Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Вопрос о том, какие именно сведения и в каких случаях в неё вносятся, вызывает много споров и заблуждений. Давайте разберемся детально, основываясь на действующем законодательстве (в первую очередь, на Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном постановлением Правительства РФ).

Обязательные записи, которые вносятся ВСЕГДА

Согласно пункту 25 названного Порядка, в трудовую книжку обязательно вносятся следующие сведения:

• Сведения о работнике: ФИО, дата и место рождения, данные о высшем образовании (если оно есть).
• Сведения о работодателе: наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), его адрес и ИНН/ОГРН.
• Сведения о работе:
  • Дата заключения и номер трудового договора.
  • Дата и основание (приказ, распоряжение) приема на работу (т.е. сама запись о приеме).
  • Дата и основание увольнения (приказ, распоряжение) с указанием конкретной статьи (пункта) Трудового кодекса РФ или иного нормативного акта.
  • Наименование должности, специальность, профессия с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием.
• Сведения об изменениях: Любые изменения в данных о работнике или работодателе (например, смена названия организации, изменение ФИО работника) вносятся на основании соответствующих документов.

Записи о поощрениях и награждениях: важное уточнение

Здесь часто возникает путаница. Не все поощрения отражаются в трудовой книжке.

Что вносится ОБЯЗАТЕЛЬНО?

В соответствии с тем же пунктом 25 Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, если такое награждение предусмотрено:

• государственными наградами РФ (ордена, медали, звания);
• ведомственными наградами (знаки отличия, нагрудные знаки и т.д.), если их вручение является основанием для установления доплат или иных льгот в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Пример: Запись о награждении Почетной грамотой Министерства труда РФ, если её наличие дает право к ежемесячной надбавке.

Что НЕ вносится?

Минтруд РФ неоднократно разъяснял, что в трудовую книжку НЕ вносятся:

• Сведения о премиях, денежных поощрениях, благодарностях (если они не являются награждением, дающим льготы). Это внутренние меры стимулирования работодателя.
• Почетные грамоты, благодарственные письма от работодателя (организации), если они не являются ведомственными наградами, предусмотренными системой госнаград.

Таким образом, премия за хорошую работу — это не награждение в правовом смысле, и запись о ней в трудовую книжку не ставится. Это распространенная ошибка, которую даже опытные бухгалтеры иногда допускают, как показала викторина в «Красном уголке бухгалтера».

Кто и когда вносит записи?

Записи в трудовую книжку вносит работодатель (или уполномоченное им лицо) на основании своих приказов (распоряжений).

Ключевые моменты:

• Запись об приеме вносится в день фактического допущения к работе (или в день подписания трудового договора, если работа начата позже).
• Запись об увольнении вносится в день увольнения (после подписания приказа и трудовой книжки).
• Записи об изменениях (смена ФИО, переименование организации) вносятся по письменному заявлению работника и при наличии подтверждающих документов (например, свидетельства о браке, приказа о переименовании).
• Записи о награждениях вносятся по инициативе работника, если он предоставит копию документа о награждении (например, удостоверение к ордену). Работодатель не обязан сам отслеживать все награждения сотрудников.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Правила внесения сведений в ЭТК аналогичны бумажному варианту. Все те же обязательные записи (прием, увольнение, изменения) формируются в электронном виде на основании сведений из СЗВ-ТД и приказов работодателя. Записи о награждениях также вносятся по заявлению работника при предоставлении скана документа.

Что делать, если запись внесена неправильно или отсутствует?

1. Если записи нет вообще (например, о приеме или увольнении), работник должен письменно обратиться к работодателю с требованием внести недостающие сведения.
2. Если запись внесена с ошибкой (неверная дата, должность, основание увольнения), необходимо потребовать от работодателя внести исправления. Ошибки зачеркиваются (одной жирной чертой) и исправляются надписью «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и датой исправления.
3. При утере или порче трудовой книжки работодатель обязан выдать новую (дубликат) на основании заявления работника и приказа.
4. В случае спора можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Таким образом, в трудовую книжку вносятся строго определенные законодательством сведения, в первую очередь связанные с приемом, увольнением и изменениями в данных о работнике и работодателе. Записи о премиях и обычных благодарностях — не являются обязательными. Записи о награждениях вносятся только если это государственная или ведомственная награда, дающая льготы. Работник должен внимательно проверять все вносимые записи и при необходимости настаивать на их исправлении.

Важно: Данная статья носит справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ, «Порядка ведения и хранения трудовых книжек» и получать консультацию у юриста.