Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о необходимости внесения той или иной записи в неё возникает у работодателей и сотрудников регулярно, особенно после изменений в законодательстве и введении новых форм отчётности (например, СЗВ‑ТД). Ниже рассмотрены основные аспекты, которые помогут определить, когда запись обязательна, а когда её можно опустить.

Что такое трудовая книжка и какие сведения в неё вносятся

Трудовая книжка содержит:

• сведения о приёме на работу;
• информацию о переводах, повышениях, понижениях;
• записи об увольнении (основание, дата, формулировка);
• сведения о наградах и поощрениях;
• другие сведения, предусмотренные законодательством (например, о совмещении, отпусках по уходу за ребёнком).

Записи вносятся работодателем под подписью уполномоченного лица и печатью организации. Отсутствие записи может привести к спорам при подтверждении стажа, назначении пенсии или при трудоустройстве.

Когда запись в трудовую книжку обязательна

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись в трудовую книжку делается:

1. при приёме на работу;
2. при переводе на другую должность (в т.ч. при совмещении);
3. при изменении условий труда (изменение оклада, режима работы и т.д.);
4. при увольнении (любое основание).

Таким образом, если произошло любое из перечисленных событий, запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с даты события (ст. 66 ТК РФ).

Особенности после перехода на СЗВ‑ТД (с 2021 года)

С 1 января 2021 года работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД. Это вызвало вопросы о необходимости дублирования информации в трудовой книжке.

Из официальных разъяснений Роструда (см. фрагмент из интернета, предоставленный пользователем):

«В Роструде сообщили, что трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить […]»

То есть подача СЗВ‑ТД не отменяет обязанности вести трудовую книжку в соответствии с ТК РФ. Запись в книжке остаётся обязательной при:

• приёме на работу;
• переводе (включая дистанционный перевод);
• увольнении.

СЗВ‑ТД служит лишь дополнительным источником данных для ПФР, а трудовая книжка сохраняет своё юридическое значение как документ, подтверждающий трудовой стаж непосредственно у работодателя.

Как вносить пропущенную запись о переводе после записи об увольнении

Ситуация, когда запись о переводе была пропущена, а уже сделана запись об увольнении, встречается на практике. Согласно рекомендациям Роструда, порядок действий следующий:

1. Определить дату фактического перевода (день, когда сотрудник начал выполнять новые функции).
2. Составить приказ о переводе (с указанием даты, новой должности, условий труда).
3. Внести запись о переводе в трудовую книжку до записи об увольнении, то есть сделать её вставкой между предыдущей записью о работе и записью об увольнении.
4. Если запись об увольнении уже сделана, её необходимо аннулировать (сделать пометку «Недействительно» и оформить новую запись об увольнении с корректной датой и формулировкой).
5. Все изменения заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Пример формулировки записи о переводе:

Переведён с должности «Инженер-конструктор» на должность «Ведущий инженер-конструктор» с в соответствии с приказом № 45 от .
Пример корректной записи об увольнении после исправления:
Уволен по собственному желанию в соответствии с заявлением сотрудника от и приказом № 78 от .

Как правильно формулировать запись при увольнении по собственному желанию
Согласно ст. 80 ТК РФ, при увольнении по собственному желанию запись должна содержать:

дату увольнения;
основание – «по собственному желанию»;
ссылку на заявление сотрудника и приказ об увольнении.

Пример:
Уволен по собственному желанию в соответствии с заявлением сотрудника от и приказом № 22 от .

Важно избегать двусмысленных формулировок типа «уволен по инициативе работника» – такая запись может быть оспорена в суде.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о дистанционном переводе?
Да. Дистанционный перевод считается обычным переводом на другую должность (или изменением условий труда); Требуется письменное согласие сотрудника и запись в трудовую книжку.
Можно ли обойтись только СЗВ‑ТД и не вести трудовую книжку?
Нет. Трудовая книжка остаётся обязательным документом при приёме, переводе и увольнении. СЗВ‑ТД лишь дополняет её в части передачи данных в ПФР.
Что делать, если запись о переводе внесена после увольнения по ошибке?
Необходимо признать запись об увольнении недействительной, внести исправленную запись об увольнении (с правильной датой) и затем запись о переводе в правильной хронологической последовательности.
Какие последствия могут быть при отсутствии записи?
Отсутствие записи может привести к:

отказу в назначении пенсии из‑за невозможности подтвердить стаж;
спорам при трудоустройстве (новый работодатель может потребовать подтверждение предыдущего места работы);
административной ответственности работодателя за нарушение ТК РФ (штрафы до 50 000 руб.).