Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и профессиональные достижения работника.
В то время как законодательством в первую очередь возлагается обязанность её ведения и хранения на работодателя, работник также имеет ряд обязательств. Их нарушение влечёт административную, гражданско‑правовую и (в отдельных случаях) уголовную ответственность.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка» и статья 232 «Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 90‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции от № 439‑ФЗ).
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) – статья 5.27 «Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда, регулирующие порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) с 1 января 2026 г.

Обязанности работника в отношении трудовой книжки

Предоставление достоверных сведений

Работник обязан при поступлении на работу предоставить работодателю:

1. Свою трудовую книжку (или заявление о переходе на электронную форму) в надлежащем виде.
2. Правильно заполненные сведения о предыдущих местах работы, если они уже внесены в книжку.
3. Своё полное имя, дату рождения, пол, гражданство – в точности, как указано в паспорте.

Своевременное получение и возврат книжки

После оформления записи (приём, перевод, увольнение) работник обязан:

• Подписать запись в трудовой книжке в установленный срок (не позднее 3‑х рабочих дней после её внесения).
• Получить книжку от ответственного лица (начальника отдела кадров, руководителя и т.п.).
• При увольнении – забрать книжку в день увольнения; в случае невозможности – оформить письменный запрос и получить книжку в течение 5 дней.

Сохранность документа

Трудовая книжка является личным документом работника, поэтому он обязан:

• Хранить её в надёжном месте, защищённом от порчи, утраты и кражи.
• Не передавать книжку третьим лицам без законных оснований (например, без согласия работодателя при переводе).
• Не вносить в книжку записи самостоятельно (за исключением подписи в своей записи о приёме/увольнении).

Уведомление работодателя о изменениях

Работник обязан незамедлительно информировать работодателя о любых изменениях, влияющих на запись в книжке:

• Изменение фамилии, имени, отчества (по браку, усыновлению и т.д.).
• Смена гражданства, если это отражается в официальных документах.
• Получение наград, квалификационных аттестатов, которые подлежат внесению в книжку.

Виды ответственности работника

Административная ответственность

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка обращения с трудовыми книжками (в т.ч. за:

• Умышленное или небрежное уничтожение, порчу, утрату трудовой книжки;
• Самовольное внесение записей без согласования с работодателем;
• Отказ от подписания записи в установленный срок;

может быть наложен штраф:

• для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Гражданско‑правовая ответственность

Если из‑за действий работника (утрата, порча книжки) он не может подтвердить трудовой стаж, это может привести к:

• Отказу в выплате пенсии, пособий и иных социальных выплат;
• Необходимости возмещения работодателю расходов, связанных с восстановлением записей (например, затраты на получение справок из архивов).

Уголовная ответственность

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за подделку официальных документов (ст. 327 УК РФ). Если работник:

• Самовольно вносит, изменяет или удаляет записи в трудовой книжке,
• Подделывает подписи ответственных лиц,

это может квалифицироваться как преступление, влекущее штраф, исправительные работы или лишение свободы (в зависимости от тяжести деяния).

Дисциплинарные меры

Работодатель вправе применить к работнику дисциплинарные взыскания (выговор, штраф) за:

• Отказ от подписания записи в установленный срок;
• Нарушение правил хранения и передачи трудовой книжки.

Эти меры фиксируются в личном деле работника и могут учитываться при последующих кадровых решениях.

Практические примеры нарушения ответственности

1. Утрата трудовой книжки при переезде. Работник не уведомил работодателя о потере, не обратился в органы ЗАГС/ПФР за восстановлением. В результате он не смог подтвердить стаж при оформлении пенсии, а также был оштрафован по статье 5.27 КоАП РФ.
2. Самовольное внесение записи о повышении квалификации. Работник, желая ускорить процесс получения надбавки, самостоятельно вписал в книжку сведения о пройденном курсе без подписи руководителя. За подделку официального документа ему был предъявлен уголовный иск.
3. Отказ подписать запись о приёме на работу. Работник не подписал запись в течение 3 дней, ссылаясь на «неудобство». Работодатель оформил выговор, а в случае повторного нарушения – штраф по ТК РФ.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению ЭТК. При этом:

• Работник может подать заявление о переходе на электронный вариант; после этого работодатель освобождается от ответственности за физическое хранение бумажной книжки.
• Обязанность работника сохраняется – он должен своевременно подтверждать записи в системе (подтверждать электронную подпись) и сохранять доступ к личному кабинету.
• За неиспользование ЭТК без уважительных причин (например, отказ от подписания в электронном виде) может быть наложен административный штраф в размере от 2 000 до 5 000 рублей.

Как избежать ответственности

• Своевременно подписывайте все записи. Делайте это в течение 3‑х рабочих дней после их внесения.
• Храните книжку в надёжном месте. Не оставляйте её в общественных местах, не передавайте без необходимости.
• Уведомляйте работодателя о любых изменениях. Своевременное информирование избавит от необходимости вносить исправления.
• При переходе на ЭТК следите за доступом к личному кабинету. Регулярно проверяйте, что все записи корректны.
• При утере или порче книжки сразу сообщайте работодателю. Это позволит оформить восстановление без штрафов.

Хотя основная нагрузка за ведение и хранение трудовой книжки лежит на работодателе, работник также несёт существенную правовую ответственность. Нарушения могут привести к административным штрафам, дисциплинарным взысканиям, а в тяжких случаях – к уголовной ответственности. Соблюдение простых правил (своевременная подпись, бережное хранение, информирование о изменениях) позволяет избежать конфликтов и гарантировать корректное фиксирование трудового стажа.

Дата подготовки статьи: