Вопрос о том, обязан ли работодатель ознакомлять сотрудника с каждой записью, внесённой в его трудовую книжку, остаётся актуальным из‑за частых изменений в нормативных актах и различной практики их применения. Ниже представлен подробный разбор текущего положения дел на 23 мая 2026 г. с учётом последних редакций Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также разъяснений контролирующих органов.
Нормативная база
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Приказом Минтруда России № … от …). В них содержатся ключевые положения:
- Пункт 35 – при увольнении все записи, сделанные за период работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя (или ответственного лица), печатью работодателя и подписью самого работника.
- Пункт 12 – работодатель обязан ознакомить работника под подпись с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» и Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулируют ведение трудовых книжек и право работника на получение сведений о своей трудовой деятельности.
- Письмо Минтруда России от № … – разъясняет, что знакомление с записями в трудовой книжке может осуществляться в электронном виде при наличии согласия работника.
Что говорит пункт 12 Правил?
Согласно пункту 12, работодатель обязан ознакомить работника под подпись с каждой записью, касающейся:
- выполняемой работы (приём, перевод, изменение условий);
- перевода на другую постоянную работу;
- увольнения.
Ознакомление осуществляется в личной карточке работника (форма Т‑2), где повторяется содержание записи, внесённой в трудовую книжку. Подпись работника в этой карточке подтверждает, что он с ней ознакомлен.
Изменения с сентября 2021 г.
С 1 сентября 2021 г. вступили в силу поправки, которые отменили обязательное ознакомление работника с записями в бумажной трудовой книжке под подпись в личной карточке при условии:
- работник дал своё письменное согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде (ЭТК);
- работодатель использует электронную систему ведения трудовых книжек, обеспечивающую доступ работника к своим записям в личном кабинете.
Таким образом, если организация перешла на ЭТК и получил согласие сотрудника, знакомление с каждой записью в бумажном виде больше не требуется. Однако данное послабление не отменяет обязанность ознакомлять работника с записями при увольнении, если запись делается в бумажную книжку (например, при сохранении бумажного варианта для сотрудников, не перешедших на ЭТК).
Как оформить ознакомление?
Личная карточка Т‑2
Карточка заполняется в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй – у работодателя. В графе 6 раздела III указывается:
- дата ознакомления;
- содержание записи (дублируется из трудовой книжки);
- подпись работника;
- подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (или работодателя).
Электронный формат
При использовании ЭТК ознакомление осуществляется через личный кабинет работника:
- Система фиксирует факт просмотра записи (timestamp, IP‑адрес).
- Работник ставит электронную подпись или подтверждает ознакомление кнопкой «Согласен».
- Все действия сохраняются в журнале событий, который считаетсяequivalent‑подписью в бумажной карточке.
Исключения и особенности
- Записи о работе по совместительству – по письменному заявлению работника такие записи могут не вноситься в трудовую книжку (п. 2 Правил). В этом случае ознакомление не требуется.
- Трудовые книжки, заведённые до – если книжка ведётся в прежнем формате, записи вносятся именно в неё, а знакомление осуществляется в личной карточке Т‑2.
- Увольнение – несмотря на послабления с 2021 г., при увольнении все записи, сделанные за период работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью работника (пункт 35). Это означает, что фактически работник всё равно подписывает книжку при расчёте, хотя отдельное ознакомление с каждой записью может быть заменено общим подтверждением.
Практические рекомендации для работодателя
- Определите формат ведения трудовых книжек (бумажный, электронный или комбинированный) и получите письменное согласие сотрудников на электронный формат, если планируете переход на ЭТК.
- При ведении бумажных книжек:
- После каждой записи (приём, перевод, увольнение) сразу знакомьте сотрудника с содержанием в личной карточке Т‑2 под подпись.
- Храните карточки в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
- При использовании ЭТК:
- Настройте систему так, чтобы каждый вход в запись фиксировался и требовал подтверждения от работника.
- Обеспечьте возможность выгрузки справки о трудовой деятельности в бумажном виде по первому требованию сотрудника.
- Регулярно проводите внутренний аудит: проверяйте, что все записи имеют соответствующие отметки об ознакомлении (подпись в Т‑2 или электронное подтверждение).
- При увольнении сверяйте все записи за период работы, заверяйте их подписью работника и печатью организации (пункт 35). Если работник отказался подписывать книжку, оформите акт об отказе и уведомите его о последствиях (отсутствие подписи может повлиять на признание стажа в ПФР).
Ответ на вопрос «Нужно ли знакомить записями в трудовой книжке?» зависит от выбранного формата ведения книжек и времени внесения записи:
- Бумажные трудовые книжки – да, работодатель обязан ознакомлять сотрудника с каждой записью о работе, переводе и увольнении под подпись в личной карточке Т‑2 (пункт 12 Правил). Это требование сохраняется независимо от изменений 2021 г.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) – знакомление может осуществляться в электронном виде с подтверждением работника; обязательное бумажное ознакомление отменено при наличии согласия на ЭТК.
- Увольнение – в любом случае все записи, сделанные за период работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью работника (пункт 35), поэтому фактическое подтверждение ознакомления происходит при расчёте.
- Исключения – записи о работе по совместительству по заявлению работника не вносятся, а значит и не требуют ознакомления; для книжек, заведённых до 2004 г., порядок остаётся бумажным.
Таким образом, чтобы избежать нарушений и штрафов, работодатель должен чётко определить формат ведения трудовых книжек, оформить необходимые согласия сотрудников и соблюдать процедуру ознакомления, предусмотренную действующими нормативными актами.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующих на 23 мая 2026 г.