В современной российской практике трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем (ИП) и сотрудником регулируются Трудовым кодексом РФ, как и между юридическим лицом и работником. Однако многие ИП сталкиваются с вопросом: нужно ли вести трудовую книжку при приеме на работу сотрудника, если сам ИП — работодатель? И как правильно сделать запись в трудовой книжке в такой ситуации?
Обязательно ли оформлять трудовую книжку при работе у ИП?
Да, обязательно. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она обязательна для всех работников, с которыми заключён трудовой договор, независимо от того, является ли работодатель юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.
ИП, как и любое другое юридическое лицо, обязан:
- оформить трудовой договор с каждым принятым на работу сотрудником;
- выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) при первом трудоустройстве;
- вносить в неё все необходимые записи: о приёме, переводе, увольнении и других изменениях.
Игнорирование этого требования влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для ИП.
Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать?
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года при первичном трудоустройстве работника, который никогда ранее не работал по трудовому договору, трудовая книжка оформляется только в электронной форме.
Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, действует право выбора:
- сохранить бумажную книжку;
- перейти на электронную форму (подать заявление в кадровую службу).
Важно! ИП, как работодатель, обязан:
- При приёме на работу впервые — оформить ЭТК (бумажная не выдаётся).
- При приёме с бумажной книжкой — вести запись в ней, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК.
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — вести все последующие записи только в электронном виде, а бумажную книжку вернуть ему с отметкой «Записи о трудовой деятельности ведутся в электронной форме».
Как сделать запись в трудовой книжке при приёме на работу у ИП?
Записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) вносяться на основании приказа о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма ИП). Ниже, пошаговая инструкция для ИП.
Шаг 1: Оформите приказ о приёме
ИП составляет приказ о приёме на работу. В нём указываются:
- ФИО работника;
- должность;
- дата начала работы;
- основание (трудовой договор № ___ от ___);
- подпись ИП и печать (если есть).
Приказ должен быть оформлен в двух экземплярах: один, в архиве ИП, второй — передаётся работнику.
Шаг 2: Внесите запись в трудовую книжку
Для бумажной трудовой книжки:
Запись вносится в раздел «Сведения о работе»:
- Графа 1 — порядковый номер записи: 1, 2, 3…
- Графа 2 — дата приёма: число, месяц, год (например, )
- Графа 3 — наименование работодателя: «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» (полное наименование, как в ЕГРИП)
- Графа 4 — должность: «Менеджер по продажам»
- Графа 5 — основание: «Приказ № 1 от »
Важно! Нельзя писать «ИП» или «ИП Иванов» — обязательно полное наименование, как в ЕГРИП. Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
Для электронной трудовой книжки:
ИП обязан подать сведения о приёме на работу в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма. Это делается через:
- личный кабинет работодателя на сайте СФР;
- электронный документооборот с использованием ЭЦП;
- через специализированные кадровые программы (например, 1С, СБИС, Контур.Экстерн).
Сведения включают:
- ФИО работника;
- ИНН работника;
- номер СНИЛС;
- дату приёма;
- наименование работодателя (как в ЕГРИП);
- должность;
- номер и дату приказа.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки — ИП обязан:
- Оформить трудовой договор;
- Зарегистрировать работника в СФР как получателя ЭТК;
- Подать сведения о приёме в СФР в форме ЕФС-1;
- Выдать работнику уведомление о том, что его трудовая деятельность ведётся в электронной форме.
Бумажная трудовая книжка в этом случае не выдаётся, она не оформляется.
Как оформить увольнение у ИП?
При увольнении ИП также обязан:
- издать приказ об увольнении;
- внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную);
- выдать работнику трудовую книжку (или уведомление о завершении ЭТК) на руки;
- подать в СФР сведения об увольнении в форме ЕФС-1.
Запись в бумажной книжке делается аналогично приёму:
- Порядковый номер;
- Дата увольнения;
- Наименование работодателя (ИП полностью);
- Основание увольнения (например, «по собственному желанию» или «в связи с прекращением деятельности ИП»);
- Номер и дата приказа.
При прекращении деятельности ИП (снятие с учёта в ФНС) — запись делается как «увольнение в связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя».
Ошибки, которых следует избегать
Частые ошибки ИП при ведении трудовых книжек:
- Неполное наименование работодателя — «ИП Иванов» вместо «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович»;
- Отсутствие приказа о приёме/увольнении;
- Не подача сведений в СФР при ЭТК — это нарушение закона;
- Внесение записей карандашом или корректором, недопустимо;
- Не выдача трудовой книжки на руки при увольнении — штраф до 50 000 рублей.
Индивидуальный предприниматель — это не «самозанятый», а полноценный работодатель в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Он несёт те же обязанности, что и директор ООО: оформлять трудовые договоры, вести трудовые книжки, подавать сведения в СФР и соблюдать трудовое законодательство.
Ключевые выводы:
- Трудовая книжка при работе у ИП — обязательна;
- С 2026 года новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
- Записи вносятся на основании приказа, с указанием полного наименования ИП.
- Электронные записи подаются в СФР в форме ЕФС-1 в срок, иначе штраф;
- Не игнорируйте документооборот — это защита и вас, и вашего сотрудника.
Правильное ведение трудовых книжек — это не бюрократия, а гарантия стабильности, прозрачности и законности ваших трудовых отношений. Даже если вы — один человек с одной бухгалтерией, вы всё равно обязаны соблюдать трудовое законодательство. И это делает ваш бизнес надёжным и уважаемым.
Совет: Используйте бесплатные шаблоны приказов и формы ЕФС-1 на сайте СФР (www.sfrf.ru) или в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Это сэкономит вам время и избавит от ошибок.