Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ В процессе трудовых отношений нередко возникают вопросы, связанные с правилами ее ведения, хранения и выдачи․ Должно ли предприятие обязательно выдавать трудовую книжку на руки работнику? В этой статье мы подробно разберем обязанности работодателя в отношении этого важного документа, опираясь на действующее трудовое законодательство․
Что такое «обязанность» предприятия?
Прежде чем перейти к конкретным действиям с трудовой книжкой, важно понять саму суть понятия «обязанность»․ Как следует из толковых словарей, обязанность — это то, что входит в круг обязательных действий, поступков кого-либо․ Это долг, ответственность и необходимость, от которых нельзя просто так отказаться․
В контексте трудового права обязанность работодателя — это не просто моральный долг или желание, а строгое требование закона․ В отличие от пассивных обязанностей (где достаточно просто не совершать каких-то действий), ведение и выдача трудовых книжек относятся к категории активных обязанностей — они требуют от предприятия совершения конкретных действий в установленные сроки; У организации нет практической возможности избежать этих действий без наступления юридической ответственности․
Когда предприятие обязано выдать трудовую книжку?
Законодательство четко определяет ситуации, при которых предприятие обязано осуществить выдачу трудовой книжки работнику․ Рассмотрим их подробнее․
При увольнении работника
Это самая частая и основная ситуация․ Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет․
Если в день увольнения выдать документ невозможно (например, работник отсутствует или отказывается ее забирать), предприятие не просто хранит книжку․ Чтобы избежать ответственности за задержку, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи․
По письменному заявлению работника (для предоставления сведений)
Работник может нуждаться в трудовой книжке для оформления пенсии, кредита или других целей․ По письменному заявлению сотрудника предприятие обязано выдать ему оригинал трудовой книжки на руки в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления․ При этом работник должен вернуть документ в отдел кадров также в течение трех рабочих дней после его возвращения из организации, затребовавшей книжку․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В связи с внедрением электронных трудовых книжек, работники, которые решили отказаться от бумажного формата, должны получить свою бумажную трудовую на руки․ Предприятие обязано выдать ее в день подачи работником соответствующего заявления о переходе на ЭТК, поставив в ней отметку о подаче заявления․
Обязанность по ведению и хранению
Выдача трудовой книжки — это лишь финальный этап․ На протяжении всего времени работы сотрудника на предприятии лежит целый комплекс активных обязанностей:
- Прием и оформление: При поступлении на работу впервые, предприятие обязано оформить новую трудовую книжку за свой счет․
- Внесение записей: Все изменения в трудовой деятельности (перевод, повышение, увольнение) должны быть зафиксированы в установленный срок (как правило, в течение 5 рабочих дней)․
- Хранение: Трудовые книжки и их дубликаты должны храниться в организации как документы строгой отчетности (в несгораемых сейфах или шкафах)․ Выдача на руки допускается только по описи в исключительных случаях, описанных выше․
- Выдача дубликата: Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, предприятие обязано выдать работнику дубликат, самостоятельно собирая информацию о предыдущем стаже․
Ответственность предприятия за невыдачу трудовой книжки
Поскольку выдача трудовой книжки — это закрепленная законом обязанность, ее неисполнение влечет за собой серьезные последствия для работодателя:
- Материальная ответственность: Если задержка выдачи трудовой книжки при увольнении лишила работника возможности трудоустроиться, предприятие обязано возместить работнику неполученный заработок (ст․ 234 ТК РФ)․ Дни задержки оплачиваются из расчета среднего заработка․
- Административная ответственность: За нарушение трудового законодательства (включая несвоевременную выдачу документов) предусмотрены штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Для должностных лиц и ИП штраф может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․
Подведение итогов
Резюмируя все вышесказанное, можно дать однозначный ответ: предприятие абсолютно обязано выдавать трудовые книжки․ Это не право, а строгая юридическая необходимость (повинность и долг работодателя), прописанная в Трудовом кодексе․
Главные правила, которые должен помнить работодатель:
- При увольнении — выдача в последний рабочий день․
- Для предоставления сведений — выдача по письменному заявлению на срок не более 3 дней․
- При задержке, немедленное отправление уведомления о необходимости забрать документ․
Соблюдение этих правил защищает не только права работника, но и само предприятие от необоснованных финансовых потерь и штрафов со стороны контролирующих органов․