения о прекращении трудовых отношений
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по сокращению и др.).
- Наличие выплат (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск).
Профессиональное развитие и повышение квалификации
- Сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, курсах, аттестациях.
- Дата и название учебного заведения, полученный документ (диплом, сертификат).
- Повышение в разряд, присвоение новой квалификации.
Награждения и поощрения
Согласно пункту 25 Положения о ведении трудовых книжек, в книжку вносятся сведения о:
- Получении государственных и общественных наград (почётные грамоты, медали, знаки отличия).
- Почётных знаках за трудовые заслуги, благодарностях от работодателя.
- Участии в конкурсах, получении премий за выдающиеся результаты работы.
Сведения о воинской службе
- Дата начала и окончания службы.
- Воинская часть, звание, должность.
- Наличие наград, полученных в период службы.
Сведения о гражданско‑правовых договорах (ГПХ)
С 30 декабря 2025 г. в электронную трудовую книжку (ЭТК) вносятся сведения о некоторых видах ГПХ, если они:
- Осуществляются в рамках постоянного сотрудничества с одной организацией (например, длительные договоры подряда, аутсорсинг).
- Имеют характер трудовых отношений (регулярные выплаты, обязательное соблюдение режима рабочего времени).
Для таких договоров в ЭТК фиксируются:
- Дата заключения договора.
- Наименование заказчика (работодателя).
- Сфера деятельности и характер выполняемых работ.
- Срок действия договора.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в государственном информационном ресурсе «Госуслуги». Основные особенности:
- Записи вносятся автоматически через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и Личный кабинет работодателя.
- Работник может просматривать и скачивать свою трудовую историю в любой момент.
- Все изменения фиксируются с указанием даты, времени и ИНН организации‑работодателя.
- В ЭТК возможно вносить сведения о гражданско‑правовых договорах, о награждениях и о повышении квалификации в том же порядке, что и в бумажной версии.
Порядок внесения данных работодателем
Работодатель обязан вносить сведения в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента возникновения события (приём, перевод, повышение, награждение, увольнение). Процедура выглядит так:
- Подготовка приказа (о приёме, переводе, награждении и т.д.).
- Заполнение соответствующего раздела в бумажной книжке или в системе ЭТК.
- Подпись ответственного лица (начальника отдела кадров) и печать организации (для бумажной версии).
- Уведомление работника о внесении записи (в бумажной форме – подпись работника; в ЭТК – push‑уведомление в личный кабинет).
Ошибки, которые часто совершают при заполнении
- Пропуск даты начала/окончания работы. Это приводит к «пробелам» в трудовой истории, что может негативно сказаться на пенсионных начислениях.
- Неправильное указание основания увольнения. В случае спора суд может признать запись недействительной.
- Отсутствие подписи работника. В бумажной книжке запись считается неполной.
- Не внесение сведений о наградах. По статье 25 Положения такие записи обязательны.
- Неправильный код ОКТМО. При миграции в ЭТК система отклонит запись.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения о временной работе (сезонные контракты)?
Да. Любой трудовой договор, независимо от срока, подлежит внесению. Для сезонных работников запись делается в том же порядке, что и для постоянных сотрудников.
Как оформить запись о награде, полученной от государства?
Необходимо приложить к приказу копию грамоты/медали и ввести в книжку следующую формулировку: «Получена государственная награда – название награды, дата получения – дд.мм.гггг». В ЭТК прикрепляется скан документа.
Можно ли самостоятельно добавить запись в свою электронную трудовую книжку?
Нет; Внесение записей осуществляется только работодателем через официальный портал. Работник может лишь просматривать и проверять корректность данных.
Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
Работник обращается в отдел кадров с заявлением о внесении исправления. Работодатель оформляет поправочный приказ и вносит корректировку в бумажную книжку или в ЭТК.
Какие сведения о гражданско‑правовых договорах теперь фиксируются в ЭТК?
Дата заключения, наименование заказчика, характер работ, срок действия и указание, что договор имеет трудовой характер (по согласованию сторон).
Трудовая книжка – фундаментальный документ, отражающий всю профессиональную историю гражданина. С 2025 года введён электронный формат, который упрощает процесс внесения данных и расширяет перечень фиксируемых сведений (в т.ч. о некоторых ГПХ). Работодатели обязаны строго соблюдать сроки и правила заполнения, а работники – контролировать корректность записей. Точность и полнота данных в трудовой книжке напрямую влияют на пенсионные начисления, социальные гарантии и возможности карьерного роста.
Помните: своевременное и правильное внесение сведений – залог вашей трудовой защищённости.