С 2022 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При увольнении сотрудника, у которого ведётся электронный журнал трудовой истории, работодатель обязан оформить и выдать определённый набор документов․ Ниже – подробный разбор обязательных и рекомендованных бумаг, порядок их подготовки и сроки выдачи․

Обязательные документы, которые должен получить работник

1. Справка о заработке (форма 182‑н)

   Справка о заработке за последние два года (или за более длительный период, если это требуется страховыми компаниями) необходима для расчёта больничных, пособий по временной нетрудоспособности, а также для оформления пенсии․ Выдаётся в двух экземплярах – один передаётся в ПФР, второй остаётся у работника․

2. Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р)

   Если работник просит официальный документ, подтверждающий его трудовую историю, работодатель оформляет выписку по форме СТД‑Р․ Выписка содержит:

   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Сведения о приёме, переводах и увольнении;
   • Основания и причины прекращения трудового договора․

   Выписка подписывается уполномоченным лицом работодателя и заверяется печатью организации․

3. Трудовой договор (копия) и приложение к нему

   Работодатель обязан предоставить копию действующего трудового договора и всех приложений (например, приложение Д5 к налоговому расчёту), если они не были переданы ранее․

4. Расчётный лист (платёжная ведомость) за последний месяц

   В расчётном листе указываются все начисления и удержания, а также чистая сумма к выплате․ Этот документ часто требуется для получения банковского кредита или аренды жилья․

5. Справка о размере заработной платы (по запросу)

   Если работник планирует оформить ипотеку, кредит или иные финансовые операции, ему может потребоватся справка о среднемесячном доходе за определённый период․ Оформляется по внутреннему образцу организации․

6. Акт приёма‑передачи имущества (если применимо)

   Для сотрудников, которым в пользование передавались служебные ноутбуки, телефоны, спецодежда и пр․, оформляется акт возврата имущества․

Документы, которые оформляются работодателем, но не передаются работнику

• Отчет о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР и ФСС (форма 2‑НДФЛ, 1‑НДФЛ, 4‑НДФЛ) – передаётся в налоговые органы․
• Отчёт о прекращении трудового договора в системе Госуслуги/МФЦ – вносится в ЭТК автоматически через приложение Д5 к налоговому расчёту․
• Сведения о выплате компенсаций (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск) – фиксируются в бухгалтерском учёте․

Пошаговая процедура оформления увольнения при наличии ЭТК

Что делать, если у работника одновременно есть бумажная и электронная трудовая книжка

В некоторых случаях сотрудник может иметь обе формы учёта (например, если он работал в организации, где ещё не внедрили ЭТК)․ В таком случае:

• Работодатель вносит запись об увольнении в ЭТК и одновременно в бумажную трудовую книжку (если работник её сохраняет)․
• Выдаёт выписку СТД‑Р как подтверждение электронных записей․
• Если работник просит, можно оформить копию записи в бумажной книжке (заполняется вручную, подпись и печать)․

Важно помнить, что закон требует, чтобы сведения об увольнении были внесены в обе книги, если они обе находятся в эксплуатации․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли работнику подписывать выписку из ЭТК?

Да․ Работник подписывает акт получения выписки (форма СТД‑Р)․ Это подтверждает, что документ передан и им ознакомлен․

Можно ли выдать только электронную выписку, без бумажного документа?

Теоретически да, если работник отказывается от бумажной формы․ Однако на практике большинство организаций выдают бумажный экземпляр, чтобы у сотрудника был физический документ для предъявления в органы соцзащиты, банки и т․д․

Как быстро появляется запись об увольнении в личном кабинете работника на Госуслугах?

После подачи данных через приложение Д5 запись появляется в течение 3‑5 рабочих дней․ При возникновении технических сбоев работник может обратиться в МФЦ или в ПФР для уточнения статуса․

Какие причины увольнения необходимо указывать в ЭТК?

Все причины, предусмотренные Трудовым кодексом РФ: по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя (с указанием основания, например, «сокращение штата», «нарушение трудовой дисциплины»)․ Если причина предоставляет работнику льготы (например, «перевод в другое место работы»), она также указывается․

Нужно ли выдавать справку о среднемесячном заработке, если её не требует закон?

Справка о среднемесячном заработке не является обязательной по ТК РФ, но её часто запрашивают банки, арендодатели и другие контрагенты․ Поэтому рекомендуется подготовить её по запросу работника․

Полезные ссылки и образцы документов

• Официальный портал «Электронная трудовая книжка»
• Пенсионный фонд России – инструкция по заполнению формы СТД‑Р
• КонсультантПлюс – образец акта приёма‑передачи имущества
• Справка 182‑н (заработок за 2 года)

При увольнении сотрудника, у которого ведётся электронная трудовая книжка, работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в ЭТК через приложение Д5․
2. Подготовить и выдать выписку СТД‑Р․
3. Сформировать справку 182‑н о заработке за последние два года․
4. Выдать расчётный лист, копию трудового договора и при необходимости справку о среднемесячном доходе․
5. Оформить акт приёма‑передачи служебного имущества․
6. Соблюдать установленные сроки (обычно – не более 5 рабочих дней после увольнения)․

Соблюдение этих требований гарантирует законность прекращения трудового договора, защищает интересы как работника, так и работодателя, и упрощает дальнейшее взаимодействие с ПФР, ФСС и другими государственными органами․