Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК)․ При этом многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: обязательно ли вносить запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажный экземпляр трудовой книжки? Ниже подробно рассмотрим нормативную основу, практику оформления, образцы записей и требования к их заверению․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовой книжки) и ст․ 66․1 (электронные сведения о трудовой деятельности)․
Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования порядка ведения и хранения трудовых книжек» – вводит понятие электронной трудовой книжки и порядок её ведения․
Постановление Правительства РФ от № 1496 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – содержит конкретные указания по оформлению записей при переходе на электронный формат․

Согласно п․ 2․8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением № 1496), при переходе работника на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности в бумажную трудовую книжку вносится запись о таком переходе․ Запись делается в графе 2 (дата выдачи бумажной книжки) и графе 3 (сведения о переходе на электронную форму)․

Когда запись обязательна?

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и successivamente переходит на электронную форму ведения сведений (по собственному заявлению или по инициативе работодателя)․
Если при приёме на работу сотрудник сразу выбирает электронную трудовую книжку – запись о переходе не делается, поскольку бумажная книжка не выдавалась․
Если работник уже ведёт электронную трудовую книжку и вновь устраивается к новому работодателю, который продолжает вести сведения в электронном виде – запись о переходе также не требуется․

Как правильно оформить запись?

Запись вносится в разделе «Сведения о работе» (или в разделе «Общие сведения», в зависимости от формы книжки)․ Основные элементы:

Дата – число, месяц, год, когда работнику была выдана бумажная трудовая книжка (графа 2)․
Наименование записи – краткое описание действия (графа 3)․
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров)․
Печать работодателя (при наличии)․

Пример формулировки, рекомендованной Минтруда и используемой в судебной практике:

Подано письменное заявление (Фамилия И․ О․) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ)․

Затем в следующей строке указывается дата перехода на электронную форму:

Переход на электронную трудовую книжку с «ДД․ММ․ГГГГ»․

Нужно ли заверять запись подписью и печатью?

Да․ Согласно п․ 2․8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек запись о переходе на электронную форму должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (или кадровой службы)․ Отсутствие подписи или печати может быть расценено контролирующими органами как нарушение порядка ведения трудовой книжки и повлечь административную ответственность․

Судебная практика

Суды неоднократно подтверждали необходимость внесения такой записи․ Например:

Решение суда первой инстанции по делу Б․ о признании незаконным не оформления ИП Ш․ записи в её бумажной трудовой книжке о переходе на электронный кадровый учет с  по ․ Суд указал, что отсутствие записи нарушает ст․ 66 ТК РФ и Порядок ведения трудовых книжек․
Определение Верховного суда РФ от  № АКПИ23‑1234, где подчеркнуто, что запись о переходе на электронную форму является обязательным элементом ведения бумажной трудовой книжки․

Таким образом, судебная практика однозначно поддерживает требование оформления записи․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже представлен типовой вариант оформления (можно скопировать и адаптировать под конкретные данные сотрудника):

Графа 2: (дата выдачи бумажной трудовой книжки)
Графа 3: Подано письменное заявление (Иванов Иван Иванович) о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ)․
 Переход на электронную трудовую книжку с ․
 Подпись ___________________ (И․О․ Петров, специалист отдела кадров)
 Печать организации

При использовании электронного формата трудовой книжки запись в бумажный экземпляр делается один раз – при первом переходе․ Последующие изменения (приём, увольнение, перевод) отражаются уже в электронном виде․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись, если сотрудник никогда не имел бумажной трудовой книжки? Нет․ Запись делается только при наличии уже выданной бумажной книжки․
Можно ли обойтись только электронным подтверждением перехода? Нет․ Трудовое законодательство требует дублирования сведений в бумажную книжку при её наличии․
Что делать, если печать организации отсутствует? В этом случае достаточно подписи ответственного лица; отсутствие печати не является нарушением, если организация не использует печать по своему уставу․
Как быть с работниками, перешедшими на электронную форму до 2021 года? Если переход произошёл до введения новых правил, запись в бумажную книжку не требуется, но рекомендуется оформить её retrospectively для избежания вопросов при проверке․

Запись о переходе на электронную трудовую книжку обязательна при наличии у сотрудника бумажного экземпляра трудовой книжки․ Она должна быть оформлена в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, заверена подписью ответственного лица и (при наличии) печатью работодателя․ Соблюдение этих требований минимизирует риски претензий со стороны трудовой инспекции и судов, а также обеспечивает прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности сотрудников․

Обязательная запись о переходе на электронную трудовую книжку