Одним из ключевых моментов при увольнении является вопрос сдачи и выдачи трудовой книжки. Неправильное оформление или задержка могут привести к серьезным проблемам как для работника, так и для работодателя. В этой статье подробно разберем все нюансы, сроки и последствия, основанные на действующем российском законодательстве, с учетом важных изменений, вступающих в силу с 2026 года.
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, при увольнении работника (по любому основанию) работодатель обязан:
- В день увольнения (в день выдачи расчетных) произвести с работником окончательный расчет.
- В день увольнения выдать работнику его трудовую книжку (или иной документ, заменяющий ее) с внесенными записями об увольнении.
Таким образом, максимальный срок — день увольнения. Практически это означает, что трудовую книжку нужно получить в кадровом отделе в момент оформления ухода, одновременно с получением денежных средств.
Что делать, если работодатель задерживает выдачу?
Если в день увольнения книжка не была выдана (например, кадровик сказал: «заберите завтра»), это уже нарушение. Работник вправе:
- Немедленно потребовать письменного объяснения от работодателя с указанием причины задержки и конкретной даты выдачи.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Проверка проводится быстро, и работодателю будет выдано предписание об устранении нарушения.
- Подать иск в суд о взыскании неполученного заработка за все время задержки выдачи документа. Суд исходит из того, что работник не может приступить к новой работе без трудовой книжки, и считает этот период временем вынужденного прогула. При этом бремя доказывания того, что он пытался трудоустроиться, но не мог из-за отсутствия документа, лежит на работнике.
Особенности выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершается. Это означает следующие ключевые изменения:
- Для работников, принятых на работу с 1 января 2026 года: выдача бумажного бланка трудовой книжки не предусмотрена. Вся информация будет храниться только в электронном виде в реестре ЭТК.
- Для работников, принятых ранее 2026 года: действует двойной режим. Работник может получить как бумажную книжку (если она у него уже была), так и доступ к своей электронной версии. При увольнении работодатель обязан внести запись и в бумажный бланк (если он есть), и в электронный реестр.
- Выдача «на руки» при увольнении: Если у работника есть бумажная книжка, принцип «в день увольнения» сохраняется. Если книжка только электронная, работодатель обязан обеспечить работнику возможность ознакомиться с внесенной записью (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или специальный сервис) и предоставить распечатку при необходимости. Фактически «выдача» в классическом понимании заменяется на «внесение записи и информирование».
Как проверить запись в ЭТК?
Работник может в любой момент проверить актуальность записей в своей электронной трудовой книжке через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
- Официальный сайт или приложение «Работа в России».
- Через работодателя (по письменному заявлению).
Ответственность работодателя за нарушение сроков
За задержку выдачи трудовой книжки (или несвоевременное внесение записи в ЭТК) работодатель несет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
- Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 50 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 50 000 до 70 000 рублей.
Кроме того, как уже упоминалось, работник вправе требовать в суде компенсацию за вынужденный прогул.
Практические рекомендации
Для работника:
- В день увольнения обязательно проверьте запись в трудовой книжке (бумажной или электронной). Убедитесь, что дата увольнения, основание и формулировка указаны правильно.
- Если книжка не готова или в ней есть ошибки, не подписывайте акт об отсутствии претензий. Требуйте исправить и выдать документ сразу.
- При отказе или задержке — фиксируйте все: берите расписки, пишите заявления, обращайтесь в ГИТ.
Для работодателя:
- Организуйте кадровую службу так, чтобы в день увольнения все документы, включая запись в трудовую книжку/ЭТК, были готовы одновременно с расчетом.
- С 2026 года переведите все кадровые процессы на работу с электронными трудовыми книжками. Обучите сотрудников и ИТ-специалистов.
- При увольнении разъясняйте работнику, как он может получить доступ к своей ЭТК и проверить запись.