Вопрос о копировании трудовой книжки часто возникает у сотрудников, когда им необходимо подтвердить свой стаж или доход в сторонних организациях․ Существует распространенное заблуждение, что работодатель обязан делать копию трудовой книжки «на всякий случай» и хранить её в личном деле․ Разберемся, как это работает на самом деле с точки зрения закона и кадрового делопроизводства․

Важно разделять два разных процесса: хранение копии в архиве компании и выдачу заверенной копии работнику․

Хранение копии в личном деле

Согласно позиции Верховного суда, законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек своих сотрудников․ Оригинал документа хранится в сейфе или специальном месте хранения, а дублирование всех страниц в личном деле является инициативой конкретной компании, а не требованием закона․

Выдача копии по запросу работника

Здесь ситуация иная․ Если работнику нужна копия трудовой книжки для предъявления в банк, государственные органы или новому работодателю, компания обязана её предоставить при соблюдении следующих условий:

• Работодатель ведет трудовую книжку сотрудника в бумажном виде․
• Работник подал соответствующее письменное заявление․

Для чего может понадобиться копия трудовой книжки?

Чаще всего заверенная копия документа требуется в следующих случаях:

• Оформление кредита или ипотеки: банки запрашивают подтверждение стажа и стабильности занятости․
• Трудоустройство по совместительству: новый работодатель может попросить сведения о стаже․
• Получение пособий: например, при обращении в центр занятости для получения пособия по безработице․
• Подтверждение стажа: для оформления пенсии или других социальных выплат․

Порядок получения и оформления копии

Как запросить документ?

Просто устной просьбы к кадровику недостаточно․ Чтобы получить документ, необходимо подать письменное заявление в отдел кадров или на имя руководителя организации․ Срок выдачи документов, связанных с работой, составляет не более трех рабочих дней с момента подачи заявления․

Как правильно заверить копию?

Чтобы копия имела юридическую силу и была принята в банках или госорганах, она должна быть оформлена надлежащим образом:

1. Копирование: Копируются все листы документа․ На одном листе А4 можно расположить два разворота книжки (это не запрещено ГОСТом), главное — чтобы все записи были четко читаемы․
2. Заверительная надпись: На копии ставится штамп или надпись «Верно» или «Копия верна»․
3. Подпись и печать: Документ заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя или начальника отдела кадров) и печатью организации․
4. Дополнительные сведения: На копиях для внешних организаций работодатель указывает место хранения оригинала, номер и год дела (если применимо)․

Важный нюанс: Некоторые кадровики заверяют каждый лист, другие, только последний․ Поскольку страницы в трудовой книжке пронумерованы, достаточно записи на последнем листе, но заверение каждой страницы также не запрещено и считается более надежным․

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С переходом на электронный формат документооборота ситуация изменилась:

• Понятия «копия ЭТК» не существует: В законодательстве нет такого термина, так как данные хранятся в цифровом виде․
• Как получить сведения: Если работник отказался от бумажной книжки, вместо копии работодатель или Социальный фонд выдает выписку из электронной трудовой книжки․
• Бесплатность: Любые выписки и копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику бесплатно․

Краткая памятка для работника