Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом документообороте последних лет․ И хотя основной этап выбора прошел в 2020-2021 годах, вопросы о том, как правильно отражать эти сведения в отчетности, остаются актуальными до сих пор․ Один из главных вопросов, волнующих бухгалтеров и кадровиков: обязательно ли указывать способ ведения трудовой книжки в отчете СЗВ-ТД?

Короткий ответ

Да, указывать способ ведения трудовой книжки в форме СЗВ-ТД не просто нужно, а обязательно․ Отчет СЗВ-ТД изначально и был создан для того, чтобы Пенсионный фонд России (ПФР) мог получать актуальную информацию о трудовой деятельности граждан, в т;ч․ и о их выборе относительно формата ведения трудовой книжки — электронном или бумажном․

В каких случаях необходимо указывать способ ведения

Согласно правилам заполнения формы СЗВ-ТД, информация о выбранном способе ведения трудовой книжки указывается в двух основных случаях:

• Прием на работу․ Если сотрудник устраивается на работу впервые (до 2020 года не имел стажа), то по умолчанию ему заводится электронная трудовая книжка․ Если же у нового сотрудника уже есть стаж, работодатель обязан уточнить у него, какой способ ведения он выбрал на предыдущем месте работы, и отразить этот факт в отчете при приеме․
• Подача работником заявления о выборе способа․ Если работник в текущий момент подает заявление о выборе электронного способа ведения либо, наоборот, пишет заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан передать эти данные в ПФР․

Как правильно заполнить раздел о трудовой книжке в СЗВ-ТД

Порядок заполнения соответствующего раздела строго регламентирован․ В форме СЗВ-ТД для этого предусмотрены специальные строки:

• «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» — эта отметка ставится, если сотрудник решил оставить бумажный формат․ В поле «Дата подачи» необходимо указать дату, когда сотрудник подал свое заявление (в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
• «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» — эта отметка ставится, если работник выбрал электронный формат (отказался от бумажной книжки)․ Здесь также указывается дата подачи заявления․

Важные нюансы заполнения

1. Совместители․ В отношении совместителей в графе «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно обязательно указать на совместительство․ При этом отметки в строках о подаче заявлений (о продолжении ведения бумажной книжки или о переходе на электронную) ставить не нужно․
2. Кадровые переводы и увольнения․ Если с сотрудником происходят кадровые изменения (перевод, увольнение), но при этом он не подавал нового заявления о смене способа ведения трудовой книжки, то в СЗВ-ТД просто отражается кадровое событие․ Повторно указывать ранее выбранный способ ведения не требуется․
3. Переводы․ Если событием является перевод, часто формируется 2 строки: состояние до перевода и само движение (кадровое событие)․ Для корректного отражения в программах учета (например, 1С:ЗУП) должны стоять соответствующие флажки «Отразить в СЗВ-ТД»․

Сроки сдачи СЗВ-ТД при выборе способа ведения

Сроки предоставления сведений о выборе способа ведения трудовой книжки жестко регламентированы:

• Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (при этом не было других кадровых событий, таких как прием или увольнение), форму СЗВ-ТД необходимо подать в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления․
• Если заявление подано одновременно с приемом на работу или увольнением, действуют стандартные сроки: при приеме/увольнении — не позднее следующего рабочего дня, при переводе — до 15 числа следующего месяца․

Что будет, если не указать способ ведения или нарушить сроки?

За непредставление сведений, представление их с ошибками или за опоздание работодателя могут наказать․ Штрафы за нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД уже вступили в силу и применяются на практике․ Поэтому очень важно при приеме на работу или получении заявления от сотрудника оперативно реагировать и корректно заполнять отчетность․

Как отразить выбор в программах кадрового учета

Большинство работодателей используют специализированное программное обеспечение для сдачи отчетности․ Процесс выглядит следующим образом:

• 1С:ЗУП: Сотрудник пишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации․ Бухгалтер или кадровик заполняет соответствующий документ в 1С․ Данное заявление автоматически будет отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу или как самостоятельное событие․ Если сотрудник выбрал на предыдущем месте работу бумажную книжку, в 1С это отражается аналогичным способом через ввод заявления․
• Эльба и другие сервисы: В системах вроде Эльбы пользователь только показывает выбранный способ ведения (электронный или на бумаге), после чего программа позволяет создать нужное событие в СЗВ-ТД и отправить его по ТКС․

Обратите внимание: до отправки отчета по форме СЗВ-ТД (Электронной трудовой книжки) страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД), если это не было сделано ранее․

Что делать, если работник не сделал выбор?

Часто возникает вопрос: если отчет СЗВ-ТД сдан с указанием сведений об увольнении, нужно ли дополнительно уведомлять ПФР о том, что работник не сделал выбор способа ведения трудовой книжки?

Ответ: Нет, не нужно․ Если работник не подал заявление о выборе, по умолчанию считается, что он сохранил тот статус, который был у него ранее (для тех, кто работал до 2020 года — бумажная трудовая книжка с одновременным ведением электронного формата, для впервые устроившихся — только электронная)․ Главное — своевременно проинформировать работников об их праве выбора и получить от них письменное заявление, если они хотят изменить способ ведения․

Указание способа ведения трудовой книжки в форме СЗВ-ТД — это прямая обязанность работодателя․ Это позволяет ПФР формировать актуальные электронные базы данных о трудовом стаже граждан и минимизировать риск утраты или повреждения бумажных документов․ Главное правило для кадровиков и бухгалтеров, вовремя получить заявление от работника, корректно внести данные в учетную программу и не пропустить сроки сдачи отчета․