Дата публикации: 21 мая 2026 года

Редакция статьи: обновлена с учетом последних изменений трудового законодательства РФ

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина; Однако в современных реалиях все больше работников работают без бумажных трудовых книжек, используя электронные сведения о трудовой деятельности. Это порождает множество вопросов: что делать, если работник не предоставляет трудовую книжку? Какие права и обязанности возникают у работодателя? Как защитить свои интересы в случае конфликта?

В этой статье мы разберем все аспекты ситуации, когда работник отказывается предоставлять трудовую книжку, а также действия, которые должен предпринять работодатель в соответствии с действующим законодательством.

Правовые основы: что говорит Трудовой кодекс РФ

Обязанности работодателя при приеме на работу

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от работника документы, необходимые для заключения трудового договора. В их число входит:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• трудовая книжка;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки

Если у работника нет трудовой книжки (например, она была утеряна или испорчена), он должен подать работодателю письменное заявление с указанием причины ее отсутствия. На основании этого заявления работодатель обязан:

1. Оформить новую трудовую книжку (если у работника ее никогда не было);
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку (если она была утеряна или испорчена).

Согласно пункту 34 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от N 320н), если трудовая книжка отсутствует у работника по причине ее утраты, порчи или по иной причине, работодатель по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

Обязанности работодателя при увольнении

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы (день увольнения). Если работодатель не выдает трудовую книжку, он несет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Если работник не явился за трудовой книжкой или отказался ее получить, работодатель должен:

• Направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• Если работник не явился, отправить трудовую книжку по почте;
• В случае невозможности направления трудовой книжки по почте, хранить ее у себя до востребования.

Что делать работодателю, если работник не предоставляет трудовую книжку

При приеме на работу

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку, работодатель должен:

1. Уточнить причину отсутствия трудовой книжки. Если работник впервые устраивается на работу или трудовая книжка была утеряна, работодатель должен оформить новую;
2. Получить письменное заявление от работника с указанием причины отсутствия трудовой книжки;
3. Внести запись в трудовую книжку (если она оформляется впервые или восстанавливается);
4. Оформить трудовой договор и другие необходимые документы;
5. Направить сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (если работник предоставляет сведения в электронном виде).

В процессе работы

Если работник не предоставляет трудовую книжку в процессе работы (например, она хранится у него на руках), работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости передачи трудовой книжки;
• Если работник отказывается передавать трудовую книжку, зафиксировать это документально (например, составить акт);
• В случае необходимости — запросить у работника письменное объяснение причин отсутствия трудовой книжки;
• Если трудовая книжка необходима для внесения важных записей (например, о переводе, повышении и т.д.), работодатель может временно приостановить внесение записей до предоставления трудовой книжки.

Что делать работнику, если работодатель отказывается оформить трудовую книжку

Если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку при приеме на работу, работник может:

• Написать заявление на имя работодателя с требованием оформить трудовую книжку;
• Обратиться в Государственную инспекцию труда;
• Обратиться в суд с иском о признании факта трудовых отношений и возложении обязанности на работодателя оформить трудовую книжку;
• Подать жалобу в прокуратуру;
• Использовать электронные сведения о трудовой деятельности (если они предоставлены работодателем).

При увольнении

Если работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении, работник может:

1. Написать заявление на имя работодателя с требованием выдать трудовую книжку;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда;
3. Обратиться в суд с иском о взыскании заработной платы за время задержки выдачи трудовой книжки;
4. Подать жалобу в прокуратуру;
5. Использовать электронные сведения о трудовой деятельности.

Судебная практика: что говорит ГАРАНТ.РУ

Согласно судебной практике, представленной на портале ГАРАНТ.РУ, в случае отказа работника предоставить трудовую книжку работодателю целесообразно:

• Направить работнику уведомление о необходимости передачи трудовой книжки;
• Если трудовая книжка отсутствует у работника по причине ее утраты, работодатель должен оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника;
• Если работник отказывается предоставить трудовую книжку, работодатель не вправе отказывать в приеме на работу или увольнять работника по этой причине.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Санкции включают:

• Предупреждение;
• Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификацию должностных лиц на срок от одного года до трех лет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, можно. Трудовая книжка не являеться обязательным документом для предоставления при приеме на работу в следующих случаях:

• если работник поступает на работу впервые;
• если работник устраивается на работу по совместительству;
• если работник заключает трудовой договор на срок менее двух месяцев;
• если работодатель является физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем;
• если работник предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если работник потерял трудовую книжку, он должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с указанием причины отсутствия трудовой книжки;
2. Получить дубликат трудовой книжки (если она была оформлена ранее);
3. Если трудовая книжка оформляется впервые, работодатель должен оформить новую.

Может ли работодатель оштрафовать работника за отсутствие трудовой книжки?

Нет, работодатель не имеет права штрафовать работника за отсутствие трудовой книжки. Это является нарушением статьи 3 ТК РФ (запрет на дискриминацию).

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении?

Если работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении, работник может:

• Написать заявление на имя работодателя с требованием выдать трудовую книжку;
• Обратиться в Государственную инспекцию труда;
• Обратиться в суд с иском о взыскании заработной платы за время задержки выдачи трудовой книжки;
• Подать жалобу в прокуратуру.

Ситуация, когда работник не предоставляет трудовую книжку,, это не редкость в современных реалиях. Однако и работодатель, и работник должны знать свои права и обязанности, чтобы избежать конфликтов и нарушений законодательства.

Если у вас возникли дополнительные вопросы или вы столкнулись с проблемой, связанной с трудовой книжкой, рекомендуем обратиться к квалифицированному юристу или в Государственную инспекцию труда.

Полезные ссылки

• ГАРАНТ.РУ — официальный портал правовой информации
• Роструд — Государственная инспекция труда
• Пенсионный фонд РФ
• Онлайн-инспекция — проверка нарушений трудового законодательства

Статья подготовлена с учетом действующего законодательства РФ на 21 мая 2026 года.