Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ и изменениями в Трудовом кодексе РФ, в частности — статьёй 66.1. Многие работники задаются вопросом: обязательно ли писать заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Ответ зависит от вашего статуса как сотрудника и времени вашего трудоустройства.

Когда заявление о переходе на электронную трудовую книжку обязательно

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку не является обязательным для всех, но необходимо в следующих случаях:

Если вы уже работаете и хотите перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, вы обязаны подать письменное заявление.
Если вы трудоустраиваетесь впервые после 1 января 2021 года — бумажная трудовая книжка вам не выдаётся, электронная заводится автоматически. Заявление писать не нужно — переход происходит по умолчанию.
Если вы хотите вернуться к бумажной трудовой книжке — вы также должны подать заявление, и работодатель обязан выдать вам бумажный документ в течение трёх рабочих дней.

Кто обязан писать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подают:

Сотрудники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, но желающие перейти на электронный формат.
Работники, которые ранее отказались от электронной трудовой книжки, но теперь хотят её получить.
Работники, у которых трудовая книжка хранится у работодателя (например, при увольнении или переводе).

Важно: если вы не подадите заявление, ваша трудовая книжка останется в бумажном виде, даже если работодатель готов вести электронные записи. Переход на электронный формат — это право, а не обязанность работника.

Как правильно составить заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку не имеет строго утверждённой формы, но должно содержать определённые обязательные элементы, чтобы быть юридически значимым.

Обязательные реквизиты заявления:

Наименование организации — полное название работодателя.
ФИО руководителя — с указанием должности (например, «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).
Ваши ФИО и должность — как в трудовом договоре.
Суть заявления — чёткая формулировка о желании перейти на электронное ведение трудовой деятельности.
Ссылка на закон, рекомендуется указать: «в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».
Дата и подпись — заявление обязательно подписывается лично работником и датируется.

Пример формулировки заявления:

Заявление
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от сотрудника отдела кадров
Петровой Марии Сергеевны

Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ. Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки с даты подачи настоящего заявления.

Подпись: _______________
Петрова М.С.

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

Сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат. Пример записи: «Подано письменное заявление Петровой М.С. о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от ».
Передать сведения в Пенсионный фонд РФ — в течение 1 рабочего дня после подачи заявления работодатель направляет данные в ПФР через систему электронного документооборота.
Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку — если работник её хранит у себя, она остаётся у него как подтверждение трудового стажа до перехода. Если книжка хранится у работодателя — она возвращается сотруднику.

Важно! После перехода на электронную трудовую книжку все последующие записи о приёме, увольнении, переводе и наградах будут вноситься в электронный реестр ПФР. Бумажная книжка больше не обновляется, но остаётся юридически значимым документом за период до перехода;

Что делать, если вы уже работаете, но не подавали заявление?

Если вы не подавали заявление, то:

Ваша трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.
Работодатель не имеет права автоматически переводить вас на электронную форму без вашего согласия.
Вы можете подать заявление в любой момент — закон не устанавливает сроки для перехода.

Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ). Обычно такие уведомления направляются в письменной форме — через приказ, рассылку или личную подпись.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, можно. Если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, но передумали — вы имеете право подать новое заявление о возврате к бумажной форме. Работодатель обязан:

Принять заявление.
Выдать вам бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности (включая данные, внесённые в электронный реестр).
Выдать документ в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

После этого ведение трудовой книжки снова будет происходить в бумажном виде.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Нужно ли писать заявление, если я устраиваюсь на работу впервые в 2026 году?

Ответ: Нет, не нужно. С 1 января 2021 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку. Бумажная не заводится.

Вопрос 2: Можно ли подать заявление через личный кабинет на сайте ПФР?

Ответ: Нет. Заявление подаётся только работодателю в письменной форме (на бумаге или в электронном виде, если у работодателя есть электронная подпись и внутренние правила допускают это). ПФР не принимает заявления от работников напрямую.

Вопрос 3: Что будет, если я не подам заявление, а работодатель перестанет вести бумажную книжку?

Ответ: Это нарушение закона. Работодатель не имеет права прекращать ведение бумажной трудовой книжки без письменного согласия работника. Вы можете обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Вопрос 4: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода?

Ответ: Да, обязательно. Бумажная книжка остаётся вашим документом, подтверждающим трудовой стаж до даты перехода. Она может понадобиться при оформлении пенсии, приёме на новую работу или в суде.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку нужно писать только тогда, когда вы сами этого хотите. Это ваше право, а не обязанность. Если вы не подадите заявление — ничего не изменится: ваша трудовая книжка продолжит вестись в бумажном виде. Однако, если вы хотите упростить процесс учёта трудового стажа, обеспечить его сохранность и доступность — переход на электронную форму является удобным и безопасным решением.

Помните: ваше согласие — основа всего. Ни работодатель, ни Пенсионный фонд не могут заставить вас перейти на электронную трудовую книжку без вашего письменного заявления. Уважайте свои права — и не забывайте сохранять бумажную трудовую книжку даже после перехода.

Совет: Если вы сомневаетесь, как правильно составить заявление — скачайте образец у своего кадровика или на официальном сайте КонсультантПлюс или Гарант. Это сэкономит вам время и избавит от ошибок.