В современной системе трудовых отношений вопрос о ведении трудовых книжек остается одним из самых важных как для работодателей, так и для сотрудников. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные форматы, бумажный документ не утратил своей юридической силы для определенной категории работников. В этой статье мы подробно разберем, обязан ли работодатель иметь и вести трудовую книжку, в каких случаях она оформляется в электронном виде и какие существуют исключения.

Основное правило: Обязанность работодателя

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него более пяти дней, при условии, что эта работа является для работника основной.

Важно помнить ключевые моменты:

• Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина.
• Работодатель несет ответственность за правильность и своевременность внесения записей.
• Записи вносятся о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях за успехи в работе.

Бумажная или электронная: Как определить формат в 2026 году?

С 1 января 2020 года в России запущен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году сформировалась четкая система разделения форматов в зависимости от даты первого трудоустройства гражданина.

Сотрудники, принятые на работу впервые после 31 декабря 2020 года

Для граждан, которые устраиваются на работу впервые в 2026 году (и ранее не имели трудовых отношений), бумажная трудовая книжка не оформляется.

• Сведения об их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
• Данные автоматически передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР).
• При приеме на работу такие сотрудники предъявляют только сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК), если они уже где-то работали, или паспорт, если это их первое место работы.

Сотрудники, имевшие трудовую книжку до 2021 года

Для работников, у которых на руках есть бумажная трудовая книжка, оформленная ранее, действуют следующие правила:

• Они имеют право выбрать формат ведения книжки: продолжить вести бумажную или перейти на электронную.
• Если работник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вносить в нее записи наряду с подачей отчетности в СФР.
• Если работник подал заявление о переходе на электронную форму, бумажная книжка выдается ему на руки, и дальнейшее ведение прекращается (остаются только уже внесенные записи).

Кто освобожден от ведения трудовых книжек?

Законодательство предусматривает важные исключения. Не все работодатели обязаны заводить и заполнять трудовые книжки.

Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (ИП):

• Такие работодатели не имеют права производить записи в трудовые книжки.
• Они не обязаны заводить новые книжки на своих сотрудников.
• В этом случае подтверждением стажа служит сам трудовой договор. Однако, если у работника уже есть заполненная трудовая книжка от предыдущих работодателей (ИП или организаций), новый работодатель-физлицо не может вносить туда записи, но и забирать документ не имеет права.

Порядок действий при приеме на работу

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Исключения составляют случаи:
Трудовой договор заключается впервые.
Работник поступает на работу на условиях совместительства (в этом случае трудовая книжка может храниться у основного работодателя).

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он обязан написать об этом заявление, и работодатель заводит ему новую (если речь идет о работнике с бумажным форматом).

Хранение бланков и ответственность

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгой отчетности.

• Они должны храниться у работодателя в сейфе или специальном шкафу.
• Выдача бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, производится только по его заявке.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность заполненных книжек до момента увольнения сотрудника и выдачи их на руки.

> Важно: По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Отчетность в Социальный фонд России (СФР)

Независимо от формата трудовой книжки (бумажная или электронная), работодатель обязан оперативно передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в СФР.

• Используется форма ЕФС-1.
• Отчетность подается при приеме, переводе и увольнении сотрудника.
• С 2026 года требования к срокам и форматам подачи данных остаются строгими, так как именно эти данные формируют пенсионные права граждан.

Ответ на вопрос «Должна ли быть трудовая книжка у работодателя?» зависит от статуса сотрудника и даты его первого трудоустройства.
Да, должна (в бумажном виде), если сотрудник выбрал этот формат и имеет книжку, оформленную до 2021 года.
Да, должна (в электронном виде), если сотрудник принят на работу впервые после 2020 года или перешел на ЭТК.
Нет, не должна, если работодатель является физическим лицом без статуса ИП.

Соблюдение этих правил гарантирует работнику сохранение стажа и пенсионных прав, а работодателю — отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.