Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, регулирующими ведение и хранение трудовых книжек, у работодателя существует чёткий перечень обязанностей по её выдаче, хранению и предоставлению копий. Ниже подробно рассмотрены все аспекты этих обязательств, актуальные на 2026 год.
Нормативная база
- ТК РФ, ст. 66 – ведение трудовых книжек на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
- ТК РФ, ст. 62 – выдача документов, связанных с работой, и их копий по требованию работника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- ТК РФ, ст. 84.1 – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора).
- Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (приложение № 2).
- Судебная практика:
- Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от г. № 4‑КГ21‑43‑К1 по делу № 2‑391/2020.
- Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от г. по делу № 88‑10719/2022.
Выдача трудовой книжки при приёме на работу
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку на каждого newly hired сотрудника, если:
- работа у данного работодателя является для работника основной;
- работник проработал у него более пяти дней.
Трудовая книжка выдаётся работнику не позднее трёх рабочих дней с момента её заведения (или с момента подачи заявления о выдаче, если работник уже имеет книжку и требует её копию). При этом:
- работник получает оригинал трудовой книжки;
- работодатель остаётся ответственным за её ведение и хранение до момента выдачи на руки (например, при переходе на электронную форму).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Основное правило – в день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении (п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом № 320н).
Если в день увольнения сотрудник не явился на работу (например, находился на больничном, в отпуске или не вышел по другим причинам), выдача производится:
- не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника с заявлением о выдаче трудовой книжки;
- или не позднее трёх рабочих дней со дня, когда работник фактически смог получить документ (например, после выхода на работу).
Судебная практика подтверждает, что задержка выдачи трудовой книжки считается нарушением только если она произошла по вине работодателя (Определение ВС РФ от , Определение Первого кассационного суда от ). В таких случаях работник может потребовать компенсацию за вынужденный простой или иные убытки.
Выдача трудовой книжки по запросу работника (в период действия трудового договора)
Согласно ст. 62 ТК РФ, работник имеет право потребовать:
- оригинал трудовой книжки (например, для подачи в Пенсионный фонд, при оформлении кредита и т.п.);
- заверенные копии страниц трудовой книжки.
Работодатель обязан удовлетворить такое требование не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. При этом:
- если запрашивается оригинал, работодатель после выдачи освобождается от обязанности по её ведению и хранению (трудовая книжка передаётся на руки работнику);
- если запрашиваются копии, оригинал остаётся у работодателя, а копии заверяются подписью и печатью организации.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Однако обязанности работодателя по выдаче и предоставлению сведений сохраняются независимо от формы ведения:
- Отчётность – работодатель обязан сдавать сведения о трудовой деятельности всех работников в Пенсионный фонд РФ (через СЗВ‑М, СЗВ‑Стаж и т.д.), независимо от того, использует ли сотрудник бумажную или электронную трудовую книжку.
- При переходе на ЭТК работодатель выдаёт работнику трудовую книжку на руки (если она ещё велась в бумажном виде) и освобождается от ответственности за её дальнейшее ведение и хранение.
- Если работник сохраняет бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести её параллельно с электронной формой до момента полного перехода.
Частые ошибки работодателей:
- несвоевременная подача сведений в ПФР при переходе на ЭТК;
- отказ выдавать бумажную трудовую книжку сотруднику, который не перешёл на электронную форму;
- невыдача заверенных копий страниц трудовой книжки по требованию работника.
Ответственность за нарушение порядка выдачи трудовой книжки
Нарушение обязательств по выдаче трудовой книжки может повлечь:
- Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) – штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организаций;
- Гражданско‑правовую ответственность – возмещение реального ущерба (например, задержка выплаты пособия по безработице, невозможность оформить пенсию и т.д.);
- Судебную практику – суды часто взыскивают с работодателя компенсацию за моральный вред и вынужденный простой, если задержка выдачи трудовой книжки признана виновной (см. выше приведённые определения судов).
Практические рекомендации работодателю
- Ведите реестр выдачи трудовых книжек – фиксируйте дату выдачи, форму (оригинал/копия), подпись получателя и номер заявления.
- Обеспечьте наличие бланков и печатей для заверения копий трудовой книжки.
- Обучите кадровую службу правилам ст. 62, ст. 66 и ст. 84.1 ТК РФ, а также требованиям приказа № 320н.
- При переходе на ЭТК своевременно информируйте сотрудников о порядке выдачи бумажной книжки (если она ещё ведётся) и о необходимости предоставления сведений в ПФР.
- Храните заявления сотрудников о выдаче трудовой книжки не менее трёх лет (срок исковой давности по трудовым спорам).
- В случае задержки немедленно извинитесь перед работником, предложите компенсацию (например, выплату среднего заработка за период вынужденного простоя) и оформите документацию о причине задержки.
Обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки чётко регламентирована законодательством и подтверждена судебной практикой. Ключевые моменты:
- Выдача в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней после заявления).
- Выдача по требованию работника в течение трёх рабочих дней;
- Обязанность вести и хранить трудовые книжки (или обеспечивать их электронный эквивалент) до момента передачи на руки.
- Ответственность за нарушение включает административные штрафы, гражданско‑правовые иски и возможную выплату компенсации морального вреда.
Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и минимизирует риски для организации, способствуя созданию прозрачных и доверительных трудовых отношений.