Краткий ответ: Да. Предприниматель, зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя (ИП) или как юридическое лицо, обязан вести трудовые книжки (бумажные или электронные) для всех работников, которые находятся у него в трудовых отношениях. С 1 января 2026 года в России полностью завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и теперь большинство работодателей обязаны использовать именно их.

Правовая база

Обязанность вести трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 67, 68, 69, 71.
2. Федеральный закон от  № 184‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
3. Приказ Минтруда России от  № 331н «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
4. Постановление Правительства РФ от  № 2152 «О завершении переходного периода по внедрению ЭТК».

Согласно этим документам, все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны вести трудовые книжки в той форме, которая предусмотрена законодательством (бумажную или электронную).

Кто именно обязан вести трудовую книжку?

Обязанность вести трудовую книжку распространяется на:

• Организации любой формы собственности (ООО, АО, ПАО и др.).
• Индивидуальных предпринимателей (ИП), у которых есть наёмные работники.
• Государственные и муниципальные учреждения.

Если предприниматель работает без наёмных работников (например, самозанятый), вести трудовую книжку не требуется.

Выдача и оформление

• При приёме на работу работнику должна быть выдана (или оформлена в системе ЭТК) трудовая книжка.
• В трудовую книжку вносятся сведения о трудовом договоре, должности, сроках работы, отпусках, повышениях и т.д.

Хранение и защита

• Электронные трудовые книжки хранятся в федеральной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
• Предприниматель обязан обеспечить доступ работника к его ЭТК (через портал Госуслуг или мобильное приложение).
• При использовании бумажных книжек – они хранятся в надёжном месте, доступ к которым ограничен посторонними.

Обновление данных

• Все изменения в трудовых отношениях (переводы, повышение квалификации, увольнение) фиксируются в течение трёх рабочих дней после их факта.
• В случае электронных книжек обновление происходит автоматически через интеграцию с бухгалтерскими программами.

Сдача в архив

При увольнении работника трудовая книжка (бумажная) передаётся ему, а электронная – остаётся в системе, но работнику предоставляется доступ к её содержимому.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что:

• Большинство работодателей (в т.ч. ИП) обязаны использовать электронный формат.
• Бумажные трудовые книжки могут использоваться только в исключительных случаях (например, если работник отказывается от ЭТК).
• ЭТК обеспечивает автоматический контроль со стороны государственных органов и упрощает процесс заполнения.

Как оформить ЭТК?

1. Зарегистрировать свой бизнес в системе Госуслуги как работодатель.
2. Подключить бухгалтерскую программу, поддерживающую интеграцию с ЭТК (1С:Бухгалтерия, SAP, МойСклад и др.).
3. Создать электронную трудовую книжку для каждого нового сотрудника – система автоматически генерирует запись.
4. Уведомить работника о создании ЭТК и предоставить инструкцию по доступу.

Преимущества ЭТК

• Сокращение бумажного документооборота.
• Мгновенный доступ к данным для инспекции труда.
• Автоматическое обновление при изменении условий труда.
• Уменьшение риска потери или порчи документов.

Возможные проблемы и как их избежать

• Технические сбои. Регулярно делайте резервные копии данных в бухгалтерской системе.
• Отказ работника от ЭТК. В случае отказа необходимо оформить бумажную трудовую книжку, но при этом уведомить инспекцию о таком случае.
• Неправильное заполнение. Используйте шаблоны, предусмотренные Минтрудом, и проверяйте записи перед отправкой в систему.

Переходный период и текущие сроки

Согласно новостному сообщению от 28 июня 2026 года, премьер-министр РФ Дмитрий Медведев объявил о полном завершении переходного периода по внедрению ЭТК. С этой даты:

• Все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде.
• Для работников, у которых уже есть бумажные книжки, предусмотрена возможность их перевода в электронный формат по заявлению.
• Контроль со стороны Фонда социального страхования (ФСС) и ПФР осуществляется в режиме онлайн.

Что делать предпринимателю, если он ещё не перешёл на ЭТК?

1. Проверьте статус в личном кабинете на портале Госуслуг – есть ли у вас подключение к системе ЭТК.
2. Выберите программное обеспечение, которое поддерживает автоматическую передачу данных в ЭТК.
3. Обучите персонал (бухгалтерию, HR) правилам заполнения электронных записей.
4. Сформируйте план миграции для текущих работников: собрать их согласия, создать электронные книжки, уведомить о переходе.
5. Контролируйте сроки – все изменения должны быть внесены в течение трёх рабочих дней, иначе предусмотрены штрафы (от 5 000 руб. до 30 000 руб. за каждое нарушение).

Ответственность за нарушение требований

За несоблюдение обязанностей по ведению трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для индивидуального предпринимателя – от 5 000 руб. до 30 000 руб.
• Штраф для юридического лица – от 10 000 руб. до 50 000 руб;
• В случае систематических нарушений – возможность приостановления деятельности предприятия.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте статус ЭТК в личном кабинете работодателя.
• Ведите журнал изменений в отдельном документе, чтобы в случае проверки быстро предоставить доказательства своевременного внесения записей.
• Обеспечьте доступ работников к их электронным книжкам через мобильные приложения.
• Сохраняйте копии договоров и приказов, связанных с изменениями условий труда, в электронном виде.
• Периодически проводите внутренний аудит соблюдения требований ТК РФ и ФЗ «Об электронных трудовых книжках».

Итак, предприниматель в России обязан вести трудовые книжки для всех своих работников. С 1 января 2026 года основной формат – электронная трудовая книжка (ЭТК), что упрощает процесс учёта и повышает контроль со стороны государственных органов. Переход на электронный формат обязателен, а несоблюдение требований влечёт за собой финансовые штрафы и возможные административные меры.

Для успешного ведения трудовых книжек предпринимателю следует:

1. Оформить подключение к системе ЭТК через портал Госуслуг.
2. Выбрать и настроить совместимую бухгалтерскую программу.
3. Обучить персонал правильному заполнению записей.
4. Контролировать своевременность внесения изменений.
5. Регулярно проверять соответствие требованиям Трудового кодекса.

Только при соблюдении всех этих пунктов предприниматель сможет избежать штрафов, обеспечить прозрачность трудовых отношений и поддерживать доверие своих сотрудников.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.