Краткий ответ: Да, если у соискателя есть бумажная трудовая книжка (или электронная), он обязан предоставить её работодателю или, в случае отказа от бумажного варианта, предоставить сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц (РСЗЛ). Исключения составляют случаи совместительства, вахтовой работы и трудоустройства впервые (тогда оформляется только электронная трудовая книжка).
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Обязанность соискателя предоставить трудовую книжку
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
- Исключения и особые случаи
- Порядок оформления записи о приёме на работу
- Практические рекомендации работодателю и соискателю
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие порядок предоставления и ведения трудовых книжек в 2026 году:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ, редакция от с изменениями от .
- Приказ Минтруда России «Об организации ведения электронных трудовых книжек» (утверждён в 2022 г., действует и в 2026 году).
- Постановление Правительства РФ «О порядке ведения реестра застрахованных лиц» (РСЗЛ).
Обязанность соискателя предоставить трудовую книжку
Согласно статье 65 ТК РФ:
Гражданин обязан предоставить работодателю трудовую книжку (при её наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц.
Это требование распространяется на всех работников, за исключением следующих категорий (см. пункт 4).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С 1 января 2022 года все впервые трудоустраиваемые граждане получают электронную трудовую книжку вместо бумажного варианта. В 2026 году процесс выглядит так:
- Работодатель оформляет приказ о приёме на работу и вносит запись в электронный реестр (СФР) через форму ЕФС‑1.
- Ответственный сотрудник (назначаемый руководителем) следит за корректностью данных и своевременным их обновлением.
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или приложение ЭТК.
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может:
- Сохранить её и предоставить работодателю для внесения записи.
- Отказаться от бумажного варианта и запросить перевод данных в электронный реестр (посредством подачи заявления в ПФР).
Исключения и особые случаи
Не требуется предоставлять трудовую книжку в следующих ситуациях:
- Совместительство. При заключении трудового договора по совместительству запись в трудовую книжку не вносится (см. документ «Документы при приёме на работу 2026», пункт о совместительстве).
- Вахтовый метод работы. Для работников, занятых вахтовым методом, запись делается в отдельный раздел, но предоставление книжки не является обязательным, если работник уже имеет ЭТК.
- Первичное трудоустройство. Если соискатель впервые поступает на работу, ему выдаётся только электронная трудовая книжка – бумажную оформлять не нужно.
- Отказ от бумажной книжки. Работник может отказаться от бумажного варианта, предоставив работодателю справку из РСЗЛ о трудовой деятельности.
Порядок оформления записи о приёме на работу
Для работодателя важно выполнить следующие шаги в течение пяти рабочих дней после издания приказа (см. инструкцию по заполнению трудовых книжек 2026 г.):
- Подготовить приказ о приёме на работу (указывая номер, дату и реквизиты приказа).
- Если у работника бумажная трудовая книжка – внести запись в графы 1, 2 и 4: порядковый номер записи, дата и реквизиты приказа.
- Для ЭТК – загрузить данные в СФР через форму ЕФС‑1, назначив ответственного сотрудника.
- Вернуть оригиналы всех предоставленных документов (паспорт, СНИЛС, ТК) работнику, за исключением ТК, которая остаётся у работодателя.
Практические рекомендации
Для работодателя
- Включите в список обязательных документов при приёме на работу пункт «трудовая книжка (при наличии) либо справка из РСЗЛ».
- Назначьте ответственного за ведение ЭТК и обучение персонала работе с СФР.
- Проверяйте срок действия ТК: если книжка изношена, предложите сотруднику оформить новую (бумажную или электронную).
- Сохраняйте копию приказа и подтверждение загрузки данных в СФР в личном деле сотрудника.
Для соискателя
- Если у вас есть бумажная трудовая книжка – возьмите её на собеседование и подготовьте к передаче.
- Если вы хотите отказаться от бумажного варианта – заранее запросите в ПФР выписку из Реестра застрахованных лиц (РСЗЛ) и подготовьте заявление об отказе.
- При первом трудоустройстве проверьте, что вам выдана электронная трудовая книжка и вы получили доступ к ней.
- Сохраняйте копии всех документов, переданных работодателю, и требуйте их возврат после оформления записи.
В 2026 году предоставление трудовой книжки (бумажной или электронной) при приёме на работу остаётся обязательным, если у работника она есть. Исключения составляют совместительство, вахтовый метод и случаи, когда работник впервые трудоустраивается – тогда оформляется только электронная трудовая книжка. Соблюдение сроков и правильное оформление записей гарантируют законность трудовых отношений и упрощают дальнейшее ведение кадрового учёта.
Статья подготовлена на основе актуальной информации из открытых источников (дата обращения: ).