Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в России. С 1 января 2021 года правила её ведения претерпели значительные изменения: бумажный формат больше не обязателен для новых сотрудников, а электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной. Ниже разберём, кто именно отвечает за её заведение, как это делается и какие нюансы стоит учитывать.
Кому принадлежит обязанность заведения трудовой книжки?
- Работодатель – основной субъект, который обязан вести трудовые книжки всех сотрудников (за исключением индивидуальных предпринимателей, которые не подпадают под действие Трудового кодекса РФ).
- Внутри организации за оформление обычно отвечает отдел кадров или специалист кадрового обеспечения.
- При отсутствии отдела кадров работодатель может заключить договор с внешним кадровым агентством.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, вносить в них сведения о приёме, переводах, увольнениях и т.п.
Порядок заведения трудовой книжки для новых сотрудников
Сотрудники, которые впервые устроились на работу
С 1 января 2021 года для новых сотрудников бумажная трудовая книжка не оформляется. Работодатель сразу заводит электронную трудовую книжку.
- Нужно зарегистрировать сотрудника в системе СФР (Система Федеральной регистрации) и открыть для него электронный профиль.
- Вводятся данные о приёме, должности, зарплате, дате начала работы.
- При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику сведения по форме ЕФС‑1 (Единый федеральный справочный документ).
Сотрудники, которые уже имели трудовую книжку
Если работник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, то:
- Работодатель может продолжить вести бумажную книжку, если это удобно.
- Можно переходить на электронную форму – для этого необходимо подписать заявление о переходе.
- Если работник потерял или порчает бумажную книжку, работодатель выдает дубликат в бумажном виде и одновременно обновляет данные в системе СФР.
Переход на электронную трудовую книжку
Сотрудники, которые ранее имели бумажную трудовую книжку, но отказались от неё в 2020 году, могут в любой момент перейти на электронную форму. Для этого требуется:
- Подписание заявления о переходе (статья 65 ТК РФ).
- Передача всех актуальных сведений в систему СФР.
- Сохранение бумажной копии в архиве работодателя (по закону, документ должен храниться 10 лет после окончания трудового договора).
Что делать при утрате или порче бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник сообщает о потере или порче бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Выдать дубликат в бумажном виде.
- Обновить данные в системе СФР (если работник уже перешёл на ЭТК).
- Сохранить копию дубликата в архиве на 10 лет.
Как вести электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляется через портал СФР или через специализированные кадровые системы, интегрированные с федеральной системой. Основные шаги:
- Регистрация сотрудника в системе.
- Внесение сведений о приёме, переводах, повышениях, увольнениях.
- Регулярное обновление данных (например, при изменении зарплаты).
- Периодический экспорт отчётов для внутреннего контроля.
- Обеспечение доступа к данным сотрудника (соблюдение конфиденциальности).
Важно помнить, что электронная трудовая книжка должна быть доступна сотруднику в любой момент, а также сохраняться в резервных копиях.
Краткое резюме
- Обязанность заведения трудовой книжки лежит на работодателе.
- Для новых сотрудников с 2021 года оформляется только электронная трудовая книжка.
- Сотрудники с прежним стажем могут продолжать бумажную книжку, перейти на электронную или получить дубликат при утрате.
- Переход на электронную форму требует подписания заявления и обновления данных в системе СФР.
- Ведение трудовой книжки (бумажной или электронной) должно соблюдаться в течение 10 лет после окончания трудового договора.
Таким образом, заведение трудовой книжки – это обязанность работодателя, которую он выполняет через отдел кадров, используя как бумажный, так и электронный формат в соответствии с действующим законодательством.