Вопрос о том, обязан ли работодатель выдавать и вести трудовые книжки, является одним из ключевых в кадровом делопроизводстве․ Ответ на него неоднозначен и зависит от нескольких факторов: формы работодателя, продолжительности работы сотрудника, выбранного формата ведения документа и статуса работы для сотрудника․ Данная статья подробно разбирает все нюансы, основанные на актуальном законодательстве РФ (ТК РФ, Федеральный закон № 436-ФЗ)․
Кто и когда обязан вести трудовую книжку?
Общая обязанность по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек закреплена в статье 66 Трудового кодекса РФ․ Однако эта обязанность возникает не для всех работодателей и не во всех случаях․
Условия возникновения обязанности у работодателя:
- Форма работодателя: Обязанность несут юридические лица (ООО, АО и т;д․) и индивидуальные предприниматели (ИП), использующие труд наемных работников; Самозанятые лица и работодатели-физлица, не зарегистрированные как ИП, такой обязанности не несут․
- Продолжительность работы: Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего у данного работодателя свыше пяти дней․
- Характер работы: Работа у данного работодателя должна быть для сотрудника основной․ Под основной понимается деятельность, которая является для работника постоянным источником заработка и не совмещается с иной работой на других работодателях на регулярной основе․
Важный нюанс: Если сотрудник проработал менее 5 дней или работа для него не была основной (например, разовая подработка), работодатель не обязан оформить ему трудовую книжку․ Однако факт работы и ее оплаты должны быть документально подтверждены (трудовой договор, приказ, расчетный листок)․
Бумажная или электронная? Форматы ведения на 2026 год
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это изменило подход к обязанностям работодателя․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Согласно Федеральному закону от № 436-ФЗ, работодатель обязан представлять сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, изменения) в Пенсионный фонд России (ПФР)․ Эти данные формируют электронную трудовую книжку работника в информационной системе ПФР․
- Если работник не выразил желание получить бумажную книжку, работодатель ведет учет исключительно в электронном виде․
- Работодатель должен уведомить работника о сформированной для него ЭТК и предоставить возможность получить выписку из нее по первому требованию․
- Обязанность по хранению и выдаче бумажного носителя в этом случае отсутствует․
Бумажная трудовая книжка
Обязанность по ведению бумажной книжки сохраняется в двух случаях:
- Работник направил письменное заявление о выдаче ему бумажного документа․
- Работодатель (например, ИП или небольшая компания) по объективным причинам не подключен к системе ЭТК и не передает сведения в ПФР в электронном виде․
В этих случаях работодатель обязан:
- Приобрести и выдать сотруднику стандартный бланк трудовой книжки․
- Вносить в него все записи о работе, увольнении, награждениях на основании приказов․
- Обеспечить учет, хранение и выдачу книжек и вкладышей к ним․
Ключевые обязанности работодателя при увольнении
Самое критичное нарушение, за которое работодателя привлекают к ответственности, — это невыдача трудовой книжки в день увольнения․
Что должен сделать работодатель в день увольнения (последний день работы):
- Произвести окончательный расчет с работником (все причитающиеся суммы)․
- Выдать трудовую книжку (бумажную или выписку из электронной) с внесенной записью об увольнении․
- Запись об увольнении должна точно соответствовать тексту приказа об увольнении и содержать дату увольнения, причину (формулировка из ТК РФ) и подпись ответственного лица․
Сроки внесения других записей: Все остальные записи (о приеме, переводе, награждении) вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня издания документа․
Ответственность за нарушение обязанностей
За неисполнение обязанностей по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек работодатель (юридическое лицо или ИП) несет административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ․
- Для юридических лиц и ИП: Штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
- Для должностных лиц (директор, главный бухгалтер, кадровик): Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет․
Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, а также о восстановлении незаконно уволненного статуса, если запись об увольнении была внесена некорректно․
Краткий итог: что должен помнить работодатель?
- Обязанность есть не у всех: Только у юрлиц и ИП, для которых работа сотрудника является основной и длится >5 дней․
- Приоритет — электронный формат: Если сотрудник не потребовал бумажную книжку, ваша обязанность, корректно передавать данные о нем в ПФР․
- Бумажная книжка — по требованию: При наличии заявления сотрудника или невозможности использовать ЭТК — выдаем стандартный бланк, ведем, храним․
- Выдача при увольнении — святое: В день увольнения обязательно: расчет + выдача книжки (или выписки) с корректной записью․ Никаких отговорок․
- Хранение и учет: Даже если сотрудник уволен, его бумажная трудовая книжка (или вкладыш) хранится у работодателя в соответствии с правилами архивного дела․