С 2020 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс не только меняет формат ведения кадровой документации, но и ставит под вопрос саму необходимость заполнения традиционной бумажной трудовой книжки. Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: обязательно ли заполнять трудовую книжку? Ответ на этот вопрос неоднозначен — всё зависит от ситуации, даты трудоустройства и выбора сотрудника. В этой статье мы подробно разберём все нюансы, чтобы вы точно знали, что делать в 2026 году.

Когда трудовая книжка обязательна?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако с 1 января 2020 года вступили в силу поправки, которые изменили правила её ведения.

Обязательно для тех, кто устроился до 2020 года

Если сотрудник был принят на работу до 1 января 2020 года, работодатель обязан вести и заполнять его бумажную трудовую книжку. Это не просто формальность — это право работника на сохранение исторического документа, подтверждающего его стаж.

• Записи вносятся от руки (гелевой или капиллярной ручкой синего цвета).
• Печать ставится синей краской (не чёрной, не фиолетовой).
• Ошибки исправляются только по строгой процедуре: зачёркивается неверная запись, рядом пишется правильная, ставится дата, подпись и печать.

Обязательно для тех, кто выбрал бумажную книжку после 2020 года

С 1 января 2020 года каждый новый сотрудник имеет право выбрать: вести трудовой стаж в бумажной или электронной форме. Если работник подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан её заполнять.

Заявление подаётся при приёме на работу или в любой момент позже. Без заявления — бумажная книжка не ведётся.

Что изменилось с 2020 года: электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка, это норма для новых сотрудников

С 1 января 2021 года все новые работники, не подавшие заявление о сохранении бумажной книжки, автоматически получают электронную трудовую книжку (ЭТК). Её ведёт работодатель через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР) с помощью формы СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка содержит:

• ФИО работника
• Дата и основание приёма на работу
• Должность, подразделение
• Дата и основание увольнения
• Все переводы, награды, изменения статуса

Эти данные автоматически передаются в ПФР, и работник может получить доступ к своей ЭТК через:

• Личный кабинет на сайте www.pfrf.ru
• Портал Госуслуги
• Приложение «Мои документы»
• В офисе ПФР или МФЦ

Когда электронная трудовая книжка обязательна?

Электронная трудовая книжка становится единственным документом для:

1. Новых сотрудников, не подавших заявление о бумажной книжке.
2. Работников, которые добровольно отказались от бумажной книжки (подали заявление об отказе).
3. Работодателей, которые перешли на электронный документооборот (включая все государственные и крупные частные организации).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если у вас есть бумажная трудовая книжка, и вы её потеряли, это не катастрофа, но требует усилий.

Для бумажной книжки:

1. Напишите заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
2. Работодатель обязан в течение 15 дней восстановить запись на основе:
• Приказов о приёме и увольнении
• Справок из предыдущих организаций
• Архивных данных (если организация не существует — обращайтесь в архив)
3. В дубликате ставится отметка: «Дубликат» и указываются все основания для восстановления.

Для электронной книжки:

Утерять электронную трудовую книжку невозможно. Данные хранятся в защищённой базе ПФР. Даже если вы забыли пароль от личного кабинета, его можно восстановить через Госуслуги или в офисе ПФР. Всё ваше трудовое прошлое остаётся в системе навсегда.

Ответ на главный вопрос — не всегда. Вот чёткая схема:

Почему многие до сих пор требуют бумажную книжку?

Несмотря на технологический прогресс, многие работники и работодатели продолжают придерживаться старых традиций. Причины:

• Недоверие к электронным системам (страх «потерять» данные).
• Отсутствие цифровой грамотности у пожилых сотрудников.
• Требования некоторых работодателей (особенно в малом бизнесе), которые не знают о новых законах.
• Страх, что электронная книжка не будет принята при оформлении пенсии — это миф. ПФР принимает ЭТК наравне с бумажной.

Важно: Пенсия и ЭТК

С 2026 года Пенсионный фонд РФ полностью перешёл на электронные данные. Бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом для назначения пенсии. Если у вас есть ЭТК — она используется автоматически. Если есть бумажная, её сканируют и вносят в систему.

Что делать работодателю в 2026 году?

Работодатель обязан:

1. Предоставить новому сотруднику выбор: бумажная или электронная трудовая книжка.
2. Получить от него заявление о выборе формы.
3. Если выбрана бумажная — заполнять её по правилам (синяя ручка, синяя печать, нумерация записей).
4. Если выбрана электронная — в течение 1 рабочего дня после приёма/увольнения подать форму СЗВ-ТД в ПФР.
5. Хранить бумажные трудовые книжки до момента увольнения сотрудника, даже если он перешёл на ЭТК, они остаются его личным документом.

Заполнение бумажной трудовой книжки больше не является обязательным для всех. Это право, а не обязанность. С 2026 года в России действует двойная система: вы можете выбрать, как вам удобнее — в бумажном или цифровом виде. Главное — не забыть подать заявление при приёме на работу, если хотите сохранить бумажную книжку.

Электронная трудовая книжка — это не просто модный тренд. Это:

• Снижение риска потери документа
• Ускорение кадровых процессов
• Автоматизация отчётности
• Доступ к данным в любое время и из любого места

Если вы, работник: выберите удобный формат.
Если вы — работодатель: обязательно предложите выбор и соблюдайте закон.

Помните: ваш трудовой стаж — ваше право. И в 2026 году он может быть зафиксирован не только на бумаге, но и в цифровом мире, и это не ущемление, а прогресс.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Все изменения основаны на Трудовом кодексе РФ, постановлениях Правительства РФ и официальных разъяснениях Роструда и ПФР.