Вопрос о том, должен ли сотрудник передавать свою трудовую книжку работодателю, возникает у многих как при приёме на работу, так и при увольнении или переходе на электронный формат․ Ниже подробно рассмотрим действующее законодательство, разъяснения контролирующих органов и практические рекомендации․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66;1) – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек;
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)․
- Приказ Минтруда России № 18н от – порядок ведения электронных трудовых книжек и подачи отчёта ЕФС‑1․
- Письмо Роструда от № ПГ/25181-6-1 – разъяснения по вопросам утраты бумажной книжки и перехода на ЭТК․
Кто ведёт трудовую книжку?
Согласно ст․ 66 ТК РФ:
- Работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа у данного работодателя является основной․
- Ведение может быть бумажным или электронным – выбор определяется заявлением работника (п․ 5 ст․ 2 Закона № 439‑ФЗ)․
Таким образом, обязанность по ведению книжки лежит на работодателе, а не на работнике․
Обязан ли работник сдавать трудовую книжку работодателю?
Нет․ Трудовой кодекс не устанавливает обязанности сотрудника передавать свою трудовую книжку работодателю ни при приёме на работу, ни в течение трудового отношения, ни при увольнении․
Что именно предусмотрено законом:
- При приёме на работу работник может предъявить трудовую книжку для внесения записи о приёме, но это его право, а не обязанность․ Если книжки нет (например, впервые устраивается на работу), работодатель ведёт только электронную трудовую книжку․
- Во время работы сотрудник хранит свою трудовую книжку у себя (или у доверенного лица)․ Работодатель не вправе требовать её сдачи для хранения у себя․
- При увольнении обязанность по выдаче трудовой книжки лежит на работодателе (ст․ 66․1 ТК РФ)․ Работник получает книжку на руки в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней после подачи заявления о выдаче)․
- При утрате книжки работник должен известить работодателя о потере․ По мнению Роструда, в таком случае работодатель может считать, что сотрудник устраивается впервые, и вести только электронную трудовую книжку, но обязанность сдавать книжку работнику всё равно не возникает․
Иными словами, трудовая книжка остаётся личным документом сотрудника, а работодатель лишь ведёт учёт сведений о трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде) и выдаёт документ по требованию․
Переход на электронную трудовую книжку
Сотрудник имеет право в любой момент подать письменное заявление о переходе на ЭТК (п․ 5 ст․ 2 Закона № 439‑ФЗ)․ После получения такого заявления работодатель обязан:
- Сделать закрывающую запись в бумажной трудовой книжке (если она велась)․
- Выдать работнику бумажную книжку на руки․
- Начать вести электронную трудовую книжку и передавать сведения в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1)․
Важно: выбор формата ведения книжки оформляется исключительно письменным заявлением работника․ Устные договорённости не имеют юридической силы․
Выдача и получение трудовой книжки
Согласно ст․ 66․1 ТК РФ и разъяснениям Роструда:
- При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора (последний день работы) или не позднее трёх рабочих дней после подачи работником заявления о выдаче․
- Если работник просит выдать книжку в период работы (например, для предоставления в другой орган), работодатель обязан выдать заверенную выписку из трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления․
- Передача трудовой книжки по почте допустима только после получения письменного согласия сотрудника (ст․ 84․1 ТК РФ)․
Ответы на частые вопросы
Нужно ли сдавать трудовую книжку при приёме на работу?
Нет․ Работник может предъявить её для внесения записи о приёме, но это его право․ Если книжки нет, работодатель ведёт только электронную трудовую книжку․
Может ли работодатель потребовать сдать трудовую книжку для хранения у себя?
Нет․ Трудовой кодекс не предоставляет работодателю такого права․ Книжка остаёться у сотрудника․
Что делать, если я потерял трудовую книжку?
Сообщите об этом работодателю письменно․ По мнению Роструда, в этом случае работодатель может считать, что вы устраиваетесь впервые, и вести только электронную трудовую книжку․ Вы также можете запросить дубликат бумажной книжки (в случае, если она всё ещё нужна вам)․
Обязан ли я переходить на электронную трудовую книжку?
Нет․ Переход на ЭТК возможен только по вашему письменному заявлению․ Если вы не подадите такое заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (если она у вас есть)․
Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку при увольнении?
Вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․ Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, задержка выдачи более трёх рабочих дней является нарушением․
Практические рекомендации для работников
- Храните свою трудовую книжку в безопасном месте; при необходимости делайте заверенные копии․
- Если хотите перейти на электронный формат, подайте письменное заявление работодателю и сохраните копию заявления․
- При увольнении требуйте выдачу трудовой книжки в день расчёта; если получаете её позже, фиксируйте дату получения и, при нарушении сроков, обращайтесь в ГИТ․
- При потере книжки немедленно известите работодателя письменно; запродите справку о периодах работы, если потребуется для нового места трудоустройства․
- Помните, что электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной, поэтому при переходе на ЭТК вы не теряете никаких прав․
Трудовая книжка – это личный документ работника, подтверждающий его трудовую стаж и профессию․ Законодательство РФ не возлагает на сотрудника обязанности сдавать эту книжку работодателю․ Обязанность по ведению, хранению и выдаче трудовой книжки лежит на работодателе, а работник реализует свои права: предъявляет книжку для внесения записей, получает её при увольнении, может запросить выписку или перейти на электронный формат по собственному заявлению․
Знание своих прав и обязанностей помогает избежать недоразумений с работодателем и обеспечивает своевременное получение всех необходимых документов для трудоустройства, получения пенсии и других социальных выплат․