С 1 января 2021 г. в России действует обязательный переход к электронному формированию сведений о трудовой деятельности. Это означает‚ что каждый новый сотрудник должен в письменной форме заявить о желании вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Ниже приведены все ключевые даты‚ сроки и требования‚ которые необходимо учитывать как работодателю‚ так и работнику.

Законодательная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – внесение изменений в Трудовой кодекс РФ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• В § 2 закона указано‚ что работник‚ не имевший возможности подать заявление до 31 декабря 2020 г.‚ включительно‚ должен оформить письменное заявление о способе ведения трудовой книжки.
• Начиная с 1 января 2021 г.‚ сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в составе единой формы ЕФС‑1) обязаны вести все работодатели‚ независимо от того‚ ведут ли они бумажные трудовые книжки.

Порядок подачи заявления

Когда нужно подавать заявление?

Для нового сотрудника‚ который начинает работу после 1 января 2021 г.‚ заявление о переходе на ЭТК подаётся в момент приема на работу. Для тех‚ кто уже работал до 31 декабря 2020 г.‚ заявление можно подать до 31 декабря 2020 г.‚ включительно.

Как оформляется заявление?

1. Сотрудник заполняет образец заявления (можно скачать с официального сайта Минтруда РФ или в справочнике кадровика). В заявлении указывается:
   • ФИО сотрудника;
   • дата начала работы;
   • выбор способа ведения трудовой книжки (электронный);
   • дата и подпись сотрудника.
2. Заявление подаётся работодателю в письменной форме (письмо‚ электронная почта‚ скан).
3. Работодатель хранит заявление в кадровом учёте.

Сроки исполнения работодателя

После получения заявления работодатель обязан:

• выдать бумажную трудовую книжку в срок не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
• записать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЕФС‑1) в течение того же периода.

Ключевые даты и сроки

Что делать‚ если заявление подано в день приема на работу?

Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК в день своего приема‚ то работодатель обязан:

• выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней;
• записать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в течение того же периода.

Таким образом‚ даже при подаче заявления в последний момент‚ сроки исполнения остаются неизменными.

Пример оформления заявления

Ниже приведён шаблон заявления‚ который можно использовать в качестве образца:

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон]
Заявление

Я‚ _______________________________ (ФИО)‚ прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) с даты начала работы в организации (дата начала работы). 

Подтверждаю‚ что ознакомлен(а) с требованиями законодательства и соглашаюсь с условиями ведения трудовой книжки в электронном виде.
Подпись: __________________________

FAQ

• Можно ли отказаться от ЭТК? – Да‚ работник может выбрать бумажную трудовую книжку‚ но в таком случае он должен подать письменное заявление до 31 декабря 2020 г.
• Что если заявление не подано до 31 декабря 2020 г.? – Работник автоматически считается‚ что он согласен с ведением трудовой книжки в бумажном виде‚ но это может повлечь за собой трудности при получении электронных справок.
• Как получить электронную справку о трудовой деятельности? – После оформления ЭТК работник может запросить справку через портал «Госуслуги» или через электронный кабинет работодателя.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение установленных дат и сроков гарантирует законность и своевременность оформления всех необходимых документов. Работодатели и работники должны внимательно следить за датами подачи заявлений и исполнения обязательств‚ чтобы избежать штрафов и недоразумений.

Для более подробной информации и скачивания образцов заявлений можно обратиться к официальному сайту Минтруда РФ или к справочнику кадровика.