Трудовая книжка — это документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В условиях постепенного перехода на электронный формат (ЭТК) у многих работодателей возникают вопросы: как правильно вести бумажные книжки‚ нужно ли их отменять и какие отчеты сдавать в государственные органы? В этой статье мы подробно разберем все обязанности работодателя по отношению к трудовым книжкам в 2026 году.

Бумажная или электронная: как понять‚ что у работника?

До 31 декабря 2020 года работники должны были сделать выбор: оставить традиционную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. От этого выбора напрямую зависят действия работодателя.

• Если работник выбрал бумажную трудовую книжку: работодатель обязан продолжать её вести по традиционным правилам‚ вносить записи о приеме‚ переводах‚ увольнении и поощрениях.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК: бумажная трудовая выдается ему на руки. С этого момента работодатель освобождается от обязанности вести её на бумаге.
• Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года: бумажная трудовая книжка на него не оформляется (за исключением случаев‚ прямо предусмотренных ТК РФ). Его стаж сразу формируется в электронном виде.

Обязанности работодателя по ведению бумажных трудовых книжек

Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ в случае‚ когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Основные действия с бумажным документом:

1. Оформление: при заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку.
2. Ведение: своевременное и точное внесение записей о трудовой деятельности‚ переводах‚ квалификации и награждениях.
3. Выдача дубликата: если трудовая книжка утрачена или испорчена‚ работодатель обязан выдать дубликат.
4. Выдача при увольнении: в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): роль работодателя

Важно понимать: работодатель не ведет ЭТК в том смысле‚ в котором мы привыкли вести бумажную (не заполняет графы в какой-то своей базе). Официальное название цифровой трудовой книжки — СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности‚ предоставляемые из информационных ресурсов Социального фонда России). Держателем этой базы выступает Социальный фонд России (СФР).

Задача работодателя в сфере ЭТК:

Главная обязанность работодателя — передавать информацию о карьерных перемещениях сотрудника в базу Фонда. Это делается путем регулярной сдачи отчета ЕФС-1. Именно на основе этих отчетов СФР актуализирует электронную трудовую книжку работника.

Поскольку электронные трудовые стали внедряться только с 2020 года‚ карьерные перемещения до 31 декабря 2019 года включительно могут не отражаться в ЭТК (если работодатель ранее не подавал такие сведения в учетные органы). В ЭТК кратко перечислены лишь места трудоустройства и соответствующие им периоды работы.

Как убедиться‚ что у кандидата ЭТК?

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен понимать‚ в каком формате вести его трудовую деятельность. Электронные трудовые книжки содержат те сведения‚ которые работодатель представляет для хранения в информационных ресурсах СФР.

Чтобы убедиться‚ что у кандидата ЭТК‚ достаточно запросить у него соответствующую выписку. Работник может предоставить:

• Распечатанную форму СТД-СФР (или СТД-Р‚ если выписка берется у текущего работодателя).
• Электронный документ (файл)‚ который можно отправить по электронной почте.
• Сведения из личного кабинета на портале Госуслуг или в приложении СФР.

Краткий чек-лист для работодателя в 2026 году

Чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства‚ работодателю следует придерживаться следующих правил:

1. Проверьте статус трудовой книжки: при приеме на работу уточните‚ подавал ли сотрудник заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года.
2. Ведите бумажные книжки по запросу: если работник сохранил бумажный формат‚ продолжайте заполнять документ по всем правилам ТК РФ.
3. Сдавайте отчет ЕФС-1: своевременно передавайте сведения о трудовой деятельности всех сотрудников (и с бумажными‚ и с электронными книжками) в Социальный фонд России.
4. Не оформляйте бумажные бланки для новых сотрудников: если человек устраивается на работу впервые‚ оформлять ему бумажную трудовую не нужно — данные пойдут напрямую в СФР.
5. Выдавайте бумажные варианты при увольнении: если сотрудник увольняется и у него осталась бумажная трудовая‚ обязательно выдайте её на руки в последний рабочий день.

В 2026 году трудовые книжки существуют в двух параллельных форматах. Задача работодателя — корректно совмещать работу с обоими видами: аккуратно вести бумажные документы для тех‚ кто от них не отказался‚ и бесперебойно передавать цифровые данные в Социальный фонд России. Помните‚ что ЭТК — это не забота самого работника‚ а результат корректной отчетности работодателя‚ поэтому именно на вас лежит ответственность за актуальность данных о стаже ваших сотрудников.