Ситуация, когда работник уволился и перестал выходить на связь, не забирая свою трудовую книжку, является стрессовой для многих работодателей. Однако законодательство РФ четко регламентирует действия работодателя в этом случае. Главное правило: хранить книжку у себя нельзя бесконечно, но и выбрасывать ее запрещено.

Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах Трудового кодекса РФ и правилах ведения трудовых книжек, действующих в 2026 году.

Обязанности работодателя в день увольнения

Согласно статье 84.1 ТК РФ, в последний день работы работодатель обязан:

• Издать приказ об увольнении.
• Внести запись в трудовую книжку (или сформировать сведения в электронном виде).
• Выдать трудовую книжку работнику на руки.
• Произвести полный расчет.

Если в день увольнения сотрудника не было на месте (например, он находится на больничном, в отпуске или просто отсутствует), работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

> Важно: С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Алгоритм действий, если сотрудник не приходит

Если работник пропал и не контактирует с работодателем, необходимо действовать строго по шагам, чтобы обезопасить компанию от штрафов и исков.

Шаг 1: Фиксация попытки вручения

В день увольнения составляется акт об отказе (или невозможности) вручения трудовой книжки, если сотрудник присутствовал, но забирать документ отказался. Если сотрудника не было — этот шаг пропускается, переходим к уведомлению;

Шаг 2: Направление уведомления

Необходимо направить сотруднику заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу его регистрации (прописки), указанному в личном деле.

В письме должно быть указано:
Факт увольнения и дата издания приказа.
Информация о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
Просьба явиться за документом или предоставить письменное согласие на отправку книжки почтой.
Предупреждение о том, что при отсутствии ответа книжка будет храниться у работодателя.

Шаг 3: Ожидание ответа

С момента отправки письма начинается отсчет времени. Работодатель должен хранить трудовую книжку до тех пор, пока:

• Сотрудник не явится за ней.
• Не истечет срок исковой давности (хотя на практике книжки хранят гораздо дольше, иногда десятилетиями, пока не поступит запрос от архива или самого работника).

Выбрасывать трудовую книжку нельзя! Это нарушение закона, которое может повлечь административную ответственность.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

В 2026 году основной формой учета стажа является электронная трудовая книжка. Даже если бумажный оригинал лежит в сейфе, работодатель обязан передать данные об увольнении в Социальный фонд России (СФР).

• Форма отчетности: ЕФС-1.
• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ).
• Раздел: Подраздел 1.1 раздела 1.

> Ключевой момент: Отсутствие работника на месте не освобождает работодателя от обязанности сдать отчет ЕФС-1. Электронная запись будет доступна работнику в его личном кабинете на портале Госуслуг или в клиентских службах СФР независимо от того, получил ли он бумажную книжку.

Как правильно оформить запись об увольнении

Даже если работник отсутствует, запись в бумажной трудовой книжке (если она велась до 2020 года и не была заменена на новую) должна быть внесена в день увольнения.

Правила заполнения (согласно ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек):
Графа 1: Порядковый номер записи.
Графа 2: Дата увольнения (последний день работы).
Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.

• Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Допускаются формулировки: «Уволен», «Прекращен трудовой договор».

Графа 4: Номер и дата приказа об увольнении.

Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если печать используется). Подпись работника в этом случае не ставится, так как он отсутствует. В графе «Подпись работника» делается отметка: «Запись об увольнении произведена в связи с отсутствием работника, уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой направлено по почте [дата]».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку почтой без согласия работника?

Нет. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, отправка трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника. Если согласия нет — книжка хранится в организации.

Что делать, если работник объявился через 5 лет?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день обращения. При получении книжки работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Грозят ли штрафы за то, что книжка лежит в офисе?

Если у работодателя есть доказательства того, что он уведомил работника (квитанция об отправке заказного письма, опись вложения), то штрафы за задержку выдачи не применяются. Однако, если уведомления не было, трудовая инспекция может выписать штраф по ч; 4 ст. 5.27 КоАП РФ;

Резюме

Ситуация «уволенный не приходит за трудовой» решается соблюдением бюрократических процедур:
Внести запись в день увольнения.
Сдать отчет ЕФС-1 в СФР на следующий день;
Отправить работнику заказное письмо-уведомление с предложением забрать документ.
Хранить бумажную трудовую книжку в архиве организации до востребования.

Соблюдение этого алгоритма полностью защищает интересы работодателя и соответствует требованиям трудового законодательства РФ.