В современной практике ведения трудовых отношений часто возникают ситуации, когда сотрудник не может предъявить трудовую книжку при приеме на работу. Это может быть связано с утратой документа, отсутствием предыдущего трудового стажа или переходом на электронную форму ведения трудовой книжки. В таких случаях работодатель вправе запросить у сотрудника объяснительную записку, объясняющую причину отсутствия трудовой книжки.

Когда требуется объяснительная записка?

Объяснительная записка о неработающем по трудовой книжке оформляется в следующих случаях:

• При приеме на работу впервые — если у сотрудника нет трудового стажа и, соответственно, трудовой книжки;
• При утрате трудовой книжки — если документ был утерян или испорчен;
• При переходе на электронную трудовую книжку — если работник ранее не предоставлял сведения о трудовой деятельности в электронном формате;
• При отсутствии записи о последнем месте работы — если предыдущий работодатель не внес необходимые сведения;
• При наличии ошибок или несоответствий в трудовой книжке, которые требуют исправления.

Нормативная база

Вопросы ведения трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст. 66, 66.1;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 558н «Об утверждении форм и правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части электронного документооборота);
• Постановление Правления ПФРФ от № 3п «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1)».

Электронная трудовая книжка: новые реалии

С 1 января 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка, цифровой аналог бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР).

В 2026 году для сотрудников, принятых на работу впервые, трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Однако работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки:

• Электронная трудовая книжка — данные хранятся в базе СФР;
• Бумажная трудовая книжка — если работник подал соответствующее заявление об отказе от электронного формата.

Как правильно оформить объяснительную записку?

Структура документа

Объяснительная записка оформляется в свободной форме, но должна содержать следующие обязательные элементы:

Причины для указания в объяснительной

В объяснительной могут быть указаны следующие причины:

• Утеря трудовой книжки;
• Отсутствие трудового стажа (первое трудоустройство);
• Переход на электронную трудовую книжку;
• Ошибки предыдущего работодателя при заполнении;
• Нахождение трудовой книжки на оформлении (например, при смене места работы);
• Отсутствие возможности предоставить документ в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожар, стихийное бедствие и т.д.).

Образцы объяснительных записок

Образец 1. Утрата трудовой книжки

Образец 2. Первое трудоустройство

Что делать, если трудовая книжка отсутствует?

Если у сотрудника нет трудовой книжки, работодатель может:

1. Запросить объяснительную записку с указанием причин отсутствия;
2. Потребовать справку о трудовом стаже из предыдущих мест работы;
3. Оформить дубликат трудовой книжки (если она была утеряна);
4. Открыть электронную трудовую книжку (если сотрудник ранее не состоял в трудовых отношениях);
5. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку после ее восстановления или получения.

Ответственность за отсутствие трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки само по себе не является нарушением трудового законодательства. Однако работодатель обязан:

• Вести трудовую книжку для каждого работника, проработавшего свыше 5 дней;
• Вносить в нее сведения о приеме, переводе и увольнении;
• Обеспечивать сохранность трудовой книжки;
• Выдавать трудовую книжку при увольнении.

Если работодатель не ведет трудовую книжку или допускает ошибки при ее заполнении, это может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ;
• Иски со стороны работников о возмещении ущерба;
• Проблемы при проверках трудовой инспекции.

Рекомендации для работодателя

Чтобы избежать спорных ситуаций при приеме на работу сотрудников без трудовой книжки, работодателю следует:

1. Запрашивать объяснительную записку при отсутствии трудовой книжки;
2. Проверять достоверность предоставленных сведений (например, запрашивать справки с предыдущих мест работы);
3. Вести учет всех случаев отсутствия трудовой книжки в личной карточке сотрудника;
4. Обучать сотрудников кадровой службы правилам ведения трудовых книжек;
5. Использовать электронные трудовые книжки для упрощения учета;
6. Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении;
7. Хранить трудовую книжку в соответствии с требованиями законодательства.

Объяснительная записка о неработающем по трудовой книжке — это важный документ, который помогает прояснить обстоятельства отсутствия трудовой книжки и избежать спорных ситуаций при приеме на работу. В 2026 году, с учетом внедрения электронных трудовых книжек, работодатели должны быть особенно внимательны к ведению трудовых книжек и запросу необходимых документов.

Соблюдение требований трудового законодательства, правильное оформление объяснительных записок и ведение трудовых книжек помогут избежать проблем как для работодателя, так и для сотрудника.