Секретарь – один из ключевых сотрудников любой организации, отвечающий за порядок и надёжность документооборота.
В рамках трудового законодательства особое внимание уделяется трудовой книжке – официальному документу, подтверждающему трудовой стаж работника.
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и секретари теперь сталкиваются с новыми задачами, связанными как с бумажными, так и с электронными вариантами документа.
Обязанности секретаря в работе с трудовой книжкой
- Подготовка и выдача трудовых книжек новым сотрудникам.
- Регистрация всех изменений в трудовой книжке: приём, увольнение, перевод, изменение должности, начисление стажа.
- Контроль за соблюдением сроков внесения данных в бумажную и электронную книжки.
- Соблюдение требований законодательства о хранении и защите персональных данных.
- Взаимодействие с бухгалтерией, отделом кадров и IT‑подразделением по вопросам оформления и обновления данных.
- Подготовка отчётности по трудовому стажу для налоговых и государственных органов.
Требования к квалификации секретаря
- Знание трудового законодательства РФ (Трудовой кодекс, ФЗ «О персональных данных»).
- Опыт работы с бумажными и электронными системами учёта кадров.
- Умение работать в 1С:ЗУП и других HR‑системах.
- Внимательность, аккуратность и соблюдение конфиденциальности.
- Навыки работы с офисными программами (Word, Excel, Outlook).
Права и обязанности в рамках законодательства
Секретарь обязан:
- Соблюдать требования о хранении трудовой книжки в течение 30 лет после увольнения сотрудника.
- Обеспечивать доступ к документу только уполномоченным лицам.
- Соблюдать правила защиты персональных данных при передаче информации в электронный формат.
Работа с бумажной и электронной трудовой книжкой
Бумажная трудовая книжка
Классический вариант, который остаётся в использовании до конца переходного периода.
Секретарь отвечает за:
- Проверку подписи работодателя и печати.
- Соблюдение правил оформления страниц (дата, подпись, печать).
- Хранение оригинала в безопасном месте.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК.
Это означает, что трудовой стаж теперь фиксируется в электронном виде, а бумажная книжка может быть заменена при отсутствии заявления об отказе от бумажного варианта.
Настройка 1С:ЗУП для ЭТК
Как настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки? 1С не любит работать с незнакомой для неё информацией, она любит справочники, классификаторы.
- Откройте конфигуратор 1С и перейдите в раздел «Справочники».
- Создайте новый справочник «Коды ОКЗ» или отредактируйте существующий, добавив необходимые коды.
- В разделе «Трудовые функции» добавьте новые функции, соответствующие требованиям ЭТК.
- Настройте правила обмена данными с ЕФС‑1, чтобы система корректно передавала данные о стаже.
- Проверьте корректность заполнения полей в тестовой среде, убедитесь, что данные успешно синхронизируются.
- Обучите сотрудников работе с новыми полями и формами в 1С.
Примеры кода ОКЗ и трудовых функций
Коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятости) используются для классификации видов деятельности.
Например:
- Код 01 – «Профессиональная деятельность»
- Код 02 – «Образовательная деятельность»
- Код 03 – «Здравоохранение»
Трудовые функции в 1С можно задать так:
ТрудоваяФункция = Новый ТрудоваяФункция; ТрудоваяФункция.Наименование = "Менеджер по продажам"; ТрудоваяФункция.КодОКЗ = "01"; ТрудоваяФункция.Уровень = "Средний";
Практические советы секретарям
- Создайте чек‑лист для проверки каждой страницы трудовой книжки.
- Регулярно обновляйте справочники ОКЗ в 1С, чтобы избежать ошибок при заполнении.
- Проводите обучение персонала по работе с ЭТК и 1С:ЗУП.
- Ведите журнал изменений, чтобы иметь возможность отследить любые корректировки.
- Проверяйте совместимость версии 1С с требованиями ЕФС‑1, особенно после обновлений.
Должность секретаря в контексте трудовой книжки становится всё более сложной и многоплановой.
С переходом на электронные трудовые книжки секретари должны освоить новые технологии, поддерживать актуальность справочников и классификаторов, а также соблюдать требования законодательства о защите персональных данных.
Систематический подход, регулярное обучение и точная работа с 1С:ЗУП помогут обеспечить надёжность и законность учёта трудового стажа сотрудников.