Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одна из самых обсуждаемых тем в сфере кадрового делопроизводства. С момента введения новшеств прошло уже несколько лет‚ но у многих работодателей и сотрудников до сих пор остаются вопросы. Главный из них: обязателен ли переход на ЭТК? В этой статье мы подробно разберем‚ как работает система в 2026 году‚ кто обязан вести электронный формат‚ а кто может сохранить бумажный вариант.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она представляет собой сведения о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в информационной системе Пенсионного фонда (ныне СФР). Переход на ЭТК был инициирован для упрощения учета стажа‚ снижения бумажной волокиты и минимизации рисков потери данных.
Обязателен ли переход на ЭТК для действующих работников?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ для тех сотрудников‚ которые начали свою трудовую деятельность до 1 января 2021 года‚ переход на электронную трудовую книжку не является обязательным.
У таких работников есть право выбора:
- Сохранить привычную бумажную трудовую книжку;
- Перейти на электронный формат;
- Вести оба варианта одновременно.
Если сотрудник‚ начавший работать до 2021 года‚ не подавал заявление о переходе на электронную версию‚ то за ним остается бумажный вариант. В этом случае бумажная книжка продолжает вестись в полном объеме‚ однако работодатель обязан параллельно сдавать отчетность в электронном виде (ЕФС-1) по всем сотрудникам.
Что делать‚ если работник до сих пор не определился?
Сейчас действуют оба формата одновременно. Кадровики часто задаются вопросом: заявление о способе ведения трудовой книжки — это обязанность или право сотрудника‚ и грозит ли ответственность за его отсутствие? Закон не обязывает работников подавать такое заявление. Если заявление не написано‚ работодатель по умолчанию продолжает вести бумажную книжку. Штрафов за отсутствие заявления от сотрудника не предусмотрено.
Кому оформляется ТОЛЬКО электронная трудовая книжка?
Несмотря на то‚ что для «старых» сотрудников переход не обязателен‚ есть категории работников‚ для которых ЭТК является единственно возможным вариантом:
- Лица‚ впервые поступающие на работу. Если сотрудник устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года (то есть с 1 января 2021 года и позже)‚ сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка таким работникам вообще не оформляется. В 2026 году при первичном трудоустройстве сразу оформляется электронный документ.
- Работники‚ выбравшие ЭТК. Если сотрудник с опытом работы до 2021 года добровольно написал заявление о переходе на ЭТК‚ бумажная книжка ему возвращается на руки‚ и дальнейший учет ведется только в цифровом формате.
Обязанность работодателя: что нужно знать
Хотя для работника переход не носит принудительного характера‚ для работодателя ситуация выглядит иначе:
- С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для новых сотрудников (тех‚ кто трудоустраивается впервые).
- Сведения о трудовой деятельности в обязательном порядке ведутся в электронном виде по всем работникам (ч. 8 ст. 2 Закона от N 439-ФЗ). То есть отчетность в налоговые органы и СФР сдается в электронном формате на всех‚ независимо от того‚ оставил человек бумажную книжку или нет.
Преимущества и недостатки ЭТК
Чтобы осознанно подойти к вопросу перехода‚ стоит взвесить все плюсы и минусы цифровой системы.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Упрощение получения социальных выплат: при оформлении пособий‚ льгот и других социальных выплат больше не нужно предоставлять копию трудовой книжки — госорганы получают сведения по каналам межведомственного взаимодействия автоматически.
- Безопасность данных: цифровую книжку невозможно потерять‚ испортить (пролить кофе‚ сжечь)‚ ее не могут украсть или подделать.
- Доступность: работник может в любой момент посмотреть свой стаж и записи через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
Недостатки и риски ЭТК:
- Технические сбои: временная недоступность систем из-за ошибок на стороне серверов или отсутствие интернета.
- Цифровое неравенство: сложность получения сведений для людей‚ которые не умеют пользоваться компьютером или интернетом.
- Ошибки работодателей: если кадровик несвоевременно или неверно подаст отчетность‚ в ЭТК появится ошибка‚ которую придется исправлять через суд или долгие переписки с фондом.
Важные нюансы при увольнении в 2026 году
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку‚ при увольнении работодатель не делает запись в бумажном бланке. Вместо этого:
- Выписку по форме СТД-Р обязательно выдают всем увольняющимся‚ которые перешли на электронные трудовые книжки.
- Если работник продолжает вести бумажную книжку‚ при увольнении ему делается запись в ней‚ а также предоставляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или выписка из ЕФС-1 по его запросу.
Однако для новых кадров, тех‚ кто впервые устраивается на работу с 2021 года‚ — бумажной трудовой книжки больше не существует. Электронные трудовые книжки должны быть у всех работников‚ впервые вступающих в трудовые отношения. Государство планомерно движется к полной цифровизации кадрового учета‚ поэтому даже если вы сохраняете бумажный бланк‚ ваш работодатель уже передает информацию о вашем стаже в электронном виде.