Трудовой кодекс Российской Федерации четко регламентирует порядок работы с трудовыми книжками. Для работодателя — будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП) — это не просто формальность, а строгая юридическая обязанность. Её нарушение влечет административную ответственность. Данная статья подробно разбирает, когда, как и в какой срок работодатель обязан принять трудовую книжку у сотрудника и, что не менее важно, выдать её при увольнении.

Обязанность принять трудовую книжку при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ)

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными актами (например, документ об образовании, если работа требует специальной подготовки).

Ключевой момент: Работодатель обязан принять предъявленную трудовую книжку. Отказать в приёме на работу только на основании того, что у кандидата нет трудовой книжки, нельзя. Однако если у человека её действительно нет (например, он впервые устраивается на работу), работодатель вправе попросить предоставить бумажный вариант, но это не является безусловным требованием для отказа.

Исключение из общего правила

Если работа у данного работодателя для сотрудника не является основной и он работает по срочному договору менее пяти дней, то работодатель не ведет на него трудовую книжку (ч. 1 ст; 66 ТК РФ); Но даже в этом случае при приеме на работу предъявить свою книжку (если она есть) сотрудник всё равно должен.

Обязанность вести трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ)

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В книжке должны быть сделаны все необходимые записи:

• о приеме на работу (с указанием наименования организации, должности, даты начала работы);
• об увольнении (с указанием основания и даты увольнения);
• о поощрениях и взысканиях.

Обязанность выдать трудовую книжку при увольнении (ст. 84.1, 62 ТК РФ)

Это самая важная и часто нарушаемая обязанность. Законодательство устанавливает два ключевых срока:

В день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ)

В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Это безусловное требование. Если в этот день выдать книжку невозможно (например, из-за болезни работника), она должна быть отправлена по его письменному заявлению за счет работодателя.

По письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ)

Если работник не получил книжку в день увольнения или нуждается в ней для других целей (например, для трудоустройства), он подает письменное заявление. В этом случае работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её заверенную копию, или сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа) не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.

Что выдать: бумажная книжка или сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ)?

С 1 января 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).

• Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает её вести и выдаёт при увольнении.
• Если работник не имеет бумажной книжки (например, впервые устраивается на работу), работодатель обязан внести сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронный вид в СФР и в день увольнения выдать работнику документ, подтверждающий эти сведения (СТД-Р). Выдать бумажный бланк в этом случае не нужно.
• Работодатель вправе, но не обязан попросить предоставить бумажную трудовую книжку при приеме на работу, если у сотрудника она уже есть.

Последствия нарушения обязанности выдать трудовую книжку

Невыдача трудовой книжки или её копии в установленный срок является административным правонарушением.

• Для должностных лиц и ИП — штраф от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
• Кроме того, работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой, что повлечет проверку.
• Отсутствие трудовой книжки может создавать проблемы самому работнику при устройстве на новую работу, оформлении пенсии или получении социальных льгот.

Практические рекомендации для работодателя

1. При приеме: Принимайте трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), проверяйте правильность заполнения предыдущих записей, сверяйте данные с паспортом.
2. При увольнении: В последний день работы подготовьте книжку с корректной записью об увольнении (указание даты, номера приказа, основания). Выдайте её под расписку.
3. При заявлении: Если работник не получил книжку в день увольнения, рассмотрите его письменное заявление и в течение 3 рабочих дней выдайте запрошенный документ (оригинал, заверенную копию или СТД-Р).
4. Для ИП: Индивидуальные предприниматели также обязаны вести трудовые книжки на наёмных работников в общем порядке.
5. Хранение: После увольнения трудовые книжки (или сведения) хранятся у работодателя в соответствии с установленными сроками (75 лет для книжек, выданных до 2024 года, и 70 лет для ЭТК).

Обязанность работодателя по приёму, ведению и выдаче трудовых книжек (или сведений о трудовой деятельности) является одной из базовых в трудовом праве. Её соблюдение защищает интересы как работника, так и самого работодателя от рисков административной ответственности. Ключевые даты — при приеме (ст. 65 ТК РФ) и, что критически важно, в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ) или в течение трех рабочих дней по заявлению (ст. 62 ТК РФ). В условиях действия системы электронных трудовых книжек работодатель должен чётко понимать, какой документ он обязан выдать конкретному сотруднику.