Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Её правильное оформление и заверение копий имеют критическое значение при оформлении пенсии, получении кредита, устройстве на новую работу или взаимодействии с государственными органами.

Одним из самых частых и важных вопросов является обязательность заверения каждой отдельной страницы копии трудовой книжки. Многие считают, что достаточно одного штампа на последнем листе, но на практике это часто leads к отказам в приёме документов.

Почему важно заверять КАЖДУЮ страницу?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025 (п. 85 п. 3), отметка о заверении копии (реквизит «Верно») может проставляться либо на каждой странице копии, либо на последнем листе прошитой копии. Однако на практике существует значительный разрыв между нормативным требованием и требованиями принимающих сторон.

• Банки и финансовые организации при выдаче кредитов, ипотеки почти всегда требуют заверения на каждой странице. Их цель — исключить возможность подмены или дополнения отдельных листов.
• Пенсионный фонд (ПФР) при назначении пенсии также может запросить такое заверение, особенно если в книжке есть нестандартные записи или следы правки.
• Новые работодатели, особенно в крупных компаниях и госструктурах, предпочитают видеть штамп на каждом листе для полной уверенности в подлинности.

Кто имеет право заверять копию?

Заверение копии трудовой книжки — это юридически значимое действие. Его могут осуществлять только:

1. Работодатель (кадровый специалист) — текущий или последний по месту работы, где велась эта книжка. Он заверяет копии страниц, которые сам вносил или которые есть в его архиве.
2. Нотариус — заверяет копии, предъявив подлинник. Это самый универсальный и бесспорный вариант, который принимается везде.

Правила и порядок заверения работодателем (шаг за шагом)

Шаг 1: Подготовка копий

Необходимо сделать точные копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Копирование должно быть выполнено на хорошем копировальном аппарате или сканером, чтобы текст был чётким, без разводов и пропусков. Все копии должны быть прошиты в один пакет в том же порядке, что и в подлиннике.

Шаг 2: Формулировка отметки о заверении

На каждой странице копии (в нижней части, обычно под текстом или в правом нижнем углу) необходимо разместить отметку. Она должна содержать:

• Слово «Верно» (или «Копия верна»).
• Дату заверения (число, месяц, год).
• Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»).
• Личную подпись.
• Расшифровку подписи (Фамилия И.О.).
• Печать организации (обычно круглая, с наименованием и ИНН). Печать должна быть чёткой и полностью оттиснутой.

Если заверение производится на последнем листе прошитой копии, то на этом листе указывается общее количество прошитых листов (например, «Всего 15 листов»), и ставится одна общая отметка с подписью и печатью.

Шаг 3: Заверение последней (текущей) страницы

Если работник продолжает трудиться в организации, на последней (свободной) странице его трудовой книжки в подлиннике должна быть сделана запись. Для заверения копии этой страницы действует особое правило:

• На копии страницы, следующей за последней записью, вносят информацию: «Работает по настоящее время».
• Далее ставится отметка «Верно» с датой, должностью, подписью и печатью.

Особые случаи и современные реалии (2026)

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года ведётся параллельный учёт в электронном виде. Если работник подавал заявление о ведении ТК в электронном виде, то для официальных целей (кредит, пенсия) часто требуется выписка из электронной трудовой книжки, оформленная по правилам Роструда. Она также может потребовать заверения (подписью уполномоченного лица и печатью организации-работодателя).

Заверение нотариусом

Если у работника нет доступа к текущему или последнему работодателю (например, организация ликвидирована), единственный выход, обратиться к нотариусу. Нотариус, предъявив подлинник трудовой книжки, заверяет необходимые копии. Его подпись и печать нотариальной конторы имеют максимальную юридическую силу и принимаются безоговорочно.

Что делать, если в книжке «дыры» (незаполненные страницы)?

Незаполненные страницы в копии заверять не нужно. Заверяются только те страницы, на которых есть записи о работе, увольнении, образовании и т.д. Однако весь пакет копий должен быть прошит, и на последнем листе (даже если он чистый) можно поставить общую отметку о количестве листов.

Типичные ошибки, ведущие к отказу

• Заверение только на последнем листе — самый частый и критичный промах.
• Отсутствие печати организации или её неразборчивость.
• Нет даты заверения или дата указана некорректно.
• Подпись без расшифровки (только «Иванов»).
• Копия сделана неаккуратно: текст смазан, обрезан, страницы склеены.
• Заверение кадровиком, не имеющим на это полномочий (например, специалистом без приказа о наделении полномочиями).

Требование о заверении каждой страницы копии трудовой книжки — это не бюрократическая прихоть, а мера защиты от мошенничества и гарантия достоверности документа. Хотя формально ГОСТ допускает иной вариант, практика диктует более строгие правила.

Рекомендация: При получении копии своей трудовой книжки у работодателя сразу уточните, будут ли ставить штамп на каждой странице. Если есть сомнения в принятии такого варианта — заверение у нотариуса, это небольшая стоимость, но полная уверенность в результате на годы вперед.

Правильно оформленная и заверённая копия трудовой книжки, это ваша спокойная уверенность при решении любых жизненных задач, связанных с трудоустройством и социальными гарантиями.