В 2026 году работодатели обязаны вести трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в ФСС по форме ЕФС‑1. Ниже приведена подробная инструкция, как собрать необходимые документы, заполнить форму и подать сведения в срок.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это скан‑копия всех заполненных страниц бумажной трудовой книжки, включая записи до и после 10 июня 2021 года. По постановлению правления ПФУ от 12 марта 2021 года (постановление 11‑1) работодатели обязаны сканировать все страницы, независимо от даты их заполнения.
- Сканировать нужно как страницы с личными данными, так и страницы с записью о приёме, переводе, увольнении и т.д.
- Формат: PDF, JPG или PNG – но обязательно с читаемыми надписями.
- Сканировать можно в офисе, но лучше использовать качественный сканер, чтобы избежать потери информации.
Форма ЕФС‑1 – обязательный документ для ФСС
Форма ЕФС‑1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) была утверждена приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462. В ней содержится ьный лист и два раздела:
- Подразделы 1 и 1.1 – сведения о приёме, переводе, изменении должности и т.д.
- Подраздел 2 – сведения о выходе из трудового стажа (увольнение, выход на пенсию).
Для каждого сотрудника необходимо заполнить отдельный экземпляр ЕФС‑1. При переводе сотрудника на другую должность в июне 2026 года можно сдавать подразделы 1 и 1.1 отдельно от раздела 2 (аналог формы 4ФСС с 2023 года) за полугодие.
Ключевые требования к заполнению
- ьный лист должен содержать: название организации, ИНН, КПП, адрес, дату заполнения.
- Подраздел 1 – сведения о приёме, переводе, изменении должности.
- Подраздел 1.1 – сведения о смене должности.
- Подраздел 2 – сведения о выходе из трудового стажа.
- Все сведения должны быть точными и подтверждены подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.
Сроки сдачи сведений в ФСС
Согласно приказу СФР от 17 ноября 2025 года № 1462, сведения о трудовой деятельности необходимо сдавать в ФСС в течение 30 календарных дней с момента изменения трудового стажа. Для новых сотрудников, принятых до 2022 года, ФСС рекомендует подать сведения в кратчайшие сроки.
Примерный график сдачи ЕФС‑1 в 2026 году:
- Приём на работу – до 30 дней после даты приёма.
- Перевод на другую должность – до 30 дней после даты перевода.
- Увольнение – до 30 дней после даты увольнения.
Как подать сведения в ФСС?
Сведения можно подать в ФСС в электронном виде через портал «Госуслуги» или через сайт Фонда социального страхования РФ. Для этого необходимо:
- Войти в личный кабинет ФСС.
- Выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности».
- Загрузить скан‑копию трудовой книжки (все страницы).
- Загрузить заполненную форму ЕФС‑1.
- Подтвердить отправку.
При приёме на работу в 2026 году работодателю также необходимо предоставить работнику копию трудовой книжки или копию трудового договора, заключенного с первым из принятых работников. Важно прикрепить все страницы трудового договора или трудовой книжки по каждому из нанятых работников, даже если в документах указана необязательность прикрепления.
Что делать, если работник не подал заявление о предоставлении сведений?
Если в 2020 году работник не подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, на него ведется трудовая книжка в электронном виде. Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется для тех, кто в 2020 году принял решение о переходе на электронный формат.
Регистрация ИП в ФСС как работодателя
Если вы – индивидуальный предприниматель, то при приёме сотрудников необходимо зарегистрироваться в ФСС как работодатель. Это можно сделать через портал «Госуслуги» или через сайт ФСС. После регистрации вы получите ИНН ФСС, который понадобится для заполнения ЕФС‑1.
Важно: если вы не зарегистрируетесь в ФСС, но будете принимать сотрудников, вы можете столкнуться с штрафами за нарушение обязательств по ведению трудовой книжки.
Практические советы
- Проверяйте, чтобы все страницы скана были читаемыми – это ускорит проверку ФСС.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов в электронном виде.
- Следите за изменениями в законодательстве – ФСС может менять требования к форме ЕФС‑1.
- Если у вас есть несколько сотрудников, создайте шаблон ЕФС‑1, чтобы ускорить заполнение.
- Обращайтесь в службу поддержки ФСС при возникновении вопросов – они помогут уточнить детали.
В 2026 году работодатели обязаны:
- Сканировать все страницы трудовой книжки (до и после 10 июня 2021 года).
- Заполнить и подать форму ЕФС‑1 в ФСС в течение 30 дней с момента изменения трудового стажа.
- Предоставлять работнику копию трудовой книжки или трудового договора.
- Регистрация в ФСС как работодателя, если вы – ИП.
Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов и обеспечит корректное ведение трудовой книжки в электронном виде.