Вопрос о том, обязательна ли трудовая книжка при оформлении трудового договора, остаётся актуальным для работников и работодателей․ Ниже подробно рассмотрены текущие нормы трудового законодательства РФ (на ), особенности бумажных и электронных трудовых книжек, а также практические рекомендации․
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 66․1 ТК РФ, при заключении трудового договора впервые работник обязан предъявить работодателю:
- трудовую книжку (бумажную) или;
- сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде․
Если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (например, он устраивается на работу впервые), работодатель сам оформляет её и выдаёт сотруднику․
С 2021 года вступил в силу порядок, согласно которому для впервые устраивающихся сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится․ Все сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
Ключевые положения статьи 63 ТК РФ (заключение трудового договора)
Статья 63 ТК РФ регулирует сам процесс заключения трудового договора и указывает, что договор считается заключённым с момента подписания обеими сторонами․ При этом наличие трудовой книжки не является условием действительности договора, но является обязательным документом для последующего учёта трудовой деятельности․
Бумажная vs электронная трудовая книжка
С 2021 года в России действует dual‑system:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который ведётся у работодателя и выдаётся сотруднику при увольнении․ Её всё ещё требуют многие организации, особенно в сфере госслужбы, образования и здравоохранения․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись о трудовой деятельности хранится в информационной системе СФР․ Доступ к ней возможен через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя, который подаёт сведения формы СТД‑Р․
Согласно данным Роструда за 2024 год, свыше 829,4 тыс․ граждан находились в неформальных трудовых отношениях, что частично связано с непониманием новых правил ведения трудовой книжки․
Когда требуется бумажная трудовая книжка?
- Если работник устраивается на работу впервые и работодатель решает вести учёту в бумажном виде (по соглашению сторон)․
- При переходе с электронной на бумажную форму (например, при работе в организации, которая пока не подключена к системе СФР)․
- Для некоторых категорий работников (военнослужащие, сотрудники силовых структур, госслужащие), где законодательно сохранена обязательная бумажная форма․
Когда достаточно электронной трудовой книжки?
- Для большинства частных компаний и ИП, которые сдают сведения в СФР электронно․
- При удалённой работе, если работник предоставил форму СТД‑Р и подтвердил свою личность через «Госуслуги»․
- При заключении срочного или сезонного трудового договора, если обе стороны согласились на электронный формат․
Практический алгоритм оформления трудового договора
- Проверка документов – запрос у кандидата трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р, выписка из личного кабинета Госуслуг)․
- Оформление трудового договора – составление письменного договора в соответствии со ст․ 57 ТК РФ (указание сторон, должности, условий оплаты, режима работы и т․д․)․
- Внесение записи в трудовую книжку:
- Если книжка бумажная – делается запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, номер и дата приказа)․
- Если электронная – работодатель в течение пяти рабочих дней подаёт в СФР форму СТД‑Р с данными о приёме․
- Выдача копии договора – один экземпляр остаётся у работника, второй – у работодателя․
- Информирование о правах и обязанностях – ознакомление с внутренними локальными нормативными актами, техникой безопасности и т․д․
Важно: отсутствие трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приёме на работу, если кандидат может предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли возить с собой трудовую книжку при собеседовании?
- Не обязательно․ Достаточно иметь доступ к электронной выписке или предоставить форму СТД‑Р после принятия решения о приёме․
- Что делать, если у меня нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?
- Если вы впервые устраиваетесь на работу, работодатель обязан оформить для вас трудовую книжку (бумажную или электронную) и передать сведения в СФР․
- Могут ли потребовать трудовую книжку при дистанционной работе?
- Да, требование остаётся тем же․ Для удалённых сотрудников достаточно предоставить электронную выписку или форму СТД‑Р․
- Сколько времени хранится трудовая книжка после увольнения?
- Бумажная трудовая книжка хранится у бывшего работника бессрочно․ Электронные сведения хранятся в СФР в течение 50 лет после последней записи․
Таким образом, ответ на вопрос «Для заключения трудового договора нужна трудовая книжка?» выглядит следующим образом:
- Трудовой договор может быть заключён без предъявления трудовой книжки, если работник предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД‑Р, выписка из Госуслуг)․
- Если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки (первое трудоустройство), работодатель обязан оформить трудовую книжку и передать сведения в СФР․
- Бумажная трудовая книжка всё ещё требуется в некоторых отраслях и у отдельных работодателей, но её отсутствие не делает трудовой договор недействительным․
Следует помнить, что основной целью трудовой книжки (в любой форме) является учёт трудовой деятельности для последующего начисления пенсии и социальных выплат․ Поэтому работнику важно следить за актуальностью своих данных, а работодателю – своевременно передавать информацию в СФР, избегая штрафов и проблем с контролем со стороны Роструда․
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (ТК РФ, разъяснения Минтруда и Роструда, данные за 2024‑2026 гг․) и актуальна на ․