Вопрос о том‚ обязана ли организация вести запись в трудовой книжке у лица‚ которое одновременно является её учредителем (единственным или совместным) и занимает должность директора‚ часто вызывает споры. Ответ зависит от того‚ считается ли такое лицо работником организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ и от того‚ как оформлены его трудовые отношения.
Содержание
- Правовая база
- Кто считается работником?
- Единственный учредитель‑директор
- Совместный учредитель‑директор
- Как оформить запись в трудовой книжке
- Последствия отсутствия записи
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 77‚ 78‚ 79‚ 80‚ 81‚ 82‚ 83.
- Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек» (приказ Минтруда России от № 6н)‚ пункт 26 которой гласит:
«Записи о приеме на работу‚ заключении трудового договора (контракта)‚ переводе на другую постоянную работу‚ присвоении категории (разряда‚ класса)‚ увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение семи календарных дней после его издания‚ а при увольнении – в день увольнения».
Дополнительные разъяснения содержатся в письмах Роструда (например‚ письмо № 1143‑ТЗ от 11 мартa 2009 г.) и в рекомендациях‚ опубликованных на официальных порталах Моё дело и Главного управления по труду и занятости населения.
Кто считается работником?
Согласно статье 77 ТК РФ‚ работником считается лицо‚ которое:
- находится в трудовых отношениях с работодателем‚ то есть заключило трудовой договор (контракт) или иной документ‚ признаваемый ТК РФ как основание трудовых отношений;
- получает заработную плату за выполненную работу.
Если учредитель организации не заключает с ней трудовой договор‚ а действует исключительно в качестве учредителя‑участника (например‚ получает прибыль в виде дивидендов)‚ то он не считается работником и запись в трудовую книжку не требуется.
Однако в большинстве практических ситуаций учредитель одновременно исполняет функции генерального директора и получает заработную плату за управленческую работу. В этом случае он считается работником‚ и все требования к трудовой книжке применяются.
Единственный учредитель‑директор
Если в ООО (или АО) единственный учредитель одновременно занимает должность генерального директора‚ порядок оформления выглядит так:
- Приём на работу. Необходимо оформить трудовой договор (или приказ о приёме на работу) на основании решения единственного учредителя. В приказе указывается дата начала работы‚ должность‚ размер заработной платы.
- Внесение записи в трудовую книжку. По пункту 26 Инструкции запись вносится в течение 7 календарных дней после издания приказа. Запись выглядит следующим образом:
Приём на работу: «Генеральный директор»‚ с г.‚ на основании приказа № 12 от г.‚ решение учредителя от г.
- Увольнение. При увольнении (по собственному желанию‚ по решению учредителя или по другим основаниям) оформляется приказ об увольнении‚ а в трудовой книжке делается запись с указанием основания (например‚ «по собственному желанию»‚ ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ).
Важный момент: даже если учредитель является единственным владельцем‚ приказ об увольнении должен быть подписан им же (или другим уполномоченным лицом‚ если учредитель делегировал полномочия).
Совместный учредитель‑директор (несколько учредителей)
Когда директор является одним из нескольких учредителей‚ порядок аналогичен‚ но документальная база немного меняется:
- Решение о приёме/увольнении директора принимается общим собранием учредителей (протокол собрания) или решением‚ принятым большинством голосов.
- На основании этого решения издаётся приказ работодателя‚ в котором указываются реквизиты решения (дата‚ номер протокола).
- Запись в трудовую книжку вносится в те же сроки – в течение 7 дней.
Если же директор‑учредитель не получает заработную плату‚ а только дивиденды‚ то запись в трудовую книжку не требуется‚ так как трудовых отношений нет.
Как оформить запись в трудовой книжке
Шаг 1. Подготовка документов
- Решение учредителя (единственного или собрания учредителей) о приёме/увольнении директора.
- Приказ работодателя (директора организации) о приёме/увольнении‚ в котором указывается ссылка на решение учредителя.
- Трудовой договор (если он заключён).
Шаг 2. Оформление записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (стр. 4–5) трудовой книжки. Пример формулировки:
Приём на работу: «Генеральный директор»‚ с г.‚ на основании приказа № 5 от г.‚ решение учредителя № 1 от г.
Шаг 3; Сроки
Согласно пункту 26 Инструкции – не более 7 календарных дней после издания приказа. При увольнении запись делается в тот же день.
Шаг 4. Подтверждение
Запись заверяется печатью организации и подписью лица‚ уполномоченного на ведение кадровой документации (обычно HR‑менеджер или главный бухгалтер).
Последствия отсутствия записи
- Для работника‑учредителя: отсутствие записи может вызвать трудности при получении пенсии‚ пособий‚ а также при проверках со стороны инспекции труда.
- Для организации: нарушение Трудового кодекса влечёт административную ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Для налоговых органов: отсутствие трудового договора и записи в книжке может привести к пересмотру налоговой базы (неправильный расчёт страховых взносов‚ СЗВ‑ТД и т.д.).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вести трудовую книжку‚ если я единственный учредитель и получаю только дивиденды?
Нет. Если вы не получаете заработную плату и не заключаете трудовой договор‚ то вы не являетесь работником‚ и запись в трудовой книжке не требуеться.
Можно ли обойтись без трудового договора‚ если я учредитель‑директор?
Теоретически – да‚ если вы оформляете отношения как «исполнительный директор» без выплаты зарплаты. На практике налоговые органы и инспекция труда рассматривают такие схемы как попытку уклонения от уплаты взносов‚ поэтому рекомендуется заключать трудовой договор.
Как оформить запись‚ если трудовая книжка была заведена до ?
Записи вносятся в старую книжку до тех пор‚ пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе». При их исчерпании оформляется вкладыш в ту же книжку (см. пункт «Правила внесения записей в трудовую книжку»).
Что делать‚ если я уволил себя (единственного учредителя) без официального приказа?
Необходимо оформить приказ об увольнении‚ подписанный самим учредителем‚ и внести запись в книжку с указанием основания «по собственному желанию» (ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ).
Какие документы нужны для СЗВ‑ТД‚ если я учредитель‑директор?
Трудовой договор‚ приказ о приёме на работу‚ копия записи в трудовой книжке‚ сведения о заработной плате. Без этих документов СЗВ‑ТД не подаётся‚ что считается нарушением.
Запись в трудовой книжке обязательна для учредителя‚ который одновременно является работником организации (т. е. получает заработную плату и имеет трудовой договор). Приём и увольнение оформляются приказом работодателя‚ а в качестве правовой основы используется решение учредителя (единственного или собрания учредителей). Срок внесения записи – не более 7 календарных дней.
Если же учредитель не получает зарплату и не заключает трудовой договор‚ то он не считается работником‚ и запись в трудовую книжку не требуется. Однако в большинстве практических ситуаций такой статус приводит к необходимости вести полную кадровую документацию‚ иначе возможны штрафы‚ проблемы с пенсионным обеспечением и налоговыми проверками.
Таким образом‚ рекомендация – оформить трудовые отношения официально‚ оформить приказ и своевременно внести запись в трудовую книжку‚ даже если вы являетесь единственным учредителем компании.
Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов‚ разъяснений Роструда и практических рекомендаций‚ опубликованных на порталах КонсультантПлюс‚ Моё дело и в официальных письмах Министерства труда РФ.