Трудовая книжка (в т.ч. электронная) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, обязательно ли вносить в неё сведения о прохождении курсов повышения квалификации, вызывает много споров среди кадровиков и самих сотрудников. Правила изменились с переходом на электронный формат. Разберём подробно, что, когда и как нужно отражать.

Краткий ответ: что говорит закон?

Согласно действующему Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1) и разъяснениям Роструда, работодатель не обязан вносить запись о прохождении курсов повышения квалификации в трудовую книжку. Это ключевое изменение по сравнению со старыми правилами (до 2020-2021 гг.).

Однако есть важные исключения и нюансы, о которых нужно знать.

Когда запись о повышении квалификации ВНОСИТСЯ (обязательно)?

Запись в трудовую книжку (электронную или бумажную) делается в строго определённых случаях:

1. Если повышение квалификации является обязательным условием для выполнения определённой работы. Например, для работы с опасными материалами, в сфере образования (педагогическим работникам), медицины и т.д. В этом случае факт прохождения курсов — часть трудовой функции, и его нужно зафиксировать.
2. Если это предусмотрено отраслевыми нормативными актами, коллективным или трудовым договором. Проверьте внутренние документы вашей организации или отраслевое соглашение.
3. По письменному заявлению самого работника. Если сотрудник хочет, чтобы информация о его обучении была отражена в официальном документе, он имеет право подать такое заявление. Работодатель не вправе отказать (если обучение действительно было пройдено).

Как выглядит запись?

Если запись всё же требуется, она оформляется аналогично записи об образовании:

• Для бумажной трудовой книжки: В разделе «Сведения об образовании» (или на отдельном вкладыше) указывается:
  «Повышение квалификации по программе «[Название программы]» в [Название организации-учредителя/образовательного центра] в объеме [количество часов] часов. Квалификация: [указать, если присваивается]. [Дата выдачи документа].»
  Прикладывается копия документа об обучении (удостоверение, сертификат).
• Для электронной трудовой книжки (ЭТК): Сведения подаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности). В разделе, соответствующем образованию/обучению, вносятся аналогичные данные. Важно: все сведения о трудовой деятельности (включая приёмы, увольнения, награждения) работодатель обязан передавать в СФР в течение 15 дней после события.

Почему чаще всего запись НЕ делается?

Изменение законодательства. Старая Инструкция по заполнению трудовых книжек (от 2003 г.) действительно содержала пункт о внесении сведений об обучении. Однако с 1 января 2020 года, когда начали действовать новые правила ведения ЭТК, этот пункт был исключён. Теперь сам факт прохождения курсов — это личное достижение работника, которое он может подтвердить отдельным документом (сертификатом, удостоверением).

Цель трудовой книжки. Её основная функция — фиксировать трудовые отношения (приём, перевод, увольнение, награждения). Образование и повышение квалификации, не являющиеся обязательным условием для работы, к трудовым отношениям прямого отношения не имеют.

Упрощение для работодателя. Отсутствие обязательства по внесению таких записей снижает административную нагрузку на кадровые службы.

Что должен иметь работник вместо записи в трудовой книжке?

Подтверждением прохождения курсов повышения квалификации является официальный документ, выдаваемый образовательной организацией:

• Удостоверение (обычно для программ от 72 часов и более).
• Сертификат (для программ меньшей продолжительности).
• Диплом о профессиональной переподготовке (если программа даёт новую квалификацию).

Эти документы хранятся у работника и предъявляются по требованию будущего работодателя или контролирующих органов. Они имеют юридическую силу.

Практические советы

Для работодателя (кадровика):

1. Не вносите запись об обучении по собственному усмотрению. Это может быть расценено как искажение документа.
2. Если есть заявление работника — внесите запись. Это проще, чем объяснять отказ.
3. Проверьте, не требуется ли обучение по вашей отрасли. Для некоторых профессий (например, в сфере ЖКХ, энергетике, образовании) это может быть обязательным условием допуска к работе.
4. При ведении ЭТК не забывайте подавать ЕФС-1. Если запись всё же требуется, она должна быть отражена в этой форме.

Для работника:

1. Требуйте документ об обучении. Это ваше главное доказательство.
2. Если хотите видеть запись в трудовой — пишите заявление. Работодатель обязан рассмотреть его;
3. Не путайте запись в трудовой книжке с записью в личной карточке (форма Т-2). В личной карточке (если она ведётся) сведения об обучении могут отражаться по усмотрению организации, но это внутренний документ.
4. Проверяйте свою ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте СФР. Убедитесь, что все значимые события (приём, увольнение) отражены верно.

Ответы на частые вопросы

В: А если я прошёл курсы повышения квалификации по инициативе работодателя за его счёт?

О: Это не меняет сути. Если обучение не является обязательным условием для вашей должности, запись в трудовую книжку не требуется. Однако сам факт обучения за счёт работодателя может быть отражён в приказе, который хранится в вашем личном деле.

В: Что будет, если работодатель внесёт запись об обучении без оснований?

О: Это может быть признано искажением документа (ст. 81 ТК РФ). Работник вправе потребовать исправления записи через суд.

В: А как насчёт старых бумажных трудовых книжек, где раньше были такие записи?

О: Они сохраняют свою юридическую силу. Если в старой (бумажной) книжке уже есть запись об обучении, её не нужно вычёркивать. Новые записи в неё вносятся по старым правилам, но с учётом того, что обязательность такой записи отменена. Если у вас бумажная книжка, а вы хотите добавить в неё информацию о новом обучении — пишите заявление.

С 2020-2021 годов подход к записи о повышении квалификации в трудовую книжку кардинально изменился. По умолчанию, эта информация не вносится. Основным доказательством вашего профессионального развития остаётся официальный сертификат или удостоверение.

Запись в трудовую книжку (особенно в электронную), это фиксация ключевых событий трудовой жизни. Повышение квалификации, за исключением оговоренных случаев, к таким событиям не относится. Всегда уточняйте требования вашего работодателя и отраслевые нормы, а в спорных ситуациях оформляйте письменное заявление.

Примечание: Статья составлена на основе анализа информации о последних изменениях в законодательстве РФ (по состоянию на май 2026 года). Для получения точных консультаций по вашему конкретному случаю рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.