Обновлено: 23 мая 2026 года

Правовые основы ведения трудовых книжек ИП

Изменения в законодательстве с 2020 года

Федеральным законом от 28 декабря 2019 года № 421-ФЗ были внесены существенные изменения в статью 66 Трудового кодекса РФ. Согласно новой редакции:

• ИП не обязаны вести трудовые книжки своих работников;
• Обязанность по ведению трудовых книжек сохраняется только за юридическими лицами;
• ИП могут вести трудовые книжки по собственной инициативе, если хотят обеспечить своим работникам полный учет трудового стажа.

Эти изменения были направлены на оптимизацию документооборота и снижение административной нагрузки на малый бизнес.

Нормативные акты, регулирующие вопрос

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) ー определяет порядок ведения трудовых книжек;
2. Постановление Правительства РФ от № 225 ⏤ утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
4. Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-4834 ー разъясняет порядок ведения трудовых книжек ИП.

Обязан ли ИП заполнять трудовую книжку своему работнику?

Когда ИП все-таки должен вести трудовую книжку?

ИП обязан заполнить трудовую книжку в следующих случаях:

• Если в трудовом договоре с работником предусмотрено ведение трудовой книжки;
• Если работник сам просит внести запись о приеме на работу;
• Если ИП является основным местом работы для сотрудника (в этом случае ведение трудовой книжки обязательно по просьбе работника).

Сроки внесения записи

Если ИП принял решение вести трудовую книжку, он должен внести соответствующую запись:

• В течение 5 рабочих дней со дня приема работника на работу;
• Запись должна быть внесена на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• Все записи должны быть заверены подписью ИП или ответственного лица и, при наличии, печатью.

Как правильно заполнить трудовую книжку ИП?

Общие правила заполнения

При заполнении трудовой книжки ИП необходимо соблюдать следующие правила:

1. ьный лист:
   • Указывается полное наименование ИП (Ф.И.О. полностью);
   • Указывается дата заполнения;
   • Запись заверяется подписью ИП;
2. Запись о приеме на работу:
   • Указывается дата приема;
   • Указывается должность (профессия) работника;
   • Указывается наименование должности ИП;
   • Запись заверяется подписью ИП и, при наличии, печатью;
3. Запись о переводе:
   • Указывается дата перевода;
   • Указывается новая должность;
   • Указывается наименование ИП, куда переводится работник;
   • Запись заверяется подписью ИП;

Образец заполнения ьного листа

(Пример для ИП Иванова Ивана Ивановича)

Образец записи о приеме на работу

(Пример для работника Петрова Петра Петровича)

Может ли ИП внести запись в свою собственную трудовую книжку?

Согласно письму Минтруда России от № 14-6/ООГ-4834, деятельность в качестве ИП не подлежит отражению в трудовой книжке.

Как подтвердить трудовой стаж ИП?

Так как ИП не вносит записи в свою трудовую книжку, подтверждение трудового стажа в период предпринимательской деятельности осуществляется следующим образом:

• Страховые взносы: Период ведения предпринимательской деятельности подтверждается уплатой страховых взносов в Пенсионный фонд;
• Свидетельство о регистрации ИП: Подтверждает начало предпринимательской деятельности;
• Выписка из ЕГРИП: Может использоваться как дополнительное подтверждение;
• Документы об уплате налогов: Квитанции, платежные поручения и т.д.

Ответственность ИП за ведение трудовых книжек

Если ИП не ведет трудовые книжки

Если ИП не ведет трудовые книжки своих работников, это не является нарушением законодательства. Однако:

• Работник может потребовать внесения записи о трудовом стаже в Пенсионный фонд;
• При отсутствии записи в трудовой книжке могут возникнуть сложности с подтверждением стажа для назначения пенсии;
• Работник вправе обратиться в суд с требованием внести запись в трудовую книжку.

Если ИП ведет трудовые книжки с нарушениями

За нарушение правил ведения трудовых книжек ИП может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф: От 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы с проверками: При проверке трудовой инспекцией могут быть выявлены нарушения;
• Претензии со стороны работников: Работники могут обратиться с жалобами на неправильное ведение трудовой книжки.

Рекомендации для ИП

Что делать, если ИП решил вести трудовые книжки?

1. Приобрести бланки трудовых книжек (они продаются в типографиях или канцелярских магазинах);
2. Ознакомиться с Инструкцией по заполнению трудовых книжек;
3. Назначить ответственное лицо (это может быть сам ИП);
4. Вести книгу учета движения трудовых книжек;
5. Хранить трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу;
6. Не допускать выдачу трудовых книжек на руки работникам (кроме случаев увольнения).

Что делать, если ИП не ведет трудовые книжки?

1. Направить работника в Пенсионный фонд для оформления трудового стажа;
2. Выдать работнику справку о трудовом стаже по его запросу;
3. Рекомендовать работнику самостоятельно оформлять трудовую книжку в будущем;
4. Вести учет страховых взносов для подтверждения стажа.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП заполнять трудовую книжку при приеме на работу?

Нет, не обязан. С 2020 года это право, а не обязанность ИП.

Может ли ИП заполнить трудовую книжку задним числом?

Нет, не может. Записи в трудовую книжку вносятся только на основании приказа о приеме на работу и должны быть сделаны в течение 5 дней.

Может ли ИП использовать печать при заполнении трудовой книжки?

Да, может. Если у ИП есть печать, он может заверять записи в трудовой книжке. Однако отсутствие печати не является нарушением.

Что делать, если работник просит внести запись в трудовую книжку?

Если работник обратился с такой просьбой, ИП должен:

1. Проверить наличие приказа о приеме на работу;
2. Внести запись в трудовую книжку в течение 5 дней;
3. Заверить запись подписью и, при наличии, печатью;
4. Выдать дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян.

Может ли ИП нанять специалиста для ведения трудовых книжек?

Да, может. ИП может нанять кадрового специалиста или бухгалтера для ведения трудовых книжек. В этом случае ответственность за правильность ведения ложится на этого специалиста.

С 2020 года индивидуальные предприниматели не обязаны вести трудовые книжки своих работников. Это право, а не обязанность. Однако, если ИП решает вести трудовые книжки, он должен соблюдать все установленные правила их оформления и хранения.

Для работников, которые хотят иметь полный учет трудового стажа, рекомендуется:

• Обратиться к ИП с просьбой внести запись в трудовую книжку;
• Самостоятельно оформлять трудовую книжку при устройстве на работу к новому работодателю;
• Вести учет страховых взносов для подтверждения стажа.

Для ИП важно помнить:

• Если вы решили вести трудовые книжки, делайте это правильно;
• Не допускайте нарушений при их заполнении;
• Соблюдайте сроки внесения записей;
• Храните трудовые книжки в надлежащих условиях.

Если у вас остались вопросы по теме, обращайтесь к юристу или в трудовую инспекцию.

Последняя редакция: 23 мая 2026 года