С 01 января 2024 г. в России вводится обязательное электронное ведение трудовых книжек для всех работников. Это изменение в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) обусловлено необходимостью повышения прозрачности трудовых отношений‚ упрощения контроля со стороны государственных инстанций и ускорения оформления кадровых документов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды занятости‚ должность‚ воинский учёт‚ сведения о воинской службе и др. Вместо бумажного листа в ней используется защищённый электронный формат‚ доступный только уполномоченным лицам.

Формат и хранение

• Файл хранится в защищённой базе данных Госуслуги или в личном кабинете организации.
• Доступ к документу имеет только работодатель‚ сотрудник и уполномоченные органы трудовой инспекции.
• Файл имеет форматы .xml или .json с подписью ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Кто обязан вести электронную трудową книжку?

Обязанность вести электронную трудовою книжку возлагается на:

1. Работодателя (организацию)‚ который должен обеспечить её создание‚ обновление и хранение.
2. Сотрудника‚ который имеет право запросить копию своей книжки в любой момент.
3. Кадрового департамента/отдела персонала‚ отвечающего за оформление и ведение документа.

Исключения

Электронный формат не применяется в следующих случаях:

• Работники‚ находящиеся в длительном военном службе (их данные фиксируются в бумажном виде в соответствии с законом о воинской службе).
• Работники‚ занятые в сельском хозяйстве в рамках фермерских хозяйств‚ где требования к электронному документообороту пока не установлены.

Как правильно оформить электронную трудовою книжку?

Процедура оформления включает несколько обязательных шагов:

1. Создание записи в системе Электронный кадровый журнал (ЭКЖ) при приёме на работу.
2. Заполнение реквизитов: ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ сведения о предыдущем трудоустройстве.
3. Подпись документа с помощью ЭЦП работодателя и сотрудника.
4. Обновление данных при изменении места работы‚ должности‚ уходе в отпуск или иные значимые события.
5. Хранение в защищённой базе данных не менее 5 лет.

Пример заполнения

{
 "employeeId": "123456789"‚
 "fullName": "Иванов Петр Сергеевич"‚
 "birthDate": "1990-05-12"‚
 "employmentHistory": [
 {
 "employer": "ООО «ТехноСервис»"‚
 "position": "Инженер-разработчик"‚
 "startDate": "2015-03-01"‚
 "endDate": null‚
 "salary": 65000
 }
 ]
}

Преимущества электронного ведения трудовых книжек

• Удобство доступа – сотрудник может посмотреть свою трудовую историю в любой момент через личный кабинет.
• Сокращение бумажной волокиты – отсутствие необходимости хранить и переносить физические листы.
• Безопасность – защита данных с помощью шифрования и подписи.
• Экономия времени – автоматизация обновления данных при переходе с одного работодателя на другой.

Как обеспечить соответствие требованиям законодательства?

Для полного соответствия новым требованиям необходимо:

1. Подключить организацию к системе Электронный кадровый журнал (ЭКЖ) или иной уполномоченной платформе.
2. Провести обучение HR‑специалистов и менеджеров по работе с электронными трудовыми книжками.
3. Настроить внутренние регламенты по созданию‚ обновлению и архивированию записей.
4. Проводить периодический аудит соблюдения требований (не реже одного раза в год).

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли вести электронную книжку без подключения к Интернету?
  Ответ: Нет‚ для создания и подписания документа требуется доступ к защищённой системе‚ что подразумевает наличие интернет‑соединения.
• Вопрос: Что делать‚ если сотрудник уходит из компании?
  Ответ: При увольнении в системе фиксируется дата окончания трудовых отношений‚ а копия электронной книжки передаётся новому работодателю или выдаётся самому сотруднику в электронном виде.
• Вопрос: Как защищены данные от утечки?
  Ответ: Все файлы хранятся в зашифрованном виде‚ доступ к ним имеет только уполномоченный персонал с использованием ЭЦП.

Ведение трудовых книжек в электронном виде – это современный подход к документообороту‚ который повышает прозрачность и эффективность работы кадровых отделов. При правильной реализации все участники процесса получают быстрый доступ к актуальной информации‚ а риски потери или искажения данных существенно снижаются. Поэтому работодателям рекомендуется уже сейчас подготовиться к переходу на электронный формат‚ обеспечив необходимые технические и организационные условия.