Важное примечание: Данная статья основана на актуальном трудовом законодательстве РФ (Трудовой кодекс). Конкретные ситуации, особенно связанные с урегулированием статуса граждан Украины, могут иметь дополнительные нюансы. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу.

По закону (ст. 84.1 ТК РФ) при увольнении работника (по любому основанию) работодатель обязан выполнить два неразрывных действия:

1. Произвести с работником полный расчет. Это означает выплатить все причитающиеся суммы: заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, иные выплаты, предусмотренные трудовым договором или законом (премии, надбавки и т.д.). Расчет должен быть произведен в день увольнения (день выдачи трудовой книжки).
2. Выдать работнику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). В книжке должны быть сделаны все необходимые записи о работе в данной организации: о приеме на работу и об увольнении. Если запись об увольнении не была сделана, это прямое нарушение.

Важно: Выдача трудовой книжки и полный расчет — взаимосвязанные обязательства. Работник имеет право отказаться от получения книжки до момента расчета, но работодатель не вправе удержать выплаты из-за этого. И наоборот, расчет без выдачи книжки (или с некорректными записями) является нарушением.

Что такое «трудовая книжка» в 2025 году и далее?

С 1 января 2025 года (согласно Федеральному закону № 400-ФЗ) в России действует двухуровневая система:

• Бумажная трудовая книжка (ТК). Классический формат, который продолжает выдаваться по заявлению работника; Работодатель обязан оформить в нее записи и выдать при увольнении.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Это основной формат для всех, кто устраивается на работу после 1 января 2025 года. Информация о трудовой деятельности ведется в единой государственной системе (ЕГИС ТД). Физическая книжка не выдается, но по запросу работника работодатель обязан предоставить распечатанные сведения из ЭТК с заверяющей подписью и печатью.

Ключевой момент: Если работник был принят до 2025 года и имеет бумажную книжку, он вправе продолжить ее использовать. Если же он написал заявление о переходе на ЭТК (это возможно даже для старых работников), то с этого момента его книжка становится электронной, а бумажная аннулируется (сдается работодателю).

Проблемные ситуации и как их решать

В трудовой книжке нет записи о приеме или увольнении в одной из организаций

Это грубейшее нарушение. Если предыдущий работодатель не оформил запись, это не снимает обязанностей с текущего работодателя.

Что делать работнику:

• Обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением (заказным письмом с уведомлением) о внесении недостающей записи.
• Если работодатель отказывается, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) и/ни в суд.
• При наличии доказательств трудовых отношений (трудовой договор, расчетный листок, приказы, свидетельские показания) можно ходатайствовать о восстановлении записи через суд.

Последствия для работодателя: За отсутствие записи грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных и юридических лиц).

Сотрудник работает штатно и по совместительству в одной организации

Это разные трудовые отношения. В одну бумажную трудовую книжку вносятся записи только об основной работе. По совместительству запись не делается (если только это не основной работодатель по совместительству). В случае перехода на ЭТК, информация о совместительстве также может отражаться в электронном формате в рамках одной записи или отдельно, в зависимости от порядка ведения ЭТК, установленного работодателем.

Важно: Расчет при увольнении с основной работы и расчет при увольнении с совместительства — это два отдельных процесса. Полный расчет и выдача документов (сведений) производятся по каждому трудовому договору отдельно.

Ситуация с гражданами Украины, потерявшими работу из-за войны

Для граждан Украины, прибывших в РФ после 24 февраля 2022 года, действуют упрощенные правила оформления трудовых отношений. Они могут быть оформлены по трудовому договору или гражданско-правовому договору.

Что касается трудовой книжки:

• Если гражданин Украины был оформлен по трудовому договору, на него полностью распространяются правила ТК РФ, включая обязанность работодателя оформить запись и произвести расчет.
• Если оформление было по ГПД (договор подряда, оказания услуг), то это не трудовые отношения, и трудовая книжка не ведется. Расчет производится по условиям договора.

Для получения статуса, дающего право на работу (например, по упрощенному порядку), и оформления по ТК РФ необходимо иметь соответствующие документы (паспорт, документ, подтверждающий право на пребывание).

Алгоритм действий для работника при увольнении

1. В день увольнения потребуйте у работодателя:
   • Расчетный листок с подробной расшифровкой всех выплат и удержаний.
   • Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении (с указанием даты и основания увольнения, ссылки на ст. ТК РФ) и подписью, печатью.
   • Или, если у вас ЭТК, распечатанные сведения о трудовой деятельности за весь период работы в этой организации, заверенные подписью ответственного лица и печатью организации.
2. Проверьте запись в книжке/сведениях: дата увольнения, причина (например, «уволен по соглашению сторон» или «уволен в связи с истечением срока трудового договора»), подпись, печать.
3. Проверьте расчет: сумма должна включать все начисленные, но не выплаченные ранее суммы (оклад, премии, компенсация за неиспользованный отпуск). Компенсация за отпуск рассчитывается из среднего заработка за последние 12 месяцев.
4. Если что-то не так: не подписывайте акт об ознакомлении с записью и расчетом. Зафиксируйте отказ в письменном виде (составьте акт или заявление). Обратитесь с жалобой в ГИТ или в суд.

Что работодатель обязан напечатать/оформить в обязательном порядке?

При увольнении работодатель обязан подготовить и выдать/подписать следующие документы:

• Трудовая книжка (бумажная) с внесенной записью об увольнении.
• Сведения о трудовой деятельности (для ЭТК) — распечатанный вариант из ЕГИС ТД.
• Расчетный листок (необязательно по закону, но является лучшим доказательством правильности расчета);
• Трудовая книжка в электронном виде (если она была инициирована работником ранее) — информация обновляется в системе автоматически после внесения записи об увольнении.
• Иные документы по требованию работника: справка о заработке за 2 года для получения пособия, копии приказов о приеме/увольнении и т.д.

Ответственность работодателя за нарушение

Если работодатель не выдал трудовую книжку (или сведения) и/или не произвел полный расчет в день увольнения, он несет ответственность:

• Административная: по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы: для должностных лиц — 5-10 тыс. руб.; для юридических лиц — 50-70 тыс. руб. Повторное нарушение — дисквалификация или более высокие штрафы.
• Гражданско-правовая: работник вправе через суд взыскать невыплаченные суммы, компенсацию за задержку выплаты (в размере средней заработной платы за каждый день задержки, но не более 30 дней) и моральный вред.
• Возмещение ущерба: если из-за отсутствия трудовой книжки или некорректной записи работник не смог устроиться на работу и потерял заработок, этот ущерб также может быть взыскан с работодателя.

Статья подготовлена на основе анализа информации от 22 мая 2026 года и действующего законодательства РФ. Законодательство может меняться.