Вопрос о ведении трудовой книжки остается одним из ключевых в кадровом праве. С введением электронных трудовых книжок (ЭТК) и изменением правил многие работодатели и работники задаются вопросом: обязан ли работодатель вести трудовую книжку и в каком виде? В этой статье подробно разберем все нюансы на основе актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов.

Общее правило: обязанность вести трудовую книжку

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если работа у данного работодателя является для работника основной. Это основополагающая норма‚ которая не отменена и в 2026 году.

Ключевые условия:

• Срок работы более 5 дней.
• Работа является основной (то есть работник не является‚ например‚ совместителем‚ работающим по договору гражданско-правового характера на основной работе у другого работодателя).

Два вида трудовых книжек: бумажная и электронная

С 2022 года в России действует система электронных трудовых книжек. Важно понимать‚ что сейчас существуют два параллельных формата‚ и работодатель должен вести сведения в обоих‚ если это требуется.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2022 года все работодатели (организации и ИП) обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде. Эти сведения автоматически передаются в Социальный фонд России (СФР)‚ который и является оператором системы ЭТК.

Когда ЭТК ведется обязательно:

• При приеме на работу нового сотрудника‚ который не имеет (или отказался от) бумажной книжки.
• При увольнении сотрудника‚ независимо от наличия бумажной книжки (запись об увольнении вносится и в ЭТК).
• В случаях‚ когда работник с бумажной книжкой уволился и устроился на новую работу‚ новый работодатель ведет только ЭТК (если работник не заявил о желании получить бумажную).

Бумажная трудовая книжка

Бумажный формат не отменен. Он продолжает существовать по желанию работника.

Когда работодатель обязан оформить и вести бумажную книжку:

• Если работник при трудоустройстве предъявил бумажную трудовую книжку и не подал заявление об отказе от ее ведения в пользу электронной.
• Если работник‚ уже имеющий ЭТК‚ подал письменное заявление о желании получить бумажную книжку.

Важный нюанс на 2026 год: Если на предыдущем месте работы у работника была бумажная книжка и он не отказался от нее‚ новый работодатель продолжает ее вести по общим правилам. Если же бумажной книжки не было (или она утрачена и не восстановлена)‚ ведется только ЭТК.

Что делать‚ если работник не имеет трудовой книжки (утрата‚ первое трудоустройство)?

Если принимаемое на работу лицо не может предоставить трудовую книжку (например‚ вследствие утраты)‚ работодатель НЕ обязан оформлять новую бумажную книжку. В этом случае‚ согласно Письму Минтруда России от 3 июня 2022 г.‚ работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Для оформления приема на работу в такой ситуации работник может предоставить:

• Заявление об отсутствии трудовой книжки.
• Справку об отсутствии (или о восстановлении) трудовой книжки из предыдущего работодателя или из архивного учреждения.

Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки

При увольнении

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку (бумажную или сформированную в электронном виде) с внесенной в нее записью об увольнении. Это прямо указано в статье 66 ТК РФ и разъяснено КонсультантПлюс.

По письменному заявлению работника

Если работник не получил книжку в день увольнения или хочет получить дубликат/сведения из ЭТК‚ он подает письменное заявление. Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку (или сведения из ЭТК) в целях его обязательного социального страхования.

Уведомление работников о выборе формата (актуально для 2025-2026 гг.)

Работодатели обязаны уведомить сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки. Согласно разъяснениям‚ уведомление должно быть направлено каждому работнику. Сроки для такого уведомления установлены законодательно (например‚ до 30 июня определенного года). Работник вправе выбрать один из форматов или отказаться от ведения altogether (но это не отменяет обязанности работодателя вести ЭТК в СФР).

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения и выдачи

Неисполнение обязанности по ведению трудовых книжек (как бумажных‚ так и электронных) или задержка их выдачи влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Что может грозить работодателю:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того‚ суд может взыскать с работодателя неполученный заработок за период задержки выдачи трудовой книжки‚ если эта задержка привела к невозможности работника устроиться на другую работу.

1. Вести электронную трудовую книжку (ЭТК) на ВСЕХ работников без исключения. Это безусловная обязанность.
2. Вести бумажную трудовую книжку ТОЛЬКО по письменному заявлению работника‚ если он предъявил ее при приеме на работу или заявил о желании ее получить.
3. При приеме на работу запрашивать у кандидата сведения о трудовой деятельности (бумажную книжку или данные из ЭТК). Если книжки нет, оформлять только ЭТК.
4. В день увольнения выдать работнику его трудовую книжку (бумажную или сформированную в ЭТК) с корректной записью.
5. При утрате бумажной книжки работником не оформлять новую бумажную‚ а продолжить ведение только в ЭТК.
6. Соблюдать сроки выдачи по заявлению (3 рабочих дня) и уведомлять работников о выборе формата.

Да‚ работодатель обязан вести трудовую книжку на работника. Но с 2022 года эта обязанность в первую очередь исполняется через обязательную электронную трудовую книжку. Бумажная книжка ведется только при наличии соответствующего волеизъявления работника. Невыполнение этих обязанностей влечет серьезную административную и гражданско-правовую ответственность.

Статья подготовлена на основе анализа информации от 22 мая 2026 года с учетом Трудового кодекса РФ‚ Приказа Минтруда № 320н и разъяснений Роструда и Минтруда.