Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, который содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она формируется и хранится в информационных системах Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).

Основные преимущества ЭТК:

• Автоматизация процесса: Сведения передаются в электронном виде, что снижает риск ошибок при оформлении записей.
• Удобный доступ: Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.
• Сохранность данных: Электронные записи защищены от потери или повреждения, в отличие от бумажных носителей.
• Единая база: Все сведения о трудовой деятельности хранятся в одном месте, что упрощает их проверку и обработку.

Кого касается обязательное ведение ЭТК?

Согласно действующему законодательству, ведение электронной трудовой книжки обязательно для:

1. Всех новых сотрудников, принятых на работу с 2025 года и позднее. Для них ведение трудовой книжки возможно только в электронном формате. Никаких заявлений оформлять не нужно, это происходит автоматически.
2. Сотрудников, которые работают по трудовым договорам и написали заявление о переходе на ЭТК. Если работник подал соответствующее заявление, работодатель обязан перевести его трудовую книжку в электронный формат.
3. Сотрудников, которые не написали заявление о переходе. В этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, но также обязан формировать сведения в электронном виде.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для оформления ЭТК работодателю необходимо:

• Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если это не новый сотрудник).
• Внести сведения о трудовой деятельности в информационную систему ПФР в установленном формате (ЕФС-1).
• Выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку на руки (если она была ранее оформлена) и освободиться от ответственности за ее ведение и хранение.

Образец заявления о переходе на ЭТК:

Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные пункты:

• ФИО работника;
• Должность и наименование организации;
• Просьбу о переводе трудовой книжки в электронный формат;
• Дата и подпись работника.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на сайте ПФР: Для этого необходимо зарегистрироваться на портале es.pfrf.ru.
• Через портал Госуслуг: Выписка формируется в личном кабинете пользователя.
• Через работодателя: Работодатель обязан предоставить выписку по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней.

Что делать, если работник не хочет переходить на ЭТК?

Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• Одновременно формировать сведения о трудовой деятельности в электронном формате;
• Нести ответственность за ведение и хранение бумажной трудовой книжки.

Ответственность работодателя за ведение ЭТК

Работодатель несет полную ответственность за:

• Своевременное и корректное внесение сведений о трудовой деятельности в ЭТК;
• Соблюдение формата предоставления данных (ЕФС-1);
• Сохранность бумажной трудовой книжки (если она продолжает вестись);
• Предоставление выписок по запросу сотрудников.

За нарушение правил ведения ЭТК предусмотрены штрафные санкции в соответствии с действующим законодательством.

Как проверить правильность ведения ЭТК?

Сотрудник может самостоятельно проверить корректность сведений в своей электронной трудовой книжке:

1. Зарегистрироваться на портале ПФР или Госуслуг;
2. Запросить выписку из ЭТК;
3. Свернуть данные в выписке с фактическими записями в бумажной трудовой книжке (если она еще ведется);
4. При обнаружении ошибок обратиться к работодателю или в территориальное отделение ПФР для их исправления.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества:

• Упрощение процесса ведения и хранения данных;
• Снижение риска потери или повреждения документов;
• Быстрый доступ к информации о трудовой деятельности;
• Автоматизация процесса передачи данных в ПФР;
• Возможность удаленного доступа к выпискам.

Недостатки:

• Необходимость наличия цифровой грамотности у сотрудников;
• Риск технических сбоев или ошибок при передаче данных;
• Ограниченный доступ к информации для сотрудников без интернета;
• Возможные трудности у пожилых сотрудников при работе с электронными системами.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от ведения электронной трудовой книжки?

Нет. С 2026 года ведение сведений о трудовой деятельности в электронном формате обязательно для всех работодателей. Исключения составляют только сотрудники, которые не подали заявление о переходе на ЭТК — для них продолжает вестись бумажная трудовая книжка.

Как быть, если работник не умеет пользоваться электронными системами?

Работодатель обязан предоставить сотруднику выписку из ЭТК в бумажном виде по его запросу. Также можно обучить сотрудника работе с порталом ПФР или Госуслуг.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Ошибку необходимо незамедлительно исправить. Для этого работодатель должен обратиться в территориальное отделение ПФР и предоставить корректные данные.

Можно ли совмещать ведение бумажной и электронной трудовой книжки?

Да, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и одновременно формирует сведения в электронном формате.

Ведение электронной трудовой книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. Оно позволяет упростить процесс учета трудовой деятельности, снизить риск ошибок и обеспечить сохранность данных. Однако для успешного внедрения ЭТК необходимо, чтобы как работодатели, так и сотрудники были готовы к новым условиям работы с цифровыми документами.

Своевременное оформление заявлений, корректное внесение данных и регулярная проверка сведений в ЭТК помогут избежать проблем при назначении пенсий и других выплат.