Да, записи о награждениях в трудовой книжке не только можно, но и обязательно должны вноситься в соответствии с требованиями российского трудового законодательства. Это не просто формальность, такие записи являются официальным подтверждением профессиональных достижений работника и могут влиять на его дальнейшую карьеру, назначение льгот, пенсионные права и даже при трудоустройстве в новые организации.

Законодательная основа

Обязанность работодателя вносить сведения о награждениях в трудовую книжку закреплена в статье 66 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, в трудовую книжку вносятся сведения:

• о работе (прием, перевод, увольнение);
• о награждениях за успехи в работе.

Также подробный порядок заполнения трудовой книжки регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69.

Какие награждения вносятся в трудовую книжку?

Не все поощрения подлежат внесению. В трудовую книжку вносятся только те награждения, которые:

• носят официальный характер;
• предусмотрены внутренними локальными актами организации (например, Положением о поощрениях);
• подтверждены приказом работодателя или иным официальным документом.

Примеры награждений, которые вносятся:

• Почетная грамота;
• Благодарность от руководства;
• Звание «Лучший работник года»;
• Нагрудный знак или значок;
• Диплом победителя конкурса профессионального мастерства;
• Грамота от организации (даже если она не «почетная» — см. ниже).

Важно! Даже если грамота выдана просто отделом (например, «Грамота отдела продаж»), а не высшим руководством, запись в трудовую книжку все равно обязательна, если она оформлена официально — приказом, подписанным руководителем, и содержит реквизиты (номер, дата, основание).

Как правильно внести запись о награждении?

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Порядок заполнения строго регламентирован:

Графа 1, Порядковый номер записи

Нумерация идет нарастающим итогом с момента начала трудовой деятельности работника; Если последняя запись была под номером 15, то следующая, под номером 16, независимо от того, когда произошло награждение.

Графа 2 — Дата награждения

Указывается дата, когда был подписан приказ о награждении. Это не дата вручения грамоты, а дата официального документа, на основании которого производится запись.

Графа 3, Наименование организации, внесшей запись

Здесь указывается полное наименование работодателя, а при наличии, и сокращенное. Например:

• «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)»

Важно! Запись вносит текущий работодатель, даже если награждение произошло ранее у другого работодателя (если работник предоставил документы). В этом случае в графе 3 указывается именно текущий работодатель, а не тот, кто наградил.

Графа 4 — Основание для записи

Это самая важная графа. Здесь указываются:

• название документа (например, «Приказ о поощрении работника»);
• номер и дата документа (например, «Приказ № 45 от »);
• краткое содержание награждения — за что именно работник был отмечен.

Пример записи в графе 4:

«За высокие показатели в работе и инициативность, присвоено звание «Лучший сотрудник отдела продаж 2025 года» на основании Приказа № 89 от »

Если в грамоте нет номера приказа — это не повод отказываться от записи. Работодатель обязан найти и предоставить документ, на основании которого было принято решение о награждении. Если приказ утерян, но есть копия, — можно использовать копию. Если документа нет вообще — запись вносить нельзя, так как она должна быть основана на официальном документе.

Можно ли вносить записи о награждениях, полученных ранее?

Да, можно и нужно! Если работник устроился в организацию, а у него в трудовой книжке отсутствуют записи о награждениях, полученных ранее (например, в 1993 году), текущий работодатель обязан внести их на основании предоставленных документов.

Для этого работник должен предоставить:

• копию приказа о награждении;
• копию грамоты или диплома;
• другие подтверждающие документы.

Запись вносится под следующим по порядку номером после последней имеющейся записи, с указанием даты награждения и реквизитов оригинального документа. В графе 3 указывается текущий работодатель, а не тот, кто наградил в прошлом.

Что делать, если работодатель не внес запись о награждении?

Если работодатель умышленно не внес запись о награждении, это является административным правонарушением по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение правил ведения трудовых книжек. Штрафы могут составлять от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, до 50 000 рублей — для юридических лиц.

Работник имеет право:

• написать заявление на имя руководителя с требованием внести запись;
• обратиться в трудовую инспекцию;
• подать жалобу в прокуратуру;

Особый случай: награждение третьими лицами

Если работник получил награду от не своего работодателя — например, от муниципалитета, профсоюза, министерства — запись в трудовую книжку тоже вносится, но только при наличии официального документа (приказа, распоряжения), подтверждающего факт награждения. В графе 4 указывается, кто именно наградил, например:

«Награжден грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ за вклад в развитие системы социальной защиты, на основании Приказа № 123 от »

В графе 3 по-прежнему указывается текущий работодатель, который вносит запись.

Записи о награждениях в трудовой книжке — это не просто «бумажка». Они:

• подтверждают профессиональную репутацию работника;
• влияют на назначение пенсии (особенно при расчете стажа и коэффициентов);
• являются доказательством квалификации при трудоустройстве;
• являются обязательными по закону — игнорирование нарушает трудовое законодательство.

Рекомендация для работодателей: Внедрите внутренний регламент по ведению трудовых книжек, включая обязательное внесение всех поощрений. Для бухгалтеров и кадровиков, используйте шаблоны в 1С:Зарплата и Управление Персоналом, чтобы не пропустить ни одну запись.

Рекомендация для работников: Сохраняйте копии всех грамот, благодарностей и приказов. При увольнении требуйте проверки полноты записей в трудовой книжке — это ваше право!