Вопрос о ведении трудовых книжек остается актуальным, особенно на фоне цифровых реформ. Ответ зависит от страны, статуса работодателя и даты приема на работу. В этой статье подробно разберем, кто и в каких случаях обязан вести бумажную или электронную трудовую книжку, основываясь на актуальных нормативных актах и практике.
Ключевой принцип: обязанность работодателя, а не работника
Важно сразу прояснить главное: Законом не установлена обязанность работника вести трудовую книжку. Обязанность по оформлению, ведению и хранению этого документа лежит исключительно на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе).
Если работник приносит свою уже существующую бумажную книжку, работодатель обязан по его требованию вносить в нее соответствующие записи (о приеме, увольнении, переводах). Если книжки у работника нет, работодатель должен ее оформить за свой счет.
Ситуация в Российской Федерации (ТК РФ)
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, обязанность вести трудовые книжки на всех работников возложена на:
- Организации (любой организационно-правовой формы).
- Индивидуальных предпринимателей (ИП), использующих труд наемных работников. Эта обязанность действует с 6 октября 2006 года. До этой даты ИП были обязаны лишь выдавать работникам справки о трудовой деятельности.
- Физических лиц, не являющихся ИП, но принимающих работников по трудовому договору. Они также обязаны вести книжки в установленном порядке.
Обязанности работодателя по ведению
Работодатель должен:
- Постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения).
- Вносить записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, об увольнении и об иных основаниях прекращения трудового договора.
- Оформлять записи четко, без исправлений, с указанием даты и подписей уполномоченных лиц.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в России
С 1 июля 2021 года в России параллельно с бумажными действует система электронных трудовых книжек. С 2026 года процесс цифровизации продолжается:
- Работник может выбрать: получать записи только в электронном виде (в форме сведений в реестре) или также на бумажном бланке.
- Если работник не подал заявление о ведении бумажной книжки, работодатель вносит сведения только в ЭТК.
- Бумажная книжка в 2026 году оформляется в основном только при выдаче дубликата утерянной/пришедшей в негодность книжки или по письменному заявлению работника о желании иметь бумажный носитель.
Ситуация в Украине (на примере данных до 2026 года)
Обязанность оцифровать
В Украине с 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном виде (Единая государственная автоматизированная система учета трудового стажа).
Что нужно делать владельцам старых книжек?
Владельцам трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года, необходимо пройти процедуру их оцифровки в установленные сроки (до ). Это можно сделать через:
- Центры предоставления административных услуг (ЦНАП).
- Портал «Дія» (если функция доступна).
- Соответствующие органы Пенсионного фонда Украины.
Обязанность работодателя
Работодатель (включая ИП) на Украине также обязан по требованию работника вносить записи в его бумажную трудовую книжку до завершения процесса полной цифровизации. После основным будет электронный учет.
Что делать работнику? Практические шаги
- Проверить наличие книжки. Если ее нет, работодатель обязан оформить новую (бумажную или перейти на ЭТК по соглашению).
- Следить за внесением записей. Записи должны вноситься не реже одного раза в месяц (для общественных работ, по иному регламенту).
- При увольнении обязательно получить в отделе кадров заверенную копию трудовой книжки или выписку из ЭТК. Проверить правильность формулировок и дат.
- Для жителей Украины: если у вас есть старая книжка (до 2004 г.), срочно инициируйте процедуру ее оцифровки до июня 2026 года.
- Уточнить у работодателя, в какую систему (бумажную или электронную) он вносит данные, и дать письменное согласие или заявление, если требуется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: А если работодатель отказывается вести книжку?
Это прямое нарушение Трудового кодекса (ст. 66 ТК РФ). Работник может:
- Письменно потребовать от работодателя оформить записи.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Подать иск в суд о восстановлении своих прав и взыскании компенсации за задержку записи.
Вопрос: Что такое «общественные работы» в контексте записей в книжку?
Речь идет о работах, выполняемых безработными по направлению службы занятости. В их трудовую книжку (или выдается отдельный документ) вносятся сведения об исполнении этих работ не реже одного раза в месяц.
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить старые бумажные книжки после перехода на ЭТК?
Да. Работодатель обязан хранить трудовые книжки (бумажные) и их вкладыши после увольнения работника в соответствии с установленными сроками хранения (75 лет). При переходе на ЭТК бумажная книжка возвращается работнику, если он этого пожелал.
Ведение трудовой книжки — это безусловная обязанность работодателя, а не права или обязанность работника. В 2026 году ключевые тренды — это:
- В России: доминирование электронных трудовых книжек при сохранении возможности иметь бумажный носитель по заявлению.
- В Украине: завершающий этап перехода на полностью цифровой учет стажа с обязательной оцифровкой старых документов.
Работнику следует активно контролировать правильность и своевременность внесения записей, а при необходимости — отстаивать свои права через контролирующие органы.
Примечание: Информация в статье основана на данных, актуальных на май 2026 года, и носит ознакомительный характер. Для решения конкретных правовых ситуаций необходимо консультироваться с юристом или официальными источниками (ТК РФ, законодательство Украины, сайты ГИТ, Пенсионного фонда).