В 2026 году обязательность ведения трудовых книжек для всех сотрудников, проработавших в организации более пяти дней, закреплена в федеральном законодательстве. Несмотря на активное продвижение электронных форм, бумажные трудовые книжки остаются актуальными и обязательными в ряде случаев. Ниже подробно рассматриваются правовые основы, порядок ведения, особенности перехода на электронный формат и практические рекомендации для работодателей.

Правовой статус трудовой книжки

Трудовая книжка – обязательный кадровый документ, который фиксирует сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, переводы, увольнения и награды;

• Федеральный закон 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г. о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, предусматривающий формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон 436‑ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного обеспечения.
• Статья 66 Трудового кодекса РФ (часть 3) – обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в данной организации является основной.
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Кому необходимо вести трудовые книжки?

Обязанность ведения трудовых книжек возлагается на работодателей, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

• Юридические лица (учреждения, организации).
• Индивидуальные предприниматели.
• Физические лица, работающие в организации более пяти дней, если работа является основной.

Если в учреждении нет сотрудников, оформление трудовых книжек не требуется.

Пояснение: «пять дней»

В соответствии с частью 3 статьи 66 ТК РФ, работник считается «постоянным» в организации, если он проработал более пяти календарных дней. Это условие является порогом для обязательного ведения трудовой книжки.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Внедрение ЭТК было добровольным, но уже не является обязательным для бумажных аналогов.

1. Переход на ЭТК – работодатель может перейти на электронный формат в любой момент после окончания переходного периода.
2. Преимущества:
   • Отсутствие риска потери документов.
   • Упрощённый доступ к сведениям о стаже.
   • Сокращение бумажных расходов.
3. Обязательность – бумажные трудовые книжки остаются обязательными для тех, кто не перешёл на ЭТК, и для тех, кто работает в учреждениях, где электронный формат ещё не внедрён.

Как оформить ЭТК?

Для оформления электронного документа необходимо:

• Получить электронный сертификат от уполномоченного органа.
• Подключиться к системе «Электронные трудовые книжки» через портал Минтруда.
• Ввести данные о сотруднике и его трудовой деятельности.
• Подписать электронный документ с помощью квалифицированной электронной подписи.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Согласно приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, трудовые книжки должны храниться в специально отведённом месте, защищённом от огня, влаги и несанкционированного доступа.

• Каждая трудовая книжка должна быть зарегистрирована в Книге учёта движения трудовых книжек и в Книге учёта вкладышей.
• При увольнении работника в трудовой книжке фиксируются сведения о дате увольнения, причинах и основании прекращения трудового договора.
• При переводе работника в другую должность в той же организации вносится запись о переводе.
• При переводе в другую организацию вносится запись о переводе с указанием новой организации.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: нужна ли она?

Ведение бумажных трудовых книжек пока не запрещено, но уже не является обязательным; В 2025 году планировалось создание новой бумажной трудовой книжки, однако в 2026 году переход на электронный формат считается завершённым, и бумажные аналоги остаются только в тех случаях, когда работодатель не перешёл на ЭТК.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте статус сотрудников – убедитесь, что все работники, проработавшие более пяти дней, зарегистрированы в системе.
2. Обновите бланки – используйте актуальный образец трудовой книжки, утверждённый Минтрудом.
3. Обучите персонал – проведите инструктаж по правильному заполнению записей и хранению документов.
4. Переход на ЭТК – если ещё не сделан, запланируйте переход в ближайший квартал.
5. Контроль за хранением – регулярно проверяйте состояние и целостность бумажных трудовых книжек.

В 2026 году законодательство РФ чётко регламентирует обязательность ведения трудовых книжек для всех сотрудников, проработавших в организации более пяти дней. Переход на электронный формат завершён, но бумажные трудовые книжки остаются актуальными для тех, кто не перешёл на ЭТК. Соблюдение правил ведения и хранения документов обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и упрощает контроль со стороны государственных органов.

Для более подробной информации обратитесь к официальным документам Минтруда РФ и Федеральным законам 439‑ФЗ и 436‑ФЗ.