Этот вопрос часто возникает и у работников, и у работодателей. Чтобы разобраться, важно понимать разницу между двумя ключевыми документами: трудовым договором и трудовой книжкой (ТК). Они выполняют разные функции, но тесно связаны.
Трудовой договор vs. Трудовая книжка: в чем разница?
Трудовой договор — это основной правовой акт, который заключается между работником и работодателем. В нем фиксируются все существенные условия труда: должность, оплата, режим работы, обязанности сторон и т.д. Это основной документ, регулирующий отношения сторон.
Трудовая книжка — это подтверждающий документ. Ее задача — вести официальную историю трудовой деятельности гражданина. В нее вносятся сведения о:
- Приеме на работу (основание и причина).
- Переводах на другую постоянную работу.
- Увольнении (основание и причина прекращения трудового договора).
- Награждениях за успехи в работе.
Важно: Сведения о взысканиях в ТК не вносятся, за исключением случая, когда взысканием является увольнение.
Обязательна ли запись в трудовую книжку?
Да, в большинстве случаев обязательна. Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан внести в трудовую книжку работника информацию о каждом месте его работы по трудовому договору, если это место является для него основным.
Ключевые условия, когда запись обязательна:
- Работа по срочному трудовому договору. Если срочный договор заключен на основное место работы, запись в ТК обязательна. Это прямо подтверждается судебной практикой и разъяснениями Роструда.
- Работа по бессрочному (постоянному) трудовому договору. Запись всегда обязательна;
- Работа по совместительству. Если работа по совместительству является для работника основной (т.е. он работает на этом месте больше, чем по основному месту), то запись в ТК также требуется.
Когда запись в ТК НЕ делается?
- Работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Такие договоры не регулируются ТК РФ, и записи в ТК по ним не вносятся.
- Совместительство, если второе место работы не является основным. Но это сложно доказать и редко практикуется.
- Если работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем (ИП). Такие лица не имеют права заводить трудовые книжки и вносить в них записи (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). В этом случае оформляется только трудовой договор.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Она полностью заменяет бумажный аналог. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе.
Ключевые особенности ЭТК:
- Работодатель обязан направлять сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в ЭТК каждого работника, с которым заключен трудовой договор.
- Работник вправе получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению.
- Если у работника на руках есть старая бумажная ТК, она продолжает действовать до ее полного заполнения или замены на электронную.
Важно: Даже если работник отказывается от бумажной ТК и предоставляет сведения в электронном виде, работодатель все равно обязан внести запись об этом в электронную систему (сделать отметку о предоставлении заявления об отказе).
Что должен предоставить работник при заключении договора?
Для заключения трудового договора работник обязан представить:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовую книжку (бумажную или сведения о трудовой деятельности в электронном виде), если трудовая деятельность уже велась.
Если трудовая книжка оформляется впервые (например, у молодого специалиста), то она создается в отделе кадров работодателя при первом трудоустройстве.
Практические выводы и рекомендации
- Работодатель: При заключении любого трудового договора (срочного или бессрочного) на основное место работы обязан сделать соответствующую запись. Если используется ЭТК — направить сведения в систему. Если работник не имеет ТК (первое трудоустройство) — оформить новую (бумажную или электронную).
- Работник: Иметь при себе трудовую книжку (бумажную или доступ к электронной) и следить за правильностью внесения в нее записей при каждом трудоустройстве и увольнении. Записи должны соответствовать точным формулировкам ТК РФ с указанием статьи, части, пункта.
- Исключение: Если вы устраиваетесь к физлицу (не ИП) на работу по трудовому договору, то запись в ТК не делается. Договор оформляется, но история трудовой деятельности в этот период не фиксируется в государственной системе.
Трудовая книжка (в бумажной или электронной форме) нужна практически всегда при работе по трудовому договору. Это не просто «формальность», а официальный документ, подтверждающий ваш стаж и трудовую историю. Отказ от ее ведения возможен только в строго ограниченных законом случаях (работа у физлица без статуса ИП). Поэтому при приеме на работу по трудовому договору будьте готовы предоставить ТК или данные для ее оформления, а работодатель — обязан их принять и внести соответствующую запись.