С развитием цифровых технологий в России был введён новый формат учёта трудового стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот инструмент позволяет хранить всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в защищённой базе данных Пенсионного фонда РФ. Но возникает закономерный вопрос: обязательно ли писать заявление, чтобы перейти на электронную трудовую книжку? Ответ — да, обязательно. И вот почему.
Законодательная основа
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , который вступил в силу с 1 января 2020 года, каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация хранится в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ;
- Бумажная трудовая книжка — традиционный формат, который продолжает действовать по желанию работника.
Важно! Если работник не подаст заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку по умолчанию. Это прописано в пункте 2 статьи 66 Трудового кодекса РФ в редакции от 2020 года.
Когда и зачем нужно писать заявление?
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаётся только по инициативе работника. Ни работодатель, ни государственные органы не могут заставить сотрудника отказаться от бумажной книжки. Вот основные ситуации, когда заявление необходимо:
- При устройстве на работу в 2020–2026 годах — если вы хотите, чтобы ваш трудовой стаж вёлся только в электронном виде, вы обязаны подать заявление в отдел кадров в течение 1–5 рабочих дней после трудоустройства.
- Если вы уже работаете и хотите перейти с бумажной книжки на электронную — вы можете подать заявление в любой момент, даже если ранее выбрали бумажный вариант.
- При увольнении, если вы подали заявление на ЭТК, работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в форме электронного документа».
Что происходит, если не писать заявление?
Если вы не подали заявление — ничего страшного не произойдёт, но:
- Ваша трудовая деятельность будет записываться только в бумажной трудовой книжке;
- Информация о вашем стаже не попадёт в электронную базу ПФР;
- При смене работы вы будете передавать бумажную книжку новому работодателю, как это было десятилетиями;
- Вы не сможете воспользоваться преимуществами ЭТК: онлайн-доступом, мгновенной проверкой стажа, автоматическим расчётом пенсии и т.д.
Таким образом, отказ от подачи заявления — это не ошибка, а осознанный выбор. Но он лишает вас удобств цифровой эпохи.
Как правильно составить заявление?
Заявление на ведение электронной трудовой книжки не требует строгой формы, но должно содержать следующие обязательные элементы:
Образец заявления:
Заявление Я, [ФИО полностью], [дата рождения], [СНИЛС], работник [должность] [наименование подразделения], прошу вести мою трудовую деятельность в форме электронной трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Подпись: _____________ ФИО: [расшифровка подписи]
Рекомендации:
- Подавайте заявление в двух экземплярах, один остаётся у работодателя, второй — с отметкой о принятии — у вас;
- Убедитесь, что в вашей трудовой книжке сделана соответствующая запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в форме электронного документа»;
- После подачи заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать ваши данные в ПФР.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
После подачи заявления на ЭТК бумажная книжка не уничтожается. Она остаётся у вас как юридически значимый документ, подтверждающий трудовой стаж до момента перехода. При увольнении работодатель обязан выдать вам её с соответствующей записью.
После этого все новые записи (приём на работу, переводы, увольнения) будут вноситься только в электронную базу ПФР. Бумажная книжка больше не обновляется — она становится архивом.
Как проверить свою электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК можно получить через:
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — https://es.pfrf.ru
- Портал Госуслуг — при наличии подтверждённой учётной записи;
- Мобильное приложение «ПФР» — доступно для iOS и Android.
В ЭТК отображаются:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения;
- Все места работы с датами;
- Должности и специальности;
- Причины увольнения;
- Информация о наградах и поощрениях (если указывались).
Можно ли вернуться к бумажной книжке?
Да, можно! Если вы подали заявление на ЭТК, но потом передумали — вы можете в любой момент подать новое заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме. Работодатель обязан прекратить передачу данных в ПФР и начать вести бумажную книжку с даты подачи нового заявления.
Однако: все данные, уже переданные в ЭТК, останутся в электронной базе — их нельзя удалить. Бумажная книжка будет вестись только с момента вашего нового заявления.
Да, писать заявление на ведение электронной трудовой книжки нужно — если вы хотите воспользоваться преимуществами цифровой системы.
Это не обязанность, а право. Но если вы не воспользуетесь этим правом — вы останетесь в прошлом. Электронная трудовая книжка:
- Защищает от потери документов;
- Ускоряет оформление на новой работе;
- Позволяет мгновенно проверить стаж при оформлении пенсии или пособий;
- Упрощает взаимодействие с государством в цифровом формате.
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период. Все новые сотрудники, не подавшие заявление, автоматически получают бумажную книжку. Но для тех, кто уже выбрал ЭТК — цифровой стаж становится основным и надёжным источником информации.
Совет: Если вы ещё не подали заявление — сделайте это сегодня. Это займёт 5 минут, а выгоды будут ощущаться всю жизнь.
Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история. Пусть она будет сохранена надёжно, доступно и в цифровом формате, соответствующем XXI веку.