Важно! В 2026 году правила заполнения трудовой книжки претерпели изменения, связанные с цифровизацией трудовой деятельности и обновлением нормативной базы. Нарушение этих правил может привести к административной ответственности для работодателя.
При увольнении работника работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в трудовую книжку в день увольнения (или в последний рабочий день)
- Выдать трудовую книжку на руки сотруднику под подпись
- Обеспечить правильность и полноту внесенных сведений
- Соблюдать установленные формы и формулировки записей
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 80, 84.1)
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Приказ Минтруда России от № 310н (ред. от ) «Об утверждении Порядка заполнения трудовых книжек»
Структура записи об увольнении
Запись об увольнении в трудовой книжке должна содержать следующие элементы:
Пример правильной записи:
№ 5
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 45-к
Расшифровка полей:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная)
- Графа 2: Дата увольнения (число, месяц, год)
- Графа 3: Причина увольнения с указанием:
- конкретного пункта, части и статьи Трудового кодекса РФ
- формулировки, соответствующей основанию расторжения трудового договора
- Графа 4: Основание увольнения (реквизиты приказа: дата и номер)
Формулировки записей при различных основаниях увольнения
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 45-к
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 40-к
Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Трудовой договор расторгнут в связи с истечением его срока, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 35-к
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
В этом случае необходимо указать конкретную причину из ст. 81 ТК РФ:
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Приказ от № 30-к
Увольнение за прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Уволен за прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Приказ от № 28-к
Увольнение в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Приказ от № 25-к
Увольнение директора организации
Трудовой договор с генеральным директором расторгнут по решению учредителя, п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ
Приказ от № 38-к
Особенности заполнения для различных категорий работников
Совместители
При увольнении совместителя в записи указывается:
Уволен с работы по совместительству, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 29-к
Иностранные граждане
Для иностранных работников дополнительно указывается:
Уволен в связи с окончанием срока действия разрешения на работу, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 27-к
Работники предпенсионного возраста
При увольнении таких работников необходимо соблюдать дополнительные гарантии:
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации с учетом гарантий, предусмотренных ст. 37.5 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Приказ от № 26-к
Электронная трудовая книжка: новые правила
С 2026 года активно внедряются электронные трудовые книжки. При увольнении работника с электронной трудовой книжкой необходимо:
- Внести запись в электронную трудовую книжку в день увольнения
- Сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении
- Обеспечить синхронизацию бумажной и электронной версии (при наличии)
Внимание! Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, бумажный вариант не выдается, кроме случаев, когда работник сам изъявил желание иметь бумажный носитель.
Ошибки, которые часто допускают работодатели
Типичные нарушения:
- Отсутствие ссылки на конкретную статью ТК РФ ─ достаточно указать только «по собственному желанию» без указания статьи
- Неправильная нумерация записей ⎻ записи должны быть пронумерованы подряд, без пропусков
- Отсутствие даты и номера приказа в графе 4
- Неправильные формулировки ─ например, «уволен по инициативе администрации» вместо указания конкретной статьи
- Задержка выдачи трудовой книжки ⎻ она должна быть выдана в последний рабочий день
- Неправильное оформление ьного листа ⎻ при необходимости внесения изменений
Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности:
- По ст. 5.27 КоАП РФ: наложение административного штрафа:
- на должностных лиц ─ от 1 000 до 5 000 рублей
- на юридических лиц ─ от 30 000 до 50 000 рублей
- В случае непредоставления работнику трудовой книжки: возможно привлечение к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа до 50 000 рублей
- При неоднократных нарушениях: возможно приостановление деятельности организации на срок до 90 суток
Права работника при нарушении правил
Если работодатель нарушил правила заполнения трудовой книжки или не выдал ее в день увольнения, работник имеет право:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)
- Потребовать внесения исправлений в трудовую книжку через суд
- Получить дубликат трудовой книжки (если оригинал утерян по вине работодателя)
- Требовать компенсацию морального вреда
Совет! Все претензии к работодателю лучше оформлять в письменном виде с уведомлением о получении. Это создаст доказательную базу для дальнейших действий.
Алгоритм действий при увольнении для кадровика
Шаг 1. Подготовка приказа об увольнении
Сформировать приказ в соответствии с основанием увольнения, убедиться в правильности формулировок.
Шаг 2. Проверка трудовой книжки
Убедиться, что предыдущие записи не содержат ошибок, ьный лист заполнен корректно.
Шаг 3. Внесение записи об увольнении
Сделать запись в трудовой книжке в последний рабочий день сотрудника.
Шаг 4. Подписание трудовой книжки
Важно! С 2026 года не требуется подпись работника в трудовой книжке (п. 36 Порядка 320н).
Шаг 5. Выдача трудовой книжки
Выдать трудовую книжку на руки сотруднику под роспись в журнале учета движения трудовых книжек.
Шаг 6. Формирование пакета документов
Подготовить все необходимые документы для увольняющегося:
- Справка о заработке (образец 182-н)
- Справка о страховом стаже
- Копии приказов о приеме и увольнении
- Другие документы по запросу работника
Шаг 7. Сдача отчетности
При увольнении с электронной трудовой книжкой ⎻ сдать форму ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Образцы и шаблоны
Для удобства мы подготовили несколько типовых образцов записей об увольнении:
Образец 1. Увольнение по собственному желанию
№ 10
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 48-к
Образец 2; Увольнение по соглашению сторон
№ 15
Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 46-к
Образец 3. Увольнение в связи с выходом на пенсию
№ 20
Уволен в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ от № 45-к
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли сделать запись об увольнении задним числом?
Ответ: Нет, запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения или в последний рабочий день. Внесение задним числом не допускается и является нарушением.
Вопрос 2. Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибки?
Ответ: Ошибки исправляются путем признания их недействительными и внесения правильной записи. Для этого необходимо:
- Написать заявление о признании записи недействительной
- Получить приказ руководителя о внесении исправлений
- Сделать правильную запись в графе «Сведения о награждениях» или «Сведения о работе»
Вопрос 3. Нужно ли заверять запись об увольнении печатью?
Ответ: С 2026 года отмена печатей для трудовых книжек. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика) и печатью организации только если она используется в документообороте.
Вопрос 4. Можно ли уволить работника без трудовой книжки?
Ответ: Нет, трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения. Если у работника ее нет (например, при первичном трудоустройстве), необходимо оформить новую.
Вопрос 5. Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?
Ответ: В этом случае работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки
- Если работник не явился в течение 3 дней ─ отправить заказным письмом с уведомлением
- После получения уведомления об отказе ─ составить акт о невозможности вручения
- Хранить трудовую книжку в организации в течение 75 лет
Полезные ресурсы и контакты
Официальные источники:
- Официальный сайт Роструда
- КонсультантПлюс
- Гарант
- Сайт Пенсионного фонда России
Контактные данные для обращений:
- Государственная инспекция труда по вашему региону
- Телефон горячей линии Роструда: ###-###-####
- Электронная приемная Роструда: hotline@rostrud.gov.ru
Примечание: Все образцы и шаблоны, представленные в статье, являются типовыми. В каждом конкретном случае необходимо учитывать индивидуальные особенности трудового договора и локальных нормативных актов организации.
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении ⎻ это не только требование закона, но и важный элемент защиты прав работника. Нарушение правил может привести к серьезным последствиям для работодателя, включая административную и даже уголовную ответственность.
Следует помнить, что:
- Все записи должны быть точными и соответствовать нормам ТК РФ
- Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день
- При электронной трудовой книжке необходимо соблюдать дополнительные требования по отчетности
- Работники имеют право на обжалование неправильных записей
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов и обеспечит прозрачность трудовых отношений.
Рекомендация: Для минимизации рисков рекомендуется использовать типовые формы и образцы, разработанные ведущими кадровыми порталами, и при необходимости консультироваться с профильными специалистами.