Соблюдение требований охраны труда, не просто формальность, а обязательное условие законной деятельности любого работодателя в Российской Федерации. Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным приказам Министерства труда и социальной защиты РФ, каждая организация, независимо от формы собственности и численности сотрудников, обязана создать и вести полный комплект локальных нормативных актов (ЛНА) по охране труда. В 2026 году требования к документации стали ещё более жёсткими, а контроль со стороны Государственной инспекции труда — более системным.

Основные правовые основы

Перечень обязательных документов по охране труда формируется на основе следующих нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ от № 197-ФЗ (ст. 212, 214, 219)
• Приказ Минтруда России от № 776н — «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда»
• Приказ Минтруда России от № 274н — «Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по охране труда”»
• Федеральный закон от № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»
• Приказ Минтруда России от № 11н — «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда»

Эти документы являются базовыми. Их требования обязательны для исполнения даже в микропредприятиях (до 10 человек), как указано в ст. 309.2 ТК РФ.

Все документы по охране труда делятся на две группы: нормативные акты (устанавливающие требования) и оперативные документы (фиксирующие выполнение мероприятий). Ниже — полный, актуальный на 2026 год перечень, утверждённый Минтрудом и рекомендованный Государственной инспекцией труда.

Стратегические и организационные документы

• Положение о системе управления охраной труда (СУОТ), основополагающий документ, разработанный на основе Примерного положения (Приказ № 776н). Определяет цели, задачи, структуру, ответственность и процедуры в сфере охраны труда.
• Политика организации по охране труда — декларация принципов работодателя в области безопасности труда, утверждаемая приказом руководителя.
• Приказ о создании службы охраны труда (если численность сотрудников превышает 50 человек) или о назначении ответственного за охрану труда (для организаций до 50 человек).
• Приказ о назначении сотрудника, ответственного за организацию обучения по охране труда.
• Приказ о создании комиссии по охране труда (обязателен при наличии 10 и более работников).

Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

• Отчёт о проведении специальной оценки условий труда (с приложениями: карты условий труда, классы вредности).
• Приказ об утверждении результатов СОУТ и о внесении изменений в штатное расписание (например, по установлению доплат за вредность).
• Журнал учёта результатов СОУТ (ведётся на протяжении всего срока действия отчёта — 5 лет).

Документы по обучению и инструктажу по охране труда

• План обучения по охране труда (утверждается ежегодно).
• Журнал регистрации инструктажей по охране труда (вводный, первичный, повторный, внеплановый).
• Инструкции по охране труда — разрабатываются для каждой профессии и вида работ (не менее 1 на должность). Должны быть согласованы с профсоюзом (если есть) и утверждены приказом.
• Протоколы проверки знаний по охране труда (для руководителей, специалистов и работников).
• Удостоверения о проверке знаний по охране труда (выдаются после успешного прохождения проверки).
• Журнал регистрации стажировки (для новых сотрудников и при смене должности).

Документы по медицинским осмотрам и психиатрическим освидетельствованиям

• План проведения обязательных медицинских осмотров (включая предварительные и периодические).
• Журнал учёта прохождения медицинских осмотров.
• Справки и заключения медицинских организаций о пригодности работников к выполнению трудовых обязанностей.
• Журнал учёта прохождения психиатрических освидетельствований (для работников, занятых на вредных или опасных работах, а также в транспорте, энергетике, сфере услуг).

Документы по расследованию несчастных случаев

• Форма Н-1 (акт о несчастном случае на производстве) — заполняется при каждом несчастном случае (даже лёгком).
• Журнал регистрации несчастных случаев (ведётся на протяжении 45 лет).
• Протоколы расследования несчастных случаев (с приложениями: схемы, показания, фото).
• Приказы по результатам расследования (с указанием мер по предотвращению повторения).

Документы по обеспечению безопасности и производственному контролю

• Журнал регистрации проверок состояния охраны труда (проводятся не реже 1 раза в квартал).
• Журнал учёта выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
• Паспорта и инструкции по эксплуатации СИЗ.
• Документы по электробезопасности: удостоверения по группам по электробезопасности, журналы проверки знаний, акты осмотра электроустановок.
• Документы по пожарной безопасности (в части, связанной с охраной труда): инструкции, журналы проверки, акты проверки пожарного оборудования.
• Журнал учёта аварийных ситуаций и близких к аварийным ситуациям.

Дополнительные документы (в зависимости от вида деятельности)

• Документы по работе на высоте (настилы, страховочные системы, инструкции).
• Документы по работе с газоопасными, взрывоопасными и химически опасными веществами.
• Документы по организации работ повышенной опасности (наряды-допуски, наряды-разрешения);
• Документы по обеспечению первой помощи (аптечки, инструкции, протоколы обучения).
• Документы по организации труда вахтовым методом (если применимо).

Хранение и ответственность

Все документы по охране труда должны храниться в организации в течение установленных сроков:

• Журналы инструктажей, медицинских осмотров, СИЗ — не менее 5 лет.
• Акты расследования несчастных случаев — 45 лет.
• Отчёты СОУТ, до окончания срока действия (5 лет) + 5 лет.
• Положения, инструкции, приказы — до их замены или отмены, но не менее 5 лет.

Ответственность за ведение и хранение документов возлагается на:

• Руководителя организации — за общую организацию и финансирование;
• Специалиста по охране труда (или ответственного), за разработку, актуализацию и контроль;
• Начальника отдела кадров, за регистрацию и хранение.

Важно! Что будет, если документов нет?

Отсутствие или неполный комплект документов по охране труда — одно из самых частых нарушений, выявляемых Государственной инспекцией труда. Последствия:

• Предупреждение или штраф до 80 000 рублей для юридического лица (ст. 5.27.1 КоАП РФ);
• При повторном нарушении — приостановление деятельности до 90 суток;
• В случае несчастного случая — уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ (нарушение требований охраны труда).

Рекомендации на 2026 год

1. Используйте Примерное положение о СУОТ (Приказ № 776н) как основу для разработки собственного документа.
2. Все инструкции и положения должны быть оформлены в едином стиле, подписаны, пронумерованы и утверждены приказом.
3. Регулярно обновляйте документы — не реже 1 раза в год, а также после изменений в законодательстве, технологиях или условиях труда.
4. Используйте Единую общероссийскую справочно-информационную систему по охране труда (ЕИСОТ) для проверки актуальности нормативов и получения образцов документов.
5. Даже если у вас 3 сотрудника — вы обязаны иметь минимальный пакет документов: Положение, Инструкции, Журналы инструктажей, План обучения, Приказ о назначении ответственного.

Система охраны труда — это не набор бумажек, а живой процесс, направленный на сохранение жизни и здоровья работников. Правильно оформленная документация — это не только защита от штрафов, но и основа культуры безопасности на предприятии. В 2026 году Минтруд делает акцент на качестве, а не количестве документов: важно, чтобы они были актуальными, понятными и реально применяемыми.

Совет: начните с создания Положения о СУОТ — это фундамент всей системы. Остальное строится на нём.

Не откладывайте на потом то, что может спасти жизнь. Охрана труда — это не обязанность, а моральный долг каждого работодателя.