Трудовая книжка (или трудовая книжка установленного образца) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника и его стаж. С 1 января 2026 года в России начинается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). В статье подробно рассматриваются:
- правила заполнения и ведения трудовых книжек;
- особенности оформления записи при увольнении;
- влияние новых нормативных актов на процесс;
- частые вопросы и ответы.
Общие требования к трудовой книжке
По Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек (утвержденные постановлением Правительства РФ № 1090 от 23 октября 1993 г.):
- Трудовая книжка оформляется в унифицированном образце, утвержденном Министерством труда и социальной защиты.
- В неё вносятся сведения о:
- месте и дате трудоустройства;
- должности, ставке и тарине;
- периоде работы;
- сведениях о профсоюзной деятельности, обучении, наградах;
- окружных и отраслевых соглашениях;
- окружающих условиях труда.
- Записи вносятся не позднее трех рабочих дней со дня начала работы или изменения информации.
- При переходе на электронную форму записи вносятся в электронную систему, а оригинальная бумажная копия может быть заменена на электронный документ.
Форма и порядок заполнения
Заполняется вручную (для бумажной версии) или в электронном виде (для ЭТК). При этом:
- Дата ввода информации указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- ФИО вводятся полностью, без сокращений.
- Сведения о расторжении трудового договора вносятся в том же месте, где указано начало работы.
Правила ведения трудовых книжек при увольнении
Увольнение – один из самых ответственных моментов в работе с трудовыми книжками. Ошибки в оформлении могут привести к нарушению трудовых прав сотрудника и к штрафам работодателя.
Какие сведения фиксируются при увольнении
В трудовой книжке при увольнении вносятся следующие данные:
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по статье ТК РФ, и т.д.).
- Сведения о выплатах, компенсациях и иных выплатах, произведенных в связи с увольнением.
- Подпись работника и подпись/печать работодателя.
Если увольнение происходит по собственному желанию, в книжке указывается:
<ФИО работника> уволен по собственному желанию с <дата> по решению работодателя.
При увольнении по статье ТК РФ (например, по пункту 2 статьи 81) в книжке указывается конкретный пункт увольнения.
Сроки внесения сведений
Записи о прекращении трудовых отношений должны быть внесены в трудовые книжки не позднее трех рабочих дней со дня увольнения. При этом:
- Если работник уходит в отставку, в книжку вносятся сведения о дате увольнения и причине.
- При переходе сотрудника в новую организацию, в прежней книжке вносятся сведения о прекращении отношений, а в новой – о начале работы.
Особенности оформления ЭТК при увольнении
Электронные трудовые книжки (ЭТК) оформляются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от . При увольнении:
- В системе вводятся данные об увольнении в том же формате, что и в бумажной версии.
- Электронный документ подписывается электронной подписью работодателя.
- После увольнения работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Труд РФ.
Частые вопросы и ответы
Как правильно оформить запись при увольнении по собственному желанию?
Запись должна содержать:
- ФИО работника;
- Дата увольнения;
- Фраза «уволен по собственному желанию»;
- Подпись работодателя и, при необходимости, печать.
Можно ли отменить запись об увольнении, если сотрудник изменил решение?
Да. При изменении решения работник может подать новое заявление, а работодатель – внести корректировку в трудовые книжки. Однако такая корректировка допускается только до момента фактического прекращения отношений.
Что делать, если работник утерял свою бумажную книжку?
В этом случае:
- Работодатель выдает справку о факте увольнения.
- Работник может запросить дубликат в отделе кадров или в отделе по делам.
- При переходе на ЭТК – все сведения автоматически сохраняются в электронном виде.
Как оформить увольнение, если сотрудник был совместителем?
Для совместителя в книжке фиксируются сведения по каждой должности отдельно. При увольнении из одной из должностей вносится соответствующая запись, а остальные позиции остаются в силе.
Перспективы развития трудовой документации
Согласно FINMARKET.RU и Вести, в ближайшие годы планируется:
- Полный переход на электронные трудовые книжки.
- Упрощение формы и сокращение обязательных полей.
- Отмена обязательного ведения бумажных книжек в случае полного цифрового документооборота.
Таким образом, уже сейчас работодателям рекомендуется:
- Подготовить персонал к работе с ЭТК.
- Обучить HR‑специалистов новым требованиям.
- Обновить внутренние регламенты по оформлению увольнений.
Правильное ведение трудовых книжек и своевременное оформление записей при увольнении – важная часть соблюдения трудового законодательства. С 2026 года переход на электронные формы упрощает процесс, однако требования к содержанию и срокам внесения информации остаются строгими. Соблюдение перечисленных правил поможет избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.
Источники: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 1090 от , Постановление Правительства РФ от , материалы MINTRUD, БЕЛТА, FINMARKET.RU, Вести.