При устройстве на новую работу каждый соискатель сталкивается с вопросом: обязательно ли предъявлять трудовую книжку? Ответ на этот вопрос неоднозначен — всё зависит от того, является ли это ваше первое трудоустройство, выбрали ли вы электронный формат ведения трудовой деятельности, и каковы требования действующего законодательства на 2026 год.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку (если она есть);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• Документы воинского учёта — для военнообязанных;
• Документ об образовании и (или) квалификации — если это требуется для должности.

Однако в статье 66.1 ТК РФ введена важная поправка: вместо бумажной трудовой книжки работник может предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Эти сведения хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР) и доступны работодателю через личный кабинет на сайте СФР или через специализированные сервисы.

Когда трудовая книжка обязательна?

Если вы уже работали ранее

Если вы ранее имели трудовой стаж — даже один день работы по трудовому договору — вы обязаны предъявить бумажную трудовую книжку. Это необходимо для того, чтобы работодатель:

• Проверил наличие закрывающей записи о предыдущем месте работы;
• Внес новые сведения о трудоустройстве в существующую книжку;
• Убедился в отсутствии противоречий в стаже и реквизитах.

При этом работодатель не вправе требовать от вас другие документы, не предусмотренные ТК РФ, такие как:

• Справка об отсутствии судимости (если не предусмотрено законом для вашей должности);
• Свидетельство о браке;
• Водительское удостоверение (если вакансия не связана с вождением);
• Санитарная книжка (только для отдельных профессий — например, в сфере питания или медицины);
• Медицинский полис (он не является основанием для трудоустройства).

Если вы устраиваетесь на работу впервые

С 1 января 2020 года в России действует новая система: при первом трудоустройстве трудовая книжка ведётся исключительно в электронной форме. Это означает, что:

• Вы не обязаны предоставлять бумажную трудовую книжку, её просто у вас нет;
• Работодатель сам обязан зарегистрировать вас в системе СФР и начать ведение электронной трудовой книжки (ЭТК);
• Все сведения о вашей трудовой деятельности (даты приёма, увольнения, должности, награды) будут автоматически передаваться в СФР через отчёт формы ЕФС-1.

Важно: даже если вы не подавали заявление на переход на ЭТК, при первом трудоустройстве после 2020 года электронная трудовая книжка создаётся автоматически.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в защищённой базе данных Социального фонда России. В ней содержится полная история вашей трудовой деятельности:

• Наименование работодателя;
• Дата приёма и увольнения;
• Должность и специальность;
• Сведения о награждениях и поощрениях (если они были оформлены официально);
• Основания для прекращения трудового договора.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери или порчи документа;
• Данные доступны в любое время через личный кабинет на сайте es.pfrf.ru;
• Упрощённый процесс трудоустройства — работодатель может получить данные онлайн;
• Автоматическое формирование стажа для начисления пенсии.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, если она уже есть?

Да, можно. С 2021 года каждый работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки:

1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку (если она уже есть);
2. Перейти на электронную форму — для этого нужно подать заявление в отдел кадров.

Если вы подадите заявление о переходе на ЭТК, то:

• Ваша бумажная книжка будет передана вам на руки;
• Дальнейшее ведение стажа будет происходить только в электронном виде;
• Работодатель больше не будет вносить записи в бумажную книжку.

Важно: работодатель не может принудительно перевести вас на ЭТК. Решение остаётся за работником.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, то:

1. Напишите заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат;
2. Предоставьте документы, подтверждающие ваш трудовой стаж — справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, выписки из архивов;
3. Работодатель обязан в течение 15 дней оформить дубликат трудовой книжки на основании представленных документов.

Если предыдущие работодатели ликвидированы, вы можете обратиться в архив или в СФР — они хранят сведения о трудовой деятельности.

Что вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся только официально зафиксированные сведения:

• Приём на работу (дата, должность, основание — приказ);
• Перевод на другую должность;
• Увольнение (с указанием основания);
• Награждения — если вы получили поощрения за труд (грамоты, благодарности, знаки отличия), они также должны быть отражены в книжке, это влияет на стаж и премиальные выплаты.

Записи заверяются печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица — кадровика или руководителя.

Можно ли отказать в трудоустройстве без трудовой книжки?

Нет, нельзя, если вы устраиваетесь на работу впервые, в этом случае отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа. Работодатель обязан создать для вас электронную трудовую книжку.

Если же вы уже имели трудовой стаж, но не можете предъявить трудовую книжку (например, она утеряна), то работодатель не вправе отказать вам в трудоустройстве, он обязан помочь вам оформить дубликат или начать ведение ЭТК.

Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия трудовой книжки — это нарушение Трудового кодекса РФ и может быть обжаловано в трудовой инспекции или суде.

Вот чёткий алгоритм действий:

1. Если вы устраиваетесь на работу впервые — не нужно предъявлять трудовую книжку. Работодатель сам оформит ЭТК.
2. Если вы уже работали ранее — предъявите бумажную трудовую книжку. Если её нет — сообщите об этом и запросите помощь в оформлении дубликата.
3. Если хотите перейти на ЭТК — подайте заявление в отдел кадров. После этого бумажная книжка передаётся вам, а все новые записи ведутся в электронном виде.
4. Никогда не отдавайте оригинал трудовой книжки — работодатель может сделать копию, но оригинал должен остаться у вас.
5. Проверяйте сведения в ЭТК, регулярно заходите в личный кабинет на сайте СФР и убедитесь, что все записи внесены корректно.

Современное трудоустройство, это не просто подача бумаг. Это переход к цифровой прозрачности. Электронная трудовая книжка — это не угроза, а удобство. Она защищает ваши права, упрощает жизнь и делает ваш трудовой стаж неуязвимым для потерь и ошибок.

Помните: ваш труд — ваша история. И она должна быть сохранена правильно — в бумажном или электронном виде, но обязательно, официально.